E-Signatur (elektronische Signatur), ohne die Aufgabe zu verlassen.
In Uku senden Sie die Mandatsvereinbarung bzw. Auftragsbestätigung direkt aus der zugehörigen Aufgabe zur elektronischen Signatur. Ihr Mandant unterschreibt im Portal, das er bereits nutzt, und das unterschriebene PDF wird wieder in derselben Aufgabe abgelegt. Kein separates Signatur-Tool, das Sie kaufen, einrichten oder erklären müssen.
- Mandatsvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Einwilligungen: Dokumente, die den Arbeitsbeginn sonst verzögern
- Drei Arten zu unterschreiben: eintippen, zeichnen oder eine Unterschrift hochladen
- Ausstehend → Eingesehen → Unterschrieben in Echtzeit – damit Sie wissen, bei wem Sie nachfassen müssen
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Die Mandatsvereinbarung ist am Montag fertig und wird zwei Wochen später unterschrieben. Nicht, weil jemand Einwände hätte. Sie fällt einfach aus dem Workflow: exportieren, anhängen, per E-Mail senden, warten. Der Mandant druckt sie aus, unterschreibt und fotografiert sie am Küchentisch. Dann muss jemand daran denken, nachzufassen. Die Arbeit hat nicht begonnen, die Uhr läuft nicht, und niemand hat etwas falsch gemacht.
Arten zu unterschreiben
Den Namen eintippen und von Uku darstellen lassen, auf einem Touchscreen oder mit der Maus zeichnen oder eine Unterschrift als PNG-Datei hochladen. Ihr Mandant wählt, was ihm am nächsten liegt.
Neue Logins für Ihren Mandanten
Er unterschreibt im Mandantenportal, das er bereits für Dokumente und Rückfragen nutzt. Ihr Mandant braucht weder einen neuen Zugang noch ein zusätzliches Passwort.
PDF zurück in der Aufgabe
Unterschrieben, gestempelt und dort abgelegt, wo die Arbeit bereits liegt, mit den Originaldateien daneben.
Anhängen, Unterzeichner hinzufügen, speichern.
Öffnen Sie die Aufgabe, in der die Arbeit bereits liegt. Hängen Sie das PDF an, fügen Sie die Personen hinzu, die unterschreiben müssen – Ihr Team, die Portalkontakte Ihres Mandanten oder beide – legen Sie bei Bedarf ein Unterschriftsdatum fest und speichern Sie. Das ist die gesamte Einrichtung.
- PDF, DOC oder DOCX – Word-Dateien werden automatisch in PDF umgewandelt
- Unterzeichner werden als Verantwortliche eingetragen, sodass die Aufgabe in ihrer Aufgabenliste erscheint
- Mandantenportal-Kontakte erhalten eine „Prüfen und unterschreiben“-E-Mail aus Ihrem eigenen Postfach
Eintippen, zeichnen oder hochladen.
Ihr Mandant öffnet den Link und sieht Unterschriftsanfragen oben in seinem Mandantenportal-Dashboard. Ein Klick, eine der drei Unterschriftsarten – fertig. Kein neues Konto, keine App, kein fremdes Anbieter-Branding.
- Eintippen: der Name, in einer Schreibschrift dargestellt
- Zeichnen: mit dem Finger auf dem Smartphone oder mit der Maus am Laptop
- Hochladen: eine vorhandene Unterschrift als PNG-Datei
Sie sehen, auf wen Sie noch warten.
Jeder Unterzeichner hat einen Status, der sich automatisch aktualisiert: Ausstehend, bis er die Datei öffnet, Eingesehen, sobald er sie geöffnet hat, und Unterschrieben, wenn er fertig ist. Kein Neuladen – und niemand muss drei Personen anschreiben, um herauszufinden, wer noch fehlt. Sobald die letzte Unterschrift eingeht, wird das unterschriebene PDF in der Aufgabe gespeichert, und alle Zuständigen werden in Uku benachrichtigt.
- Mit der Maus über einen Status fahren, um zu sehen, wann genau er sich geändert hat
- Die unterschriebene Datei wird in der Aufgabe abgelegt, die Originale bleiben daneben erhalten
- Wird das Dokument geändert, werden die Unterschriften zurückgesetzt – denn eine Unterschrift gehört zu der Seite, auf der sie geleistet wurde
Legen Sie fest, wo die Unterschrift erscheint.
Wie ein unterschriebenes Dokument aussieht, legt die Kanzlei einmal fest – nicht für jedes Dokument neu. Öffnen Sie in der App den Tab Einstellungen, wählen Sie Ecke und Seite und legen Sie fest, ob Zeitstempel und IP-Adresse neben der Unterschrift gedruckt werden. Jedes Dokument, das Sie danach senden, kommt so gestempelt zurück.
- Position: in welcher Ecke der Seite die Unterschrift steht
- Platzierung: letzte Seite, erste Seite oder jede Seite
- Nachweis: Zeitstempel und IP-Adresse neben der Unterschrift drucken oder weglassen
Unterschreiben als selbstverständlicher Teil der Arbeit.
Unterschreiben gehört zur Arbeit – deshalb findet es dort statt, wo die Arbeit stattfindet.
Drei Arten zu unterschreiben
Den Namen eintippen und von Uku darstellen lassen, mit der Maus oder dem Finger zeichnen oder eine Unterschrift als PNG-Datei hochladen.
Aus Ihrem eigenen Postfach
Die E-Mail „Prüfen und unterschreiben“ wird über Ihr verbundenes Gmail oder Outlook versendet. Ihr Mandant erhält die Nachricht von Ihnen, nicht von einem Signaturanbieter.
Ein Unterschriftsdatum
Legen Sie fest, bis wann es erledigt sein soll. Liegt das Datum außerhalb des Zeitrahmens der Aufgabe, bietet Uku an, die Aufgabe entsprechend zu verschieben.
Ein Prüfprotokoll
Unterschriftsbild, IP-Adresse und Zeitstempel werden für jede Unterschrift erfasst und direkt auf das Dokument gestempelt.
PDF, DOC oder DOCX senden
Zurück kommt ein PDF, in der Unterschriftsfarbe in der Aufgabe gespeichert, mit den Originaldateien daneben.
Die Fragen, die Kanzleien vor dem Wechsel stellen.
- Kann mein Mandant ohne ein Konto bei einem weiteren Anbieter unterschreiben?
- Kommt die E-Mail von unserer eigenen Adresse, nicht von einem Signaturunternehmen?
- Kann ich sehen, wer noch nicht unterschrieben hat, ohne nachzufragen?
- Können zwei Personen dasselbe Dokument unterschreiben?
- Kann ich eine Word-Datei senden und ein PDF zurückbekommen?
- Kann ich festlegen, wo auf der Seite die Unterschrift erscheint?
- Werden Zeitstempel und IP für jede Unterschrift erfasst?
- Bleiben die Originaldateien beim Unterschreiben erhalten?
Jede Unterschrift trägt ihren eigenen Nachweis.
Eine überwachte elektronische Unterschrift mit Prüfprotokoll: Unterschriftsbild, Zeitstempel und IP-Adresse werden auf das Dokument gestempelt, wie bei E-Signaturen in den USA und in Großbritannien üblich. Keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und keine eID-Funktion des Personalausweises. Die erste Frage unten erklärt, was das abdeckt und was nicht.
Fragen zur E-Signatur.
Was für eine E-Signatur ist das?
Eine überwachte elektronische Unterschrift mit Prüfprotokoll. Wenn jemand unterschreibt, zeichnet Uku das Unterschriftsbild, die IP-Adresse und den Zeitstempel auf und stempelt die Unterschrift direkt auf das Dokument. Es ist dieselbe Art von E-Signatur, die in den USA und in Großbritannien verbreitet ist. Es handelt sich nicht um eine kryptografische oder qualifizierte elektronische Signatur (QES), und weder die eID-Funktion des Personalausweises noch eine andere eID wird verwendet. Sie eignet sich für Mandatsvereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Einwilligungen und interne Freigaben. Wenn ein bestimmtes Dokument in Ihrer Rechtsordnung eine qualifizierte elektronische Signatur tragen muss, nutzen Sie dafür einen spezialisierten Anbieter – und prüfen Sie Ihre eigenen Anforderungen, statt sich auf unsere Angabe zu verlassen.
In welchen Plänen sind E-Signaturen enthalten?
Solo, Elite und Enterprise. Im Plan Team sind keine E-Signaturen enthalten. Inhaber und Administratoren aktivieren die App unter Einstellungen & Apps.
Wir zahlen bereits für DocuSign. Warum sollten wir wechseln?
Weil ein separates Tool für die Dokumente, die eine Kanzlei tatsächlich unterschreiben lässt, auch einen separaten Arbeitsort bedeutet. In Uku senden Sie die Anfrage direkt aus der Aufgabe, in der die Arbeit bereits liegt, die E-Mail kommt von Ihrem eigenen verbundenen Gmail oder Outlook statt von einem Signaturanbieter, und der Mandant unterschreibt in dem Portal, das er bereits für Dokumente und Fragen nutzt. Die E-Signatur ist in Ihrem Plan enthalten und wird pro Mitarbeiter berechnet, nicht pro Unterschrift. Wenn Sie auch Verträge an Personen außerhalb Ihrer Mandantenliste senden, behalten Sie dafür das spezialisierte Tool – in Uku unterschreiben Ihr Team und Ihre Portalkontakte.
Wer kann unterschreiben?
Mitglieder Ihres Teams und Mandantenportal-Kontakte des Mandanten, zu dem die Aufgabe gehört. Ein Kontakt benötigt ein aktives Mandantenportal-Konto, d. h. er wurde eingeladen und hat die Einladung angenommen. Personen außerhalb Ihres Teams und Ihrer Portalkontakte können nicht als Unterzeichner hinzugefügt werden.
Kann ich eine Unterschriftsreihenfolge festlegen?
Nein. Alle, die Sie hinzufügen, unterschreiben parallel, und Sie verfolgen den Status jedes Unterzeichners einzeln. Wenn eine Unterschrift wirklich vor einer anderen erfolgen muss, senden Sie sie als zwei Dokumente.
Erinnert Uku Personen, die noch nicht unterschrieben haben?
Sie können ein Unterschriftsdatum festlegen, und der Status jedes Unterzeichners wird als Ausstehend, Eingesehen oder Unterschrieben angezeigt – so sehen Sie ohne Nachfrage, wer noch fehlt. Uku sendet keine automatischen Erinnerungs-E-Mails; das Nachfassen bleibt also bei Ihnen.
Was passiert, wenn ich das Dokument ändere, während Personen unterschreiben?
Jede bisher gesammelte Unterschrift wird zurückgesetzt, und alle werden gebeten, erneut zu unterschreiben. Das ist beabsichtigt: Eine Unterschrift gehört zu dem Dokument, das dem Unterzeichner vorlag, nicht zu einer Datei, die danach geändert wurde.
Welche Dateitypen kann ich senden, und was kommt zurück?
Senden Sie PDF, DOC oder DOCX. DOC und DOCX werden automatisch in PDF umgewandelt, sodass die unterschriebene Datei immer ein PDF ist. Sie wird zusammen mit den Originalen, die erhalten bleiben, wieder in der Aufgabe gespeichert.
Haben Sie eine Frage? Kontakt aufnehmen – echte Menschen antworten.
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