Budgetieren Sie in Geld, und werden Sie gewarnt, bevor es aufgebraucht ist – und überwachen Sie die Vereinbarung gegenüber jeder anderen Ressource. Uku erkennt den Verlust, solange Sie ihn noch beheben können.
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Die Marge verschwindet an zwei Stellen: beim Honorar, das zu niedrig gedeckelt wurde, und bei der Arbeit, die keine Rechnung je erfasst hat. Budgetierung behält das Erste im Blick, Überwachung das Zweite – und beide reagieren, während die Arbeit noch läuft.
Beide lösen dasselbe Problem – den Schutz Ihrer Marge – aus zwei verschiedenen Blickwinkeln. Hier erfahren Sie genau, was jede davon misst und wann Sie sie einsetzen sollten.
Gemessen in Geld.
Sie vereinbaren pro Mandant ein Budget, und Uku rechnet jede erfasste Kosten dagegen. Ein Live-Fortschrittsbalken zeigt, was übrig ist, und eine Warnung wird ausgelöst, bevor das Budget aufgebraucht ist.
Setzen Sie es ein, wenn ein Festpreisauftrag eine harte Obergrenze hat, die Sie nicht stillschweigend überschreiten dürfen.
Gemessen in realer Arbeit.
Uku vergleicht das Vereinbarte mit der tatsächlich geleisteten Arbeit – vor allem Zeit, plus die bearbeiteten Dokumente und die durchgeführte Lohnabrechnung – und zeigt einen Echtzeit-Status in Rot/Orange/Grün pro Mandant.
Setzen Sie es ein, wenn ein Mandant ständig „nur noch eine Kleinigkeit“ schickt und Sie vermuten, dass der Preis nicht mehr zum Arbeitsaufwand passt.
Budgetierung deckelt das Geld, das Sie berechnen. Überwachung zeigt, ob dieser Preis noch zur Arbeit passt. Die meisten Kanzleien nutzen beides.
Überraschende Überschreitungen
Uku warnt Sie, bevor ein Budget aufgebraucht ist – und markiert einen Mandanten in dem Moment, in dem die Arbeit von der Vereinbarung abweicht.
In Echtzeit erfasst
Jede Stunde, jeder Eintrag und jedes Dokument zählt automatisch. Kein Abgleich per Tabelle zum Monatsende.
Mehr abrechenbarer Umsatz gefunden
Kanzleien berichten, unterpreiste Vereinbarungen zu entdecken – 8 Stunden abgerechnet, während das Team 20 arbeitet – und mit Daten neu zu bepreisen.
Uku hat mir und anderen Führungskräften wertvolle Einblicke in Mitarbeiter, Mandanten und Aufgaben gegeben.
Christer Haimi, CHK
Legen Sie pro Mandant ein Budget in beliebiger Währung fest, basierend auf Ihrer Vereinbarung. Uku rechnet jede erfasste Minute dagegen.
Wählen Sie einen Schwellenwert – Uku warnt die Teamleitung, wenn sich ein Mandant ihm nähert. Reagieren Sie sofort auf Änderungen im Arbeitsaufwand.
Pro Mandant, pro Projekt oder pro Themenbereich. Beispiel: 1.000 € für die monatliche Buchhaltung – legen Sie es in der Währung fest, in der Sie fakturieren.
Ein klarer Fortschrittsbalken zeigt Budgetnutzung und Saldo auf einen Blick. Arbeiten Sie an einer Aufgabe mit Budget? Sie sehen sofort, ob der Mandant darüber liegt.
Automatische Warnungen unter jeder Mandantenaufgabe plus Benachrichtigungen – so planen Sie voraus und passen an, statt Überschreitungen erst bei der Rechnungsstellung zu entdecken.
Uku führt außerdem eine Historie früherer Budgetperioden – erkennen Sie Trends und sehen Sie, ob eine Schwankung einmalig ist oder ein echtes Problem.
Geld ist nur eine Dimension. Überwachung vergleicht die Vereinbarung mit der realen Arbeit – vor allem Zeit, dann die bearbeiteten Dokumente und die durchgeführte Lohnabrechnung –, sodass sich ein verlustbringender Mandant nicht hinter einer bezahlten Rechnung verstecken kann.
Erfassen Sie die Mandantenvereinbarung – die Stunden, die zu bearbeitenden Dokumente und die durchzuführende Lohnabrechnung. Legen Sie für jedes die zulässige Abweichung fest.
Uku liest erfasste Zeit, das Dokumentenprotokoll und die Lohnabrechnung in Echtzeit. Arbeitsaufwand gegenüber Vereinbarung wird automatisch aktualisiert – kein Abgleich zum Monatsende.
Weicht ein Mandant von der Vereinbarung ab, sehen Sie es sofort – Grün, Orange oder Rot – und reagieren, bevor sich Verluste anhäufen.
Rot · Übererfüllung
Der Mandant zahlt weniger, als die Arbeit tatsächlich erfordert. Klarer Beleg für ein Preisgespräch – jetzt, nicht erst zum Jahresende.
Orange · Nähert sich
Innerhalb der Vereinbarung ist noch Kapazität vorhanden, aber das Limit rückt näher. Planen Sie die nächsten Wochen, bevor es ins Rote kippt.
Grün · Im Plan
Die Arbeit liegt innerhalb der vereinbarten Grenzen, und der Gewinn liegt dort, wo er sein sollte. Nichts zu tun – genau das, was Sie sehen wollen.
Die Farben geben Ihnen ein klares Signal für das Preisgespräch – kein Bauchgefühl, sondern Daten aus jeder erfassten Stunde, jedem bearbeiteten Dokument und jeder durchgeführten Lohnabrechnung.
Überwachung verankert Ihre Entscheidungen in Daten – nicht im Bauchgefühl und nicht im Excel vom letzten Monat.
Keine komplizierte Konfiguration. Aktivieren Sie die Überwachung für alle Mandanten auf einmal, danach läuft sie automatisch im Hintergrund.
Passen Sie das Budget an Ihre Mandantenvereinbarung an, in beliebiger Währung.
Werden Sie auf dem von Ihnen gewählten Niveau benachrichtigt, bevor das Budget aufgebraucht ist.
Live-Ansicht von Verbrauch gegenüber Vereinbarung, pro Mandant und Zeitraum, mit Historie.
Der Großteil – vergleichen Sie vereinbarte Stunden mit der tatsächlich pro Mandant aufgewendeten Zeit.
Vergleichen Sie die vereinbarten zu bearbeitenden Dokumente mit dem tatsächlich Bearbeiteten.
Verfolgen Sie, für wie viele Mandanten Sie die Lohnabrechnung gegenüber dem Vereinbarten durchgeführt haben.
Definieren Sie für jedes die Toleranz, bevor ein Mandant markiert wird.
Status der Vertragserfüllung in Rot/Orange/Grün über alle Mandanten hinweg.
Immer der aktuelle Stand jeder Vereinbarung – nicht die Zahlen vom Vormonat.
Jede Frage zu Budgetierung und Überwachung, die wir von Kanzleien hören – und die Antwort ist immer dieselbe.
Budgetierung misst das Geld. Sie legen pro Mandant ein Budget in beliebiger Währung fest, und Uku warnt Sie, bevor es ausgeschöpft ist. Überwachung misst alles andere – sie vergleicht die Mandantenvereinbarung mit der tatsächlich geleisteten Arbeit, vor allem Zeit plus die bearbeiteten Dokumente und die durchgeführte Lohnabrechnung, und zeigt einen Echtzeit-Status in Rot/Orange/Grün pro Mandant. Budgetierung deckelt das Honorar; Überwachung zeigt, ob der Preis noch zum Arbeitsaufwand passt.
Sie vereinbaren mit Ihrem Mandanten ein Budget – in beliebiger Währung –, und Uku verfolgt jede erfasste Minute in Echtzeit dagegen. Nähert sich das Budget seinem Limit, benachrichtigt Uku Sie, damit Sie rechtzeitig reagieren können.
Die Vertragsüberwachung vergleicht automatisch die mit einem Mandanten vereinbarte Arbeit mit der tatsächlich geleisteten Arbeit – vor allem Zeit, plus die bearbeiteten Dokumente und die durchgeführte Lohnabrechnung. Ein einfacher Status in Rot/Orange/Grün zeigt, ob jeder Mandant noch profitabel ist, damit Sie reagieren können, bevor Sie kostenlose Mehrarbeit leisten.
Rot bedeutet, dass der Mandant den vereinbarten Plan überschreitet – Sie leisten mehr Arbeit, als Sie bezahlt bekommen. Grün bedeutet, dass die Arbeit innerhalb der vereinbarten Grenzen liegt und der Gewinn planmäßig verläuft. Orange bedeutet, dass noch Spielraum besteht, sich das Limit aber nähert.
Wählen Sie einen Schwellenwert, zum Beispiel 80 % oder 90 % des vereinbarten Budgets. Überschreitet die erfasste Arbeit eines Mandanten diesen Wert, erhält die Teamleitung eine Warnung – bevor das Budget aufgebraucht ist, nicht danach.
Sowohl die Historie von Budget gegenüber Ist-Werten als auch die Ampel der Überwachung zeigen, welche Vereinbarungen regelmäßig überschritten werden. Das liefert Ihnen konkrete Belege, um Preise neu zu verhandeln – Kanzleien berichten, auf diese Weise deutlich unterpreiste Arbeit zu entdecken.
Mandantenbudgets und Vertragsüberwachung sind in den höheren Plänen von Uku verfügbar. Die Überwachung lässt sich für alle Mandanten auf einmal einrichten – das ist einfacher, als eine Excel-Tabelle zu pflegen.
Haben Sie eine Frage? Kontakt aufnehmen – echte Menschen antworten.
Steigern Sie Ihre Effizienz mit leistungsstarker und zugleich einfach zu bedienender Kanzleisoftware.
„Schaffen wir einen Traum, in dem das Team glücklich ist, die Mandanten gut betreut werden und die Gewinne fair sind.“ – Rain Allikvee, Mitgründer von Uku
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