Das Mandantenportal, das Sie nicht erklären müssen.
Unterlagen anfordern, kommunizieren und Belege digitalisieren über das Mandantenportal von Uku – im Design Ihrer Kanzlei und von Grund auf sicher.
- Zugang per Anmeldelink (Magic Link) – keine Benutzernamen, keine vergessenen Passwörter
- Automatische Erinnerungen fordern fehlende Unterlagen nach, damit Ihr Team es nicht tun muss
- White-Label – Ihr Logo, Ihre Farben, URL und Willkommensvideo
4,8 · 300+ Bewertungen · Keine Kreditkarte erforderlich
Steuerberater und Buchhalter verbringen bis zu 30 % ihres Tages damit, fehlende Unterlagen bei Mandanten anzufordern. Wenn Anfragen, Erinnerungen und Uploads in einem Portal im Design Ihrer Kanzlei zusammenkommen, das Ihre Mandanten tatsächlich nutzen, steht diese Zeit wieder für die eigentliche Arbeit zur Verfügung.
Jährlicher Mehrwert für Ihre Kanzlei
20 Mitarbeiter, die täglich 2 Stunden Unterlagen bei Mandanten nachfordern = über 2.000 verlorene Stunden pro Jahr. Das Mandantenportal gibt Ihnen diese Zeit zurück.
Mandantenzugang – ohne Passwörter
Mandanten klicken auf den Magic Link in ihrer E-Mail und sind angemeldet. Keine Benutzernamen, keine vergessenen Passwörter, keine Support-Tickets.
Weniger Zeit für E-Mails
Steuerberater und Buchhalter verbringen bis zu 30 % ihres Tages damit, fehlende Unterlagen bei Mandanten anzufordern. Automatische Erinnerungen und ein gemeinsames Portal senken diesen Aufwand auf nahezu null.
„Das Mandantenportal von Uku hat unseren Betrieb gestärkt, die Mandantenzufriedenheit verbessert und unsere Prozesse gestrafft.“
Helen T., verifiziert auf Capterra
Ihr Portal im Kanzleidesign, in Minuten startklar.
Mandanten melden sich per Magic Link an – ohne Passwort, ohne Hürden. Ihre Mandanten sehen ihre Aufgaben, laden Dateien hoch und kommunizieren mit Ihnen. Sie sehen alles in Ihrem Workflow.
Demo des Mandantenportals ansehen · YouTubeWas ist ein Mandantenportal für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros?
Ein Mandantenportal ist eine sichere Plattform im Design Ihrer Kanzlei, auf der Kanzleien und ihre Mandanten an einem Ort zusammenarbeiten. Statt verstreuter E-Mails, geteilter Laufwerke und Telefonate läuft alles über ein einziges Portal, auf das Ihre Mandanten per Magic Link zugreifen.
Mandantenportal-Software ersetzt das Hin und Her bei der Anforderung von Unterlagen, bei Fristerinnerungen und in der Kommunikation. Ihre Mandanten sehen ihre Aufgaben, laden Dateien hoch und schreiben Ihrem Team Nachrichten. Sie sehen alles geordnet in Ihrem Workflow – kein Nachfassen, keine verpassten Fristen.
Weil das Portal in Uku integriert ist, wird jedes Dokument, jede Aufgabe und jede Nachricht Teil einer zentralen, verlässlichen Datenbasis für Ihre gesamte Kanzlei – so kann jeder im Team die Kommunikation mit einem Mandanten übernehmen, ohne Postfächer zu durchsuchen.
Schluss mit langsamem, unübersichtlichem Unterlagensammeln.
Versenden Sie Unterlagenanforderungen mit Checklisten und Fristen. Uku übernimmt Nachfassen und Fristerinnerungen, damit Unterlagen schnell eingehen, und die Dateien landen direkt in Ihrem angebundenen Dokumentenmanagement. Rechnungen, die Ihre Kanzlei ausstellt, warten im selben Portal, bereit zur Zahlung mit einem Klick.
- Wiederkehrende Unterlagenanforderungen mit To-do-Listen
- Mandanten laden Dateien hoch direkt in Ihren Workflow
- Erinnerungen zum Nachfassen vor und nach der Frist – automatisch
Keine verlorenen E-Mails oder verwirrenden Gespräche.
Schreiben Sie direkt an mehrere Ansprechpartner Ihres Mandanten. Weisen Sie Aufgaben und Checklisten zu, fordern Sie Dateien an und halten Sie alle auf dem Laufenden.
- Direktnachrichten – kein Wechsel zwischen E-Mail-Programmen
- Alles geteilt, damit Ihr Team schnell reagiert
- Funktioniert mit dem E-Mail-Management für einen vollständigen Kommunikationsverlauf
Schluss mit dem Nachfassen bei Fristen und Unterlagen.
„Ich liebe es, meinen Mandanten 3 Erinnerungen pro Woche zu schicken!“ – hat noch nie jemand gesagt. Das Portal von Uku versendet sie automatisch.
- Erinnerungen vor und nach jeder Frist
- Ihr Team nutzt seine Zeit für Buchhaltung und Beratung
- Mandanten liefern pünktlich – ohne Reibung
Angepasst an Ihre Kanzleimarke.
Gestalten Sie Ihr Portal mit Logo, Willkommensvideo, Markenfarben, URL und Sprache nach Ihrem Branding. Ihre Mandanten sehen Ihre Marke, nicht unsere.
- Portal im Kanzleidesign in Minuten startklar
- Eigenes Menü – personalisiert pro Mandant
- Belege mit einem Klick digitalisieren für QuickBooks oder Xero
Funktionen der Mandantenportal-Software.
Zugang per Magic Link
Mandanten melden sich über einen sicheren Link in ihrer E-Mail an. Keine Passwörter, die gestohlen, geteilt oder vergessen werden können.
Unterlagenanforderungen
Fordern Sie Unterlagen mit Checklisten und Fristen an. Sie sehen den Status, ohne nachzufragen.
Dokumentendigitalisierung
Mit einem Klick werden geteilte Belege über Ihren Digitalisierungspartner an QuickBooks oder Xero übertragen.
Automatische Erinnerungen
Nachfassen vor und nach Fristen – Uku übernimmt das für Sie.
White-Label-Branding
Logo, Farben, eigene URL, Willkommensvideo und Sprache – ganz im Design Ihrer Kanzlei.
Jedes Gerät, jede Sprache
Funktioniert auf Desktop, Tablet und Mobilgerät. Mehrere Sprachen. Verbindung zu Google Drive, OneDrive und Dropbox.
Ja, das kann das Mandantenportal von Uku.
Jede Frage zum Mandantenportal, die wir von Kanzleien hören – und die Antwort ist immer dieselbe.
- Können sich Mandanten mit einem Magic Link anmelden – ohne Passwort?
- Kann ich das Portal als White-Label mit meinem Logo, meinen Farben und einer eigenen URL betreiben?
- Kann ich bei Mandanten Unterlagen mit Checklisten und Fristen anfordern?
- Kann Uku automatische Erinnerungen vor und nach Fristen senden?
- Können Mandanten Dateien direkt über das Portal hochladen?
- Kann ich Belege mit einem Klick für QuickBooks oder Xero digitalisieren?
- Kann ich Mandanten direkt über das Portal anschreiben?
- Kann ich das Portalmenü an die Bedürfnisse jedes Mandanten anpassen?
- Kann ich das Portal in mehreren Sprachen und auf mobilen Geräten nutzen?
- Kann ich Google Drive, OneDrive oder Dropbox verbinden?
So setzen Sie das Portal in der Praxis ein.
Mandanteninformationen sammeln
- Richten Sie eine wiederkehrende Aufgabe ein, die ab dem 1. des Monats beginnt und am 5. fällig ist.
- Fügen Sie eine To-do-Liste mit den Unterlagen hinzu, die Sie jeden Monat benötigen – mit der Möglichkeit, weitere zu ergänzen.
- Uku benachrichtigt den Mandanten per E-Mail mit Erinnerungen vor und nach der Frist.
- Der Mandant lädt die Unterlagen hoch und beantwortet Fragen. Sie erledigen die Arbeit pünktlich – ohne nachzufassen.
Finanzgespräche erleichtern
- Richten Sie eine wiederkehrende Aufgabe mit Besprechungsagenda, Berichtslinks und Notizen ein.
- Fügen Sie einen Meeting-Link hinzu und stellen Sie die Aufgabe mit Ihrer Nachricht ins Mandantenportal.
- Der Mandant wird per E-Mail benachrichtigt, um Fragen für das Meeting vorzubereiten.
- Erstellen Sie ein Besprechungsprotokoll und speichern Sie es zusammen mit der Videoaufzeichnung in den Notizen – so ist es später leicht auffindbar.
Vereinfachtes Mandanten-Onboarding
- Weisen Sie aus einer Vorlage eine Onboarding-Aufgabe mit abhängigen Folgeaufgaben zu.
- Fügen Sie spezifische Fragen zu den Bedürfnissen und der Situation des Mandanten hinzu.
- Der Mandant wird per E-Mail mit Erinnerungen benachrichtigt, um jeden Schritt abzuschließen.
- Der Mandant teilt Zugänge (Finanzamt, Bank) und sendet die notwendigen Berichte.
Die Einführung eines Mandantenportals kann Ihrer Kanzlei jährlich einen Mehrwert von über 40.000 € bringen – 20 Mitarbeiter × 2 Std./Tag für das Nachfordern von Unterlagen sind über 2.000 Stunden pro Jahr.
Fragen zum Mandantenportal.
Was ist eine Mandantenportal-Software?
Eine Mandantenportal-Software gibt Ihren Mandanten einen sicheren Bereich im Design Ihrer Kanzlei, über den sie mit Ihnen zusammenarbeiten. Statt endloser E-Mail-Ketten und geteilter Ordner melden sich Mandanten an, sehen ihre Aufgaben, laden Dokumente hoch, kommunizieren mit Ihrem Team und behalten Fristen im Blick – alles an einem Ort.
Wie melden sich meine Mandanten im Mandantenportal an?
Über einen Anmeldelink (Magic Link), der an ihre E-Mail-Adresse gesendet wird – ohne Benutzernamen oder Passwort. Sie können Mandanten einzeln oder mehrere gleichzeitig hinzufügen und optional eine Willkommens-E-Mail mit einer Beispielaufgabe versenden.
Kann ich mein eigenes Branding im Mandantenportal von Uku verwenden?
Ja! Fügen Sie Ihr Logo, ein Icon, Markenfarben, eine eigene Domain und eine Beschreibung hinzu. Sie können Ihr Portal in der Vorschau ansehen, bevor Sie Mandanten einladen. Jedes Portal ist White-Label für Ihre Kanzlei.
Ist das Mandantenportal von Uku sicher?
Ja. Uku ist nach SOC 2 Type I geprüft und nutzt Verschlüsselung auf Bankniveau. Mandanten greifen über einen sicheren Magic Link auf das Portal zu. Alle Dokumente werden bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt, und Ihre Kanzlei bestimmt genau, was jeder Mandant sehen kann.
Wie unterscheidet sich ein Mandantenportal von E-Mail?
E-Mails sind verstreut, und man verliert leicht den Überblick. Ein Portal bündelt Unterlagenanforderungen, Fristen, Kommunikation und Uploads an einem Ort im Design Ihrer Kanzlei. Automatische Erinnerungen ersetzen manuelles Nachfassen. Nichts geht im Posteingang verloren.
Was kostet das Mandantenportal?
Das Mandantenportal ist in allen Uku-Plänen ohne Aufpreis enthalten – Solo, Team, Elite und Enterprise. Keine Zusatzkosten, keine Gebühren pro Mandant.
Ist das Mandantenportal auf mobilen Geräten verfügbar?
Ja! Es funktioniert auf jedem Gerät – Desktop, Tablet oder Smartphone. Ihre Mandanten können von überall Dokumente hochladen und Aufgaben erledigen.
Kann ich von einem anderen Mandantenportal zu Uku wechseln?
Ja. Kanzleien, die von einem anderen Mandantenportal oder einer anderen Plattform wechseln, können schnell migrieren: Mandantenliste gesammelt importieren, Branding einrichten und Mandanten einladen – die meisten Kanzleien sind innerhalb eines Tages startklar.
Haben Sie eine Frage? Kontakt aufnehmen – echte Menschen antworten.
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Entdecken Sie weitere Funktionen von Uku.
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Profitable Kanzlei führen
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„Schaffen wir einen Traum, in dem das Team glücklich ist, die Mandanten gut betreut werden und die Gewinne fair sind.“ – Rain Allikvee, Mitgründer von Uku
