Projektmanagement für komplexe Mandantenaufträge – mit einfachem Überblick.
Onboarding, Prüfungen, Jahresabschlüsse: Uku verfolgt den Fortschritt jedes Mandantenauftrags in Echtzeit.
- Projektvorlagen für wiederkehrende Aufträge
- Abhängige Aufgaben – der nächste Schritt startet automatisch
- Echtzeit-Fortschrittsüberblick, keine Status-Meetings
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Projektmanagement für Kanzleien unterscheidet sich von generischem Projektmanagement, weil das „Projekt“ selten einmalig ist. Ein Jahresabschluss, eine Prüfung oder das Onboarding eines neuen Mandanten ist ein Mandantenauftrag, der sich wiederholt – nächstes Jahr, nächste Prüfungssaison, nächster neuer Mandant – zu einer Frist, die der Abgabekalender vorgibt, nicht eine, die Ihr Team selbst wählt. Entscheidend ist nicht ein Gantt-Diagramm, sondern ob jeder Auftrag im Plan liegt und wer übernimmt, wenn der zuständige Mitarbeiter ausfällt.
Ein Jahresabschluss oder das Onboarding eines neuen Mandanten besteht aus Dutzenden voneinander abhängigen Aufgaben, verteilt auf mehrere Mitarbeiter. Wenn der Auftrag in einer Vorlage abgebildet ist, startet der nächste Schritt automatisch – und Sie sehen den Fortschritt, ohne nachzufragen.
Projektfortschritt in Echtzeit
Der Status jedes Auftrags auf einen Blick – welche Schritte erledigt, welche blockiert sind, wer daran arbeitet.
Schritte aus der Vorlage
Onboardings, Prüfungen und Abschlüsse laufen nach bewährten Vorlagen ab. Nichts hängt davon ab, dass jemand daran denkt.
Verlorene Übergaben
Abhängige Aufgaben benachrichtigen die nächste Person automatisch, sobald der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Keine verlorenen Übergaben zwischen Mitarbeitern.
„Die Einführung guter Systeme erfordert gute Zusammenarbeit. Das Team von Uku hört wirklich zu, versteht und unterstützt Sie, so viel Sie brauchen.“
Mart Nõmper, Rödl & Partner
Jeden Mandantenauftrag nach einem bewährten Plan abwickeln.
Erstellen Sie Vorlagen für Mandanten-Onboarding, Prüfungen und Jahresabschlüsse. Wenden Sie sie mit einem Klick an – angepasst pro Mandant.
- Vorlagen enthalten Schritte, Checklisten, Verantwortliche und Fristen
- Onboarding vereinfachen für neue Mandanten und Mitarbeiter
- Einheitliche Qualität in der gesamten Kanzlei
Der nächste Schritt startet automatisch.
Verketten Sie Aufgaben mit Abhängigkeiten: Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird die nächste Aufgabe ausgelöst und die verantwortliche Person benachrichtigt. Fristen verschieben sich automatisch mit.
- Abhängige Aufgaben über Mitarbeiter hinweg
- Meilensteine markieren die entscheidenden Kontrollpunkte
- Friständerungen wirken sich auf den gesamten Plan aus
Fortschritt verfolgen – ganz ohne Meeting.
Ein Echtzeit-Überblick über jeden Auftrag: abgeschlossen, in Arbeit, blockiert. Dazu die Auslastung jedes Mitarbeiters über alle Projekte hinweg.
- Projektstatus jederzeit sichtbar für Projektleitungen
- Blockaden erkennen, solange noch Zeit zum Reagieren bleibt
- Die Tagesarbeit läuft über das Aufgabenmanagement
Ein laufender Auftrag stoppt nicht, weil jemand ausfällt.
Ein Mandantenauftrag ist keine Aufgabenliste einer einzelnen Person – das ganze Team muss ihn am Laufen halten, auch wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist.
- Gesammelte Neuzuweisung: Die Aufgaben und Mandanten eines Kollegen gehen in Sekunden an eine Vertretung, vorübergehend oder dauerhaft
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung wird im Urlaubsplaner geplant, nicht in einer Excel-Tabelle neben dem Plan
- Dieselbe Onboarding-, Prüfungs- oder Jahresabschlussvorlage gilt jedes Mal, wenn dieser Auftrag wiederkehrt – siehe Teamarbeit
Von der Vorlage bis zum Abschluss – ohne Umwege.
Dies ist ein Teil der durchgängigen Kanzleiführung – siehe die vollständige Kanzleisoftware.
Mit einer Vorlage starten
Prüfungen, Jahresabschlüsse, Mandanten-Onboarding – wiederverwendbare Projektvorlagen sorgen dafür, dass die Prozesse Ihrer Kanzlei auch bei vielen Mandanten einheitlich ablaufen.
Aufgaben mit Abhängigkeiten verknüpfen
Abhängige Aufgaben und Meilensteine halten die Reihenfolge korrekt – der nächste Schritt erscheint, sobald der vorherige erledigt ist.
Fortschritt in Echtzeit überwachen
Behalten Sie jedes Detail im Blick und sehen Sie sofort, ob der Auftrag im Zeitplan liegt – ohne nachzufragen.
Funktionen des Projektmanagements für Kanzleien.
Weiterführend: Projektmanagement für Kanzleien und Arbeitsprozesse steuern und Fristen einhalten (auf Englisch).
Projektvorlagen
Standardabläufe für Onboarding, Prüfung und Jahresabschluss – wiederverwendbar und mit der Zeit weiter verfeinert.
Aufgabenabhängigkeiten
Die Erledigung einer Aufgabe löst die nächste automatisch aus und benachrichtigt die verantwortliche Person.
Checklisten
Jeder Schritt in abhakbare Punkte zerlegt, damit unter Druck nichts übersprungen wird.
Anhänge und Notizen
Anweisungen, Vereinbarungen und Arbeitspapiere dem Schritt zugeordnet, zu dem sie gehören.
Rollen und Rechte
Jeder Mitarbeiter sieht seinen Teil; die Projektleitung sieht den gesamten Auftrag.
Fortschrittsberichte
Zeit und Status nach Projekt – so kennen Sie die tatsächlichen Kosten jedes Auftrags.
Ja, das kann Ukus Projektmanagement auch.
Jede Frage zum Projektmanagement, die wir von Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros hören – und die Antwort ist immer dieselbe.
- Kann ich das Mandanten-Onboarding aus einer Vorlage mit abhängigen Schritten abwickeln?
- Kann eine abgeschlossene Aufgabe automatisch die nächste auslösen?
- Kann ich den Fortschritt jedes Auftrags in Echtzeit sehen?
- Kann ich Meilensteine für Prüfungen und Jahresabschlüsse festlegen?
- Werden Fristen automatisch angepasst, wenn sich der Plan ändert?
- Kann ich Anweisungen und Arbeitspapiere an Projektschritte anhängen?
- Kann ich den Zeitaufwand pro Auftrag sehen, um die tatsächlichen Kosten zu kennen?
- Können Mitarbeiter nur ihren eigenen Teil sehen, während die Projektleitung alles sieht?
- Kann ich einen ganzen Auftrag neu zuweisen, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist?
- Gilt dieselbe Vorlage, wenn der Auftrag dieses Mandanten das nächste Mal wiederkehrt?
Fragen zum Projektmanagement.
Was ist Projektmanagement in Uku?
Ein Projekt in Uku ist ein strukturierter Mandantenauftrag, der aus einer Vorlage entsteht – etwa Mandanten-Onboarding, Prüfung oder Jahresabschluss. Der Auftrag besteht aus einzelnen Aufgaben mit Abhängigkeiten, Meilensteinen und Checklisten; den Fortschritt sehen Sie in Echtzeit.
Wie unterscheidet sich das vom Aufgabenmanagement?
Das Aufgabenmanagement deckt die wiederkehrende tägliche und monatliche Arbeit ab; das Projektmanagement steuert mehrstufige Mandantenaufträge mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. Beide teilen sich dasselbe Dashboard, sodass Ihr Team an einem Ort arbeitet.
Wie funktionieren Aufgabenabhängigkeiten?
Verketten Sie Aufgaben: Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird die nächste ausgelöst und die verantwortliche Person benachrichtigt. Übergaben zwischen Mitarbeitern erfolgen automatisch – niemand wartet auf eine E-Mail, die nie kommt.
Kann ich Vorlagen für das Mandanten-Onboarding verwenden?
Ja. Erstellen Sie eine Onboarding-Vorlage einmal – Fragen, Zugriffsanfragen, Dokumentensammlung, Einrichtungsschritte – und wenden Sie sie auf jeden neuen Mandanten an. Bei den meisten Kanzleien ist das Onboarding neuer Mandanten in weniger als einer Woche abgeschlossen.
Kann ich die Profitabilität von Projekten nachverfolgen?
Ja. Die auf Projektaufgaben erfasste Zeit wird in den Berichten ausgewertet, sodass Sie die tatsächlichen Kosten jedes Auftrags sehen und den nächsten entsprechend kalkulieren können.
Ist Projektmanagement in meinem Plan enthalten?
Projektfunktionen sind Teil der Team- und Enterprise-Pläne, zusammen mit der Workflow-Automatisierung.
Wie unterscheidet sich Projektmanagement für Kanzleien von generischen Tools wie Asana oder Monday?
Generische Projektmanagement-Tools gehen davon aus, dass ein Projekt ein klares Ende hat und ein Team seine eigenen Meilensteine wählt. Aufträge in Kanzleien wiederholen sich – derselbe Jahresabschluss, dieselbe Prüfung oder dasselbe Onboarding kommt Mandant für Mandant, Jahr für Jahr wieder, zu einer Frist, die der Abgabekalender vorgibt. Uku ist genau dafür gebaut: wiederverwendbare Auftragsvorlagen, Abhängigkeiten zwischen Mitarbeitern und Vertretung, wenn jemand ausfällt – keine leere Leinwand, die Sie selbst auf die Buchhaltungsarbeit zuschneiden müssen.
Was passiert mit einem Auftrag, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist?
Weisen Sie seine Aufgaben und Mandanten gesammelt einer Vertretung zu – in einem Schritt, nicht Aufgabe für Aufgabe. Urlaubs- und Krankheitsvertretung wird im Urlaubsplaner geplant, sodass die Vertretung feststeht, bevor jemand ausfällt – und nicht erst am Morgen des Ausfalls improvisiert werden muss.
Kann ich sehen, wo der Auftrag eines bestimmten Mandanten gerade steht?
Ja. Der Fortschritt jedes Auftrags – erledigt, in Arbeit, blockiert – ist in Echtzeit sichtbar, sodass die Projektleitung jederzeit weiß, wo der Jahresabschluss von Mandant X steht, ohne beim zuständigen Mitarbeiter nachzufragen.
Haben Sie eine Frage? Kontakt aufnehmen – echte Menschen antworten.
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„Schaffen wir einen Traum, in dem das Team glücklich ist, die Mandanten gut betreut werden und die Gewinne fair sind.“ – Rain Allikvee, Mitgründer von Uku
