Projektmanagement für komplexe Aufträge, einfacher Überblick.
Onboarding, Prüfungen, Jahresabschlüsse: Uku verfolgt den Fortschritt jedes Projekts in Echtzeit.
- Projektvorlagen für wiederkehrende Aufträge
- Abhängige Aufgaben – der nächste Schritt startet von selbst
- Echtzeit-Fortschrittsüberblick, keine Status-Meetings
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Projektmanagement für Kanzleien unterscheidet sich von generischem Projektmanagement, weil das „Projekt“ selten einmalig ist. Ein Jahresabschluss, eine Prüfung oder das Onboarding eines neuen Mandanten ist ein Mandantenauftrag, der sich wiederholt – nächstes Jahr, nächste Prüfungssaison, nächster neuer Mandant – zu einer Frist, die der Abgabekalender vorgibt, nicht eine, die Ihr Team selbst wählt. Entscheidend ist nicht ein Gantt-Diagramm, sondern ob jeder Auftrag im Plan ist und wer ihn vertritt, wenn der zuständige Mitarbeiter ausfällt.
Ein Jahresabschluss oder das Onboarding eines neuen Mandanten besteht aus Dutzenden abhängigen Schritten über mehrere Personen hinweg. Wenn das Projekt in einer Vorlage lebt, startet der nächste Schritt von selbst – und Sie sehen den Fortschritt, ohne zu fragen.
Projektfortschritt in Echtzeit
Der Status jedes Auftrags auf einen Blick – welche Schritte erledigt, welche blockiert sind, wer daran arbeitet.
Schritte aus der Vorlage
Onboardings, Prüfungen und Abschlüsse laufen nach bewährten Vorlagen ab. Nichts hängt davon ab, dass sich jemand erinnert.
Verlorene Übergaben
Abhängige Aufgaben benachrichtigen die nächste Person automatisch, sobald der vorherige Schritt abgeschlossen ist. Keine Lücken zwischen Kollegen.
„Die Einführung guter Systeme erfordert gute Zusammenarbeit. Das Team von Uku hört wirklich zu, versteht und unterstützt Sie, so viel Sie brauchen.“
Mart Nõmper, Rödl & Partner
Jeden Auftrag nach einem bewährten Plan abwickeln.
Erstellen Sie Vorlagen für Mandanten-Onboarding, Prüfungen und Jahresabschlüsse. Wenden Sie sie mit einem Klick an – angepasst pro Mandant.
- Vorlagen enthalten Schritte, Checklisten, Verantwortliche und Fristen
- Onboarding vereinfachen für neue Mandanten und Mitarbeiter
- Einheitliche Qualität in der gesamten Kanzlei
Der nächste Schritt startet von selbst.
Verketten Sie Aufgaben mit Abhängigkeiten: Sobald eine abgeschlossen ist, wird die nächste ausgelöst und ihr Besitzer benachrichtigt. Fristen verschieben sich automatisch mit.
- Abhängige Aufgaben über Mitarbeiter hinweg
- Meilensteine markieren die entscheidenden Kontrollpunkte
- Friständerungen wirken sich auf den gesamten Plan aus
Fortschritt verfolgen ohne Meeting.
Ein Live-Überblick über jedes Projekt: abgeschlossen, in Arbeit, blockiert. Auslastung über Projekte hinweg, pro Mitarbeiter.
- Projektstatus jederzeit sichtbar für Projektleitungen
- Blockaden erkennen, solange noch Zeit zum Reagieren bleibt
- Die Tagesarbeit läuft über das Aufgabenmanagement
Ein laufender Auftrag stoppt nicht, weil jemand ausfällt.
Ein Mandantenauftrag ist keine Aufgabenliste, die einer Person gehört – es ist Arbeit, die das ganze Team am Laufen halten muss, auch wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub oder krank ist.
- Massenumverteilung verschiebt die Aufgaben und Mandanten eines Kollegen in Sekunden an eine Vertretung, vorübergehend oder dauerhaft
- Urlaubs- und Krankheitsvertretung wird im Urlaubsplaner geplant, nicht in einer Excel-Tabelle neben dem Plan
- Dieselbe Onboarding-, Prüfungs- oder Jahresabschlussvorlage gilt jedes Mal, wenn dieser Auftrag wiederkehrt – siehe Teamarbeit
Von der Vorlage bis fertig – ohne irgendetwas dazwischen.
Dies ist ein Teil der durchgängigen Kanzleiführung – siehe die vollständige Kanzleisoftware.
Mit einer Vorlage starten
Prüfungen, Jahresabschlüsse, Mandanten-Onboarding – wiederverwendbare Projektvorlagen halten die Prozesse Ihrer Kanzlei im großen Maßstab konsistent.
Aufgaben mit Abhängigkeiten verknüpfen
Abhängige Aufgaben und Meilensteine halten die Reihenfolge korrekt – der nächste Schritt erscheint, sobald der vorherige erledigt ist.
Fortschritt in Echtzeit überwachen
Bleiben Sie zu jedem Detail auf dem Laufenden und sehen Sie sofort, ob das Projekt im Zeitplan liegt – ohne jemanden zu fragen.
Funktionen des Projektmanagements für Kanzleien.
Weiterführend: Projektmanagement für Kanzleien und Arbeitsprozesse steuern und Fristen einhalten (auf Englisch).
Projektvorlagen
Playbooks für Onboarding, Prüfung und Jahresabschluss – wiederverwendbar und im Laufe der Zeit verfeinerbar.
Aufgabenabhängigkeiten
Die Erledigung einer Aufgabe löst die nächste automatisch aus und benachrichtigt ihren Besitzer.
Checklisten
Jeder Schritt in abhakbare Punkte zerlegt, damit unter Druck nichts übersprungen wird.
Anhänge und Notizen
Anweisungen, Vereinbarungen und Arbeitspapiere dem Schritt zugeordnet, zu dem sie gehören.
Rollen und Rechte
Jedes Mitglied sieht seinen Teil; Projektleitungen sehen den gesamten Auftrag.
Fortschrittsberichte
Zeit und Status nach Projekt – kennen Sie die tatsächlichen Kosten jedes Auftrags.
Ja, das kann Ukus Projektmanagement auch.
Jede Frage zum Projektmanagement, die wir von Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros hören – und die Antwort ist immer dieselbe.
- Kann ich Mandanten-Onboarding aus einer Vorlage mit abhängigen Schritten ausführen?
- Kann eine abgeschlossene Aufgabe automatisch die nächste auslösen?
- Kann ich den Fortschritt jedes Projekts in einer Echtzeitansicht sehen?
- Kann ich Meilensteine für Prüfungen und Jahresabschlüsse festlegen?
- Können sich Fristen automatisch verschieben, wenn sich der Plan ändert?
- Kann ich Anweisungen und Arbeitspapiere an Projektschritte anhängen?
- Kann ich den Zeitaufwand pro Projekt sehen, um die tatsächlichen Kosten zu kennen?
- Können Mitarbeiter nur ihren eigenen Teil sehen, während Projektleitungen alles sehen?
- Kann ich einen ganzen Auftrag umverteilen, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist?
- Gilt dieselbe Vorlage, wenn der Auftrag dieses Mandanten das nächste Mal wiederkehrt?
Fragen zum Projektmanagement.
Was ist Projektmanagement in Uku?
Uku-Projekte sind Aufträge, die aus Vorlagen aufgebaut werden – Mandanten-Onboarding, Prüfungen, Jahresabschlüsse – mit abhängigen Aufgaben, Meilensteinen, Checklisten und einem Echtzeit-Fortschrittsüberblick.
Wie unterscheidet sich das vom Aufgabenmanagement?
Das Aufgabenmanagement übernimmt die wiederkehrende tägliche und monatliche Arbeit; das Projektmanagement übernimmt mehrstufige Aufträge mit Abhängigkeiten und Meilensteinen. Beide teilen sich dasselbe Dashboard, sodass Ihr Team an einem Ort arbeitet.
Wie funktionieren Aufgabenabhängigkeiten?
Verketten Sie Aufgaben, sodass die Erledigung einer Aufgabe die nächste auslöst und ihren Besitzer benachrichtigt. Übergaben zwischen Kollegen passieren automatisch – niemand wartet auf eine E-Mail, die nie kommt.
Kann ich Vorlagen für das Mandanten-Onboarding verwenden?
Ja. Erstellen Sie eine Onboarding-Vorlage einmal – Fragen, Zugriffsanfragen, Dokumentensammlung, Einrichtungsschritte – und wenden Sie sie auf jeden neuen Mandanten an. Die meisten Kanzleien onboarden neue Mandanten in weniger als einer Woche.
Kann ich die Profitabilität von Projekten nachverfolgen?
Ja. Auf Projektaufgaben erfasste Zeit fließt in Berichte ein, sodass Sie die tatsächlichen Kosten jedes Auftrags sehen und den nächsten entsprechend kalkulieren können.
Ist Projektmanagement in meinem Plan enthalten?
Projektfunktionen sind Teil der Team- und Enterprise-Pläne, zusammen mit der Workflowautomatisierung.
Wie unterscheidet sich Projektmanagement für Kanzleien von generischen Tools wie Asana oder Monday?
Generische Projektmanagement-Tools gehen davon aus, dass ein Projekt ein klares Ende hat und ein Team seine eigenen Meilensteine wählt. Aufträge in Kanzleien wiederholen sich – derselbe Jahresabschluss, dieselbe Prüfung oder dasselbe Onboarding kommt Mandant für Mandant, Jahr für Jahr wieder, zu einer Frist, die der Abgabekalender vorgibt. Uku ist genau dafür gebaut: wiederverwendbare Auftragsvorlagen, Abhängigkeiten zwischen Mitarbeitern und Vertretung, wenn jemand ausfällt – keine leere Leinwand, die Sie selbst auf die Buchhaltungsarbeit zuschneiden müssen.
Was passiert mit einem Auftrag, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist?
Weisen Sie seine Aufgaben und Mandanten im Bulk einer Vertretung zu – eine Aktion, nicht eine Aufgabe nach der anderen. Urlaubs- und Krankheitsvertretung wird im Urlaubsplaner geplant, sodass die Vertretung steht, bevor jemand ausfällt, statt am Morgen, an dem er nicht erscheint, zusammengeschustert zu werden.
Kann ich sehen, wo der Auftrag eines bestimmten Mandanten gerade steht?
Ja. Der Fortschritt jedes Auftrags – erledigt, in Arbeit, blockiert – ist in Echtzeit sichtbar, sodass eine Projektleitung beantworten kann, wo der Jahresabschluss von Mandant X steht, ohne den zuständigen Mitarbeiter anzuschreiben.
Haben Sie eine Frage? Kontakt aufnehmen – echte Menschen antworten.
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„Lassen Sie uns einen Traum erschaffen, in dem das Team glücklich ist, Mandanten gut betreut werden und der Gewinn gerecht verteilt ist.“ – Rain Allikvee, Mitgründer von Uku
