Workflow-Automatisierung für Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros – einmal einrichten.

Workflow-Automatisierung bedeutet, Ihre wiederkehrenden Aufgaben mit Vorlagen und Regeln zu standardisieren, sodass sie zum richtigen Zeitpunkt auf dem Dashboard der richtigen Person erscheinen. Statt die Arbeit jeden Monat manuell zuzuweisen, erstellt Uku Aufgaben automatisch anhand von Wiederholungsmustern, Fristen und Teamzuweisungen.

Sie erstellen eine Aufgabenvorlage einmal mit allen Details – Unteraufgaben, Anhängen, Verantwortlichem und Zeitschätzungen. Legen Sie eine wöchentliche, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Wiederholung fest. Uku erzeugt die Aufgabe automatisch, sobald sie fällig ist, und weist sie dem richtigen Teammitglied zu.

Ja. Jeder Mandant hat seinen eigenen Arbeitsplan mit vereinbarten Aufgaben, Fristen, dem Verantwortlichen, Mandanteninformationen, Kontakten, Dokumenten, Notizen und Zugriffsrechten. Sie können Standardvorlagen als Ausgangspunkt verwenden und pro Mandant anpassen.

Wenn eine wiederkehrende Aufgabe auf einen freien Tag fällt, entscheiden Sie, ob die Aufgabe vorgezogen oder auf den nächsten Arbeitstag verschoben wird. So werden keine Fristen verpasst, während die Work-Life-Balance Ihres Teams respektiert wird.

Ja. Uku integriert die Zeiterfassung direkt in den Aufgaben-Workflow. Geben Sie eine Zeitschätzung ein, arbeiten Sie an der Aufgabe, und sobald Sie sie als erledigt markieren, wird die Zeit automatisch erfasst. Jede erfasste Minute kann einem Abrechnungsvertrag zugeordnet werden.

Beginnen Sie damit, Workflow-Vorlagen für Ihre häufigsten wiederkehrenden Leistungen zu erstellen. Weisen Sie sie Mandanten zu, legen Sie Wiederholungsmuster fest, und Uku übernimmt den Rest. Die meisten Kanzleien sind innerhalb der ersten Woche ihrer kostenlosen Testphase vollständig eingerichtet.

Ja, mit abhängigen Aufgaben. Markieren Sie eine Aufgabe als abhängig von einer anderen, und sie erscheint auf dem Dashboard der verantwortlichen Person, sobald die erste als erledigt markiert wird – keine E-Mail, kein Status-Meeting, niemand, der darauf wartet, dass er an der Reihe ist.

Ja. Uku sendet Erinnerungen, bevor Fristen näher rücken, und Sie können E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgabenzuweisungen und Statusänderungen einrichten. Teamleiter sehen überfällige Aufgaben in Echtzeit hervorgehoben, statt es von einem Mandanten zu erfahren.

Workflow-Automatisierung ist der Motor, der wiederkehrende Arbeit erzeugt und verteilt – die Vorlagen, Wiederholungsmuster und Abhängigkeiten. Aufgabenmanagement ist der Ort, an dem das Team im Alltag arbeitet – das Dashboard, der Kalender und die Filter, mit denen es die von der Automatisierung erzeugten Aufgaben bearbeitet.