Andmepõhine TSD ja KMD: mida raamatupidaja peab teadma

Andmepõhine aruandlus võimaldab saata maksudeklaratsioonide koostamiseks vajalikud andmed Maksu- ja Tolliametile otse majandustarkvarast. Raamatupidaja jaoks võib see vähendada failide üleslaadimist ja andmete käsitsi sisestamist. Ajavõit sõltub aga sellest, kui hästi on korraldatud andmete kogumine, kontrollimine ja deklaratsioonide kinnitamine.

Üleminekuks tasub üle vaadata kolm asja: kasutatava tarkvara võimalused, klientide andmed ja oma töökorraldus. Selles artiklis selgitame TSD ja KMD muudatusi ning anname kontrollnimekirjad ettevalmistuste ja igakuise töö jaoks.

Millal võetakse kasutusele andmepõhine TSD ja KMD?

Maksu- ja Tolliameti avaldatud ajakava järgi toimub üleminek etapiti.

TSD ja KMD ettevalmistused tasub planeerida eraldi. Nende kasutuselevõtu aeg ja tehnilised muudatused on erinevad. Ajakohased juhised leiab MTA andmepõhise aruandluse lehelt.

Mida muudab andmepõhine TSD?

Uue lahenduse puhul algatab ettevõtja või raamatupidaja palgaväljamaksete andmete saatmise majandustarkvaras. MTA koostab nende põhjal deklaratsiooni, mille ettevõtja või raamatupidaja kinnitab. MTA ei saa ettevõtte tarkvarale vaba ligipääsu: andmete saatmise otsustab ettevõtja.

e-MTAs asenduvad senised lisad 1 ja 2 ühtse palgaväljamaksete vaatega. Seal kuvatakse koos residentide ja mitteresidentide ning väljamaksete ja tagasimaksete andmed. TSD lisade 3–8 esitamine esialgu ei muutu.

Käsitsi sisestamise võimalus säilib. Failiga esitamisel asendab senise XML-vormingu uus XBRL GL-i põhine XML-vorming. Üleminekuajal saab kasutada ka praegust CSV-faili. Täpsemad muudatused on kirjas MTA TSD esitamise juhendis.

Enne esimest esitamist kontrolli, kuidas sinu kasutatav palgatarkvara uue lahendusega töötab. Käi saatmine, tagasiside vaatamine, kinnitamine ja parandamine läbi ühe tervikliku tööprotsessina.

Mida muudab andmepõhine KMD?

Andmepõhise KMD eesmärk on võimaldada käibemaksuandmete esitamist otse majandustarkvarast. Senine deklaratsioonivorm asendub e-MTAs uue aruandevaatega.

Alates aprilli 2027 maksustamisperioodist saab KMD ja ühendusesisese käibe aruande ehk VD andmeid edastada koos. Failiga esitamisel tuleb kasutada uuele andmestruktuurile vastavat XML- või CSV-faili. Senised failivormingud jäävad kasutusse varasemate perioodide parandamiseks. Üleminekuperioodil säilib ka käsitsi esitamise võimalus. Allikas: MTA.

Ettevalmistus algab raamatupidamistarkvara seadistustest. Üle tasub vaadata tehingupartnerite andmed, käibemaksukoodid ja tehingute kajastamine. Kui mõni seadistus on vale, võib sama viga korduda paljudel tehingutel.

Kuidas raamatupidajana üleminekuks valmistuda?

1. Kontrolli tarkvara valmisolekut

Koosta ülevaade klientide kasutatavatest palga- ja raamatupidamisprogrammidest. Küsi iga tarkvarapakkuja käest:

• Millal saab uut lahendust kasutada?
• Kas vajalik liides sisaldub praeguses paketis?
• Millised seadistused ja kasutajaõigused tuleb üle vaadata?
• Kus kuvatakse MTA tagasiside ja kuidas deklaratsiooni kinnitatakse?
• Kuidas parandatakse juba saadetud andmeid?

Pane vastused kirja tarkvara kaupa. Nii ei pea sa samu küsimusi iga kliendi puhul uuesti lahendama.

2. Vaata üle lähteandmed

TSD ettevalmistamisel kontrolli töötajate andmeid, väljamaksete liike ja kuupäevi. KMD puhul keskendu partnerite registrikoodidele, käibemaksukohustuslase numbritele ning tehingute maksukäsitlusele.

Jaga andmete korrastamine konkreetseteks ülesanneteks. „Kontrolli kliendi andmed üle” on liiga üldine: ülesandest peab selguma, mida kontrollida ja mille põhjal lugeda töö lõpetatuks.

3. Katseta kogu tööprotsessi

Kui tarkvarapakkuja pakub testimise võimalust, proovi läbi andmete saatmine, tagasiside lugemine ja vigade parandamine. Kontrolli ka seda, kuidas veenduda deklaratsiooni kinnitamises.

Alusta mõne erineva arvestusega kliendist. Näiteks võib ühe kliendi palgaarvestus olla lihtne, teisel aga sisaldada mitteresidente või mitut liiki väljamakseid. Nii selguvad erijuhud enne kogu kliendiportfelli üleminekut.

4. Lepi kokku vastutajad ja asendajad

Iga kliendi puhul peab olema teada, kes kogub andmed, kes neid kontrollib ning kes deklaratsiooni kinnitab. Kontrolli, et määratud inimestel oleksid vajalikud õigused.

Lepi kokku ka asendamine. Kinnitus ei tohiks jääda ootele põhjusel, et ainus vajalike õigustega inimene on puhkusel.

Mida kliendiga kokku leppida?

Andmepõhisele aruandlusele üleminek on sobiv hetk senised kokkulepped üle vaadata. Selge tööjaotus aitab vältida olukorda, kus klient peab ülesannet raamatupidaja tööks ja raamatupidaja ootab kliendi tegevust.

Fikseeri kirjalikult järgmised kokkulepped.

Need punktid sobivad kliendiga arutelu aluseks. Lepingus tuleb need siduda sinu teenuse sisu ja senise vastutuse jaotusega.

TSD ja KMD kontrollnimekirjad raamatupidajale

Allolevad nimekirjad aitavad hoida igakuise töö ühesugusena iga kliendi puhul. Määra ülesannetele sisemised tähtajad, mis jätavad enne deklaratsiooni esitamise tähtaega aega puuduste kõrvaldamiseks.

TSD igakuine kontrollnimekiri

1. Kogu kliendilt palgaarvestuseks vajalikud muudatused ja väljamaksete andmed.
2. Kontrolli töötajate andmeid ning väljamaksete liike ja kuupäevi.
3. Võrdle esitatavaid andmeid palgaarvestusega.
4. Edasta andmed kasutatava tarkvara juhendi järgi.
5. Vaata üle MTA tagasiside ja lahenda tuvastatud vead.
6. Veendu, et deklaratsioon on kinnitatud.
7. Teata kliendile tasumisele kuuluv summa ja maksetähtaeg.

KMD igakuine kontrollnimekiri

1. Kogu müügi- ja ostudokumendid ning küsi puuduvad dokumendid.
2. Kontrolli partnerite andmeid ja tehingute käibemaksukäsitlust.
3. Võrdle deklareeritavaid summasid raamatupidamisandmetega.
4. Edasta andmed tarkvara juhendi järgi.
5. Vaata üle aruande andmed ja MTA tagasiside ning tee vajalikud parandused.
6. Veendu, et deklaratsioon on kinnitatud.
7. Teata kliendile tasumisele kuuluv käibemaks ja maksetähtaeg.

Tööplaanis ei pea iga samm olema eraldi ülesanne. Piisab kolmest: kliendi andmed, kontroll ning saatmine koos kinnitamisega. Ülejäänud sammud sobivad ülesande kontrollnimekirja, kus on näha, kas andmed on alles kontrollimisel või on deklaratsioon juba kinnitatud.

Kuidas korraldada üleminek Ukus?

Ukus saad siduda ettevalmistused ja igakuised kontrollid kliendi tööplaaniga. Igal ülesandel on vastutaja ja tähtaeg ning näed ühest vaatest, millised tööd on tehtud ja mis veel ootavad.

Alustamiseks saad kasutada artikli juurde loodud malle:

• TSD tööplaani mall
• KMD tööplaani mall

Enne kasutuselevõttu vaata mallide tähtajad ja juhised üle ning kohanda need oma tarkvara ja kliendikokkulepetega. Ühekordsed ettevalmistused, näiteks liidese seadistamine ja volituste kontrollimine, hoia igakuistest ülesannetest eraldi.

Kui klient peab saatma andmeid või kinnitama deklaratsiooni, lisa tööplaani ka tema ülesanne. Määra sellele tähtaeg, mis jätab raamatupidajale aega järgmise sammu tegemiseks. Täpsemalt saad lugeda kliendipõhiste tähtaegade kasutamisest Ukus.

Uku aitab korraldada ülesandeid, tähtaegu ja kliendisuhtlust. Maksuandmete edastamine toimub selleks sobiva palga- või raamatupidamistarkvara kaudu.

Alusta ühe kliendi tööplaanist: kontrolli tarkvara võimalused, lepi kokku tööjaotus ja proovi protsess läbi. Seejärel saad toimiva töökorralduse teistele klientidele laiendada. Kui soovid näha, kuidas seda Ukus korraldada, broneeri demo.