E-postiga tegelemine võib olla küllaltki aeganõudev. Kui kliente on palju, on postkast saadetud kirjadest pungil. Raamatupidajal on vaja saata palju meeldetuletusi, mis tihtipeale kuhjuvad lühikesele ajaperioodile. Kliendisuhtlus on aga paratamatu osa raamatupidamisest. Selle lahendamiseks oleme pikalt töötanud ühe olulise projekti kallal – Uku uue äpiga saad e-kirju välja saata otse Ukust.
Uku uus e-kirjade äpp võimaldab:
- E-kirjade saatmist Ukust
- E-kirjade automatiseerimist
- Kliendiprofiilil suhtluse ajalugu jälgida
Miks peaksin saatma e-kirju Ukust?
Automatiseeri korduvad kirjad
Kas saadad pidevalt sarnase sisuga e-kirju? E-kirjade automatiseerimine võidab sulle aega ja tagab, et kirjad lähevad välja õigel ajal, õigele inimesele. Enam ei pea kulutama aega mitmetele klientidele samade kirjade saatmiseks, vaid Uku teeb seda sinu eest.
Meeldetuletuskirjade automatiseerimine on hea algus kliendisuhtluse arvelt aja võitmiseks. Näiteks automatiseeri järgmised kirjad:
- Puuduolevad dokumendid – kaks päeva enne kui ülesanne tekib sinu töölauale saadab Uku sinu nime alt kliendile kirja “Puuduolevad dokumendid”.
- Palgad arvestatud, maksed pangas üleval – kohe, kui oled ülesande “Palgaarvestus” tehtuks märkinud, saadetakse kliendile automaatselt kiri.
Automatiseeritud kliendisuhtlus muudab raamatupidaja töö efektiivsemaks ja kasumlikumaks.
Kliendisuhtlus ja ülesanded ühes kohas
Selle asemel, et kasutada mitut erinevat rakendust e-kirjade haldamiseks, suhtle kliendiga jooksvalt ülesandeid täites. Nii on palju vähem erinevate brauseriakende vahel liikumist ja lihtne on järge pidada.
Uku e-kirjade äpi kasutamine ei vaja uue e-posti aadressi loomist, sest saad selle ühendada juba olemasolevaga. Kirju näed samuti mõlemal platvormil, nii Ukus kui ka e-kirjade platvormil.
Ülevaade suhtlusest klientidega
Ülevaade kliendikommunikatsiooni ajaloost annab sulle hea ülevaate enda ja kolleegide kirjavahetusest kliendiga. See võimaldab meeskonnal paremini jälgida kliendi vajadusi, soove ning reageerida kiirelt nende küsimustele. Lisaks väldid nii kommunikatsioonikatkestusi ja segadust, mis võivad tekkida, kui su kirjavahetus on jaotatud erinevate e-postide vahel.
Ühtlase stiiliga kiire kommunikatsioon
Nagu eelnevalt mainitud, on raamatupidamises e-kirjad tihtipeale sarnase sisuga ja neid peab saatma tihti. Loo nendest kirjadest mallid ning automatiseeri need. Nii ei pea sina ega kolleegid kulutama aega kirjade kirjutamisele, vajalik on ainult lüngad täita personaalse infoga. Selle asemel, et pidada meeles spetsiifilist infot kliendi kohta, kelelle parasjagu kirja saadad, saad lisada kirja sisse parameetri (placeholderi) ja Uku lisab info kliendi kohta ise. Koondasime kokku 11 e-kirja malli, mida raamatupidajad kõige tihedamini saadavad. 11 e-kirja malli leiad siit.
E-kirja mallidega tagad ka ühtlase suhtlusstiili kliendisuhtluses. Nii on e-kirjad juba korrektsete reeglite järgi kirjutatud ja näevad professionaalsed välja.
E-kirjade äpis saad valmis kirjutada võõrkeelsed e-kirjade mallid, sest büroo kliendid võivad olla ka välismaalased, näiteks e-residendid. Võõrkeelsete õigekirjareeglite või e-kirja standardite järgimine on keerulisem kui emakeelsete oma.
Need väljatoodud võimalused on vaid jäämäe tipp. Võimalusi, kuidas e-kirjade äpp sinu raamatupidamisbürood kasvatab on rohkelt. Nende avastamiseks on kõige lihtsam viis uut äppi ise kasutama hakata.
Detailsema õpetuse, kuidas e-kirjade äppi seadistada, leiad meie abikeskusest.
Broneeri tasuta demo Uku digitaliseerimise spetsialisti Triinuga, kellega koos kaardistate oma ettevõtte kitsaskohad ja Triin aitab neile lahendusi leida.
