Raamatupidamisbüroodes kulub lugematu arv tunde käsitööd, et raamatupidajate tööaega jälgida ning seda kliendiga kokkulepitud mahuga võrrelda. Enamik büroosid jõuab mahud üle vaadata kord aastas ning selleks ajaks võib tasuta tööd koguneda juba väga palju. Harvad pole juhud, kui tegelikku tööd on kokkulepituga võrreldes tehtud pea topelt ning nagu välk selgest taevast sama palju hinda tõsta lihtsalt ei saa. Nii kannatab ka õiglane töötasu.

Mis oleks, kui kogu selle käsitöö asendaks üks tööriist, mis aitab igal hetkel tegelikust ning kokkulepitud töömahust pildi ette saada ja probleemsetele kohtadele kohe reageerida?

Automaatne monitoorimine vabastab töötajad Exceli tabelite täitmisest ning aitab kogu kliendibaasil jooksvalt kätt pulsil hoida.

Miks peaks kliendi töömahtu jälgime?

Kuigi raamatupidamine tegeleb numbritega, ei rakenda raamatupidamisbürood iseenda suhtes pahatihti sama täpsust kui klientide rahaasjade puhul. Seega võivad klientide rahaasjad kenasti kontrolli all olla, ent enda tööd hinnatakse paljuski tunnetuslikult. Nii tekivad kokkulepitud ja reaalse töömahu vahel suured käärid, mis lõikavad kas kliendi või raamatupidaja rahakotti.

Töömahu monitoorimine aitab nii olemasolevate klientide tööd täpsemalt hinnata, kui tulevastele klientidele juba täpsemaid hinnastamisettepanekuid teha.

Kuidas reageerida töömahu muutustele?

Vaid kord aastas töömahte analüüsides ootavad sageli ees ebamugavad läbirääkimised hindade tõstmise või langetamise teemadel. Mõlemal juhul võib klient enda vaates igati õigustatult kahelda büroo suutlikkuses oma asju hallata. Märkimisväärse hinnatõusu puhul aga oma raamatupidamise hoopis konkurendi juurde kolida.

Pidev monitoorimine aitab muudatusi kommunikeerida jooksvalt. Reageerima ei pea igale väiksemale kõikumisele, vaid seada lubatud kõikumise piirid ning jälgida trendi kuude lõikes.

Küsimus pole ainult rahas

Kliendid hindavad organiseeritust ja läbipaistvust ning ei soovi tegelikult hea partneri seljas ka liugu lasta. Kui suudad talle jooksvalt töömahu osas tagasisidet anda, ei ole tal kahju tehtud töö eest õiglast hinda maksta. Klientide probleem ei ole tihtipeale hinnas, vaid selles, kuidas seda kommunikeeritakse. Ja küsimus pole vaid hinna tõstmises – kui mahud või keerukus vähenevad, hind langeb. Selline süsteem tundub ka kliendile aus.

Teisalt, mida täpsemalt sa tegeliku töömahu kujunemisel silma peal saad hoida, seda täpsemaid pakkumisi oskad tulevikus klientidele teha. Selline asjatundlikkus teeb sinust oma ala tundva professionaali, kes teab, mida ta teeb, ja keda saab alati usaldada. Loomulikult ollakse nõus kõrge kvaliteediga teenusesse ka keskmisest enam investeerima.

Kuidas automaatse monitoorimisega algust teha?

Monitoorida saab ainult seda, mis on õigesti üles märgitud, ehk alustada tuleb töökorralduse vundamendi ehitamisest. Veendu, et iga kliendile tehtud töö märgitakse süsteemselt üles ning sellele kuluvat aega mõõdetakse. Selleks tasub tööaja mõõtmine teha võimalikult mugavaks, et ajakulu jälgimisele omakorda liigselt aega ei kuluks.

“Aeg, mis kulub ajakulu jälgimisele” – kõlab nagu mingi lastemäng, kus jaburavõitu lauset tuleb üha kiiremini ning kiiremini korrata. Tegelikult on tegemist sadade raamatupidajate igapäevaga. Kusjuures on veel täiesti tavaline, et raamatupidaja hoiab tööülesannete nimekirju vaid oma peas või teeb ülestähendusi märkmepaberitele. Paberitele, mis nagu iseenesest rändama lähevad. Keerulise ja ebausaldusväärse tabelite ning paberilehekeste rägastiku asemel tasub kasutusele võtta üks korralik tööriist.

Intuitiivselt kasutatav tarkvara võimaldab tööaega mõõta stopperiga ning iga pisemagi töö kergelt üles märkida (näiteks ka see, kui konsulteerid klienti kiirelt telefonis). Oluline on järjepidevus ja süsteemsus, et andmete alusel saaks õigeid järeldusi teha.

LOE VEEL: 4 põhjust, miks raamatupidajad armastavad Ukut

Parim tööriist töömahu monitoorimiseks

Uku on hoole ja armastusega just raamatupidajatele arendanud tööde haldamise lahendus, mis aitab mugavalt tehtud tööd mõõta ning täpselt analüüsida. Uku monitooring muudab tehtud (ja muidugi mõõdetud) töö andmed visuaalseks raportiks, jälgib kliendiga tehtud kokkuleppeid sinu eest ning aitab probleemidele aegsasti reageerida.

Monitooring hoiab kokku sadu tunde ajakulu jälgimisele ning analüüsimisele kuluvat aega ning aitab kliendile kuluvat aega kontrollida. Samuti ütleb see sulle kohe, kui peaksid hinda muutma. Juhi ettevõtet targemalt ning hinnasta klienti õiglaselt.

Loe Uku võimaluste kohta lähemalt siin.

Artikkel avaldatud portaalis raamatupidaja.ee 27. mail 2020.