Korduvad ülesanded kliendipõhiste tähtaegadega
Seadista korduv ülesanne kliendi enda kuupäeva järgi: majandusaasta lõpp, palgapäev või teenuse pikendamine. Mitte ühe tähtaja järgi kogu büroo peale.
Sisukord
Klientide majandusaastad ei lõpe ühel ajal. Üks sulgeb detsembris, teine juunis. Ukus ei pea tööplaan eeldama, et kõigil on sama kuupäev.
Korduv ülesanne võib käia kliendi enda kuupäeva järgi, mitte ühe kuupäeva järgi, mis kehtib tervele büroole.
Kaks viisi tähtaega juhtida
1. Kliendi kaardile salvestatud kuupäevast. Lisa kliendile kuupäev: majandusaasta lõpp, palgapäev või tegevusloa pikendamine. Seejärel seo korduva ülesande alguskuupäev selle väljaga. Ülesanne tekib siis selle kliendi kuupäeval, ükskõik kuhu see aasta sees satub.
2. Fikseeritud kalendrireeglist. Kui tsükkel on kõigil sama, aga ajastus selle sees erineb, seadista korduvus ise. Kvartaalse töö puhul valid, kas ülesanne tekib kvartali esimeses, teises või kolmandas kuus. Uku kvartalid on seejuures fikseeritud: K1 jaanuar–märts, K2 aprill–juuni, K3 juuli–september, K4 oktoober–detsember.
Mõlemat seadistad ühes ja samas kohas, ülesande korduvuse seadetes. Alguskuupäeva juures asendab Kohandatud fikseeritud kalendrikuupäeva kliendi kuupäevaväljaga ja selle kohal olev nihe määrab, mitu päeva enne või pärast seda kuupäeva ülesanne tekib:
Tähtaja veerg arvestab sedasama ankrut, nii et terve ülesanne, nii algus kui ka tähtaeg, liigub koos kliendi enda kuupäevaga.
Üks asi peab enne paigas olema: kliendi kaardil peab olema Kuupäev-tüüpi lisaväli. Selle loob ettevõtte peakasutaja või omanik Seaded & Äpid → Kliendid → Kliendi väljad all ja alguskuupäeva valija näitab ainult seda tüüpi välju.
Näide: majandusaasta aruanne
Majandusaasta aruande tähtaeg tuleneb kliendi majandusaasta lõpust, mitte 1. jaanuarist: aruanne tuleb esitada kuue kuu jooksul majandusaasta lõpust. Salvesta majandusaasta lõpu kuupäev kliendi kaardile ja seo aastane ülesanne selle väljaga. Kliendil, kes sulgeb majandusaasta 30. juunil, hakkab ülesanne jooksma 30. juunist; kellel majandusaasta lõpeb 31. detsembril, sellel 31. detsembrist. Keegi ei pea tähtaegu igal aastal käsitsi nihutama.
Kliendi kaardil olev kuupäev on ankur, mitte tähtaeg ise. Ülesande saab panna algama valitud arv päevi enne või pärast seda. Ettevalmistus peab ehk algama kaks nädalat enne majandusaasta lõppu, esitamine tuleb alles mõni kuu hiljem. Iga kliendi ülesanded nihkuvad siis koos tema enda majandusaasta lõpuga.
Näide: palgaarvestus kliendi palgapäeval
Palgapäev on kliendi enda kokkulepe oma töötajatega. Üks maksab 5. kuupäeval, teine 10., kolmas kuu viimasel tööpäeval. Tsükkel on kõigil sama, üks kord kuus, aga kuupäev ei ole.
Salvesta palgapäev kliendi kaardile ja seo igakuine palgaarvestuse ülesanne selle väljaga. Nihkega paned töö algama nii palju päevi varem, kui büroo tegelikult vajab: kolm päeva, nädal, nii nagu kokku lepitud.
Oluline on ka see, mis juhtub riigipühaga. Töölepingu seaduse järgi loetakse palgapäevaks sellele eelnev tööpäev, kui palgapäev langeb riigipühale või puhkepäevale. Täpselt sama valik on korduvuse seadetes: Kuva enne, Kuva pärast või Jäta samaks. Vali Kuva enne ja ülesanne käitub nii, nagu seadus nõuab, ilma et keegi peaks kalendrit üle kontrollima.
Miks see oluline on
Üks kordumisreegel kogu büroo peale sunnib valima kahe halva variandi vahel: kas tükeldada iga töövoog eraldi malliks klienditüübi kohta või leppida sellega, et osa tähtaegu on valed ja neid parandatakse käsitsi. Kliendipõhised kuupäevad teevad mõlemad tarbetuks. Üks plaan katab kogu portfelli ja iga kliendi ülesanded tekivad sinna, kuhu tema kohustused päriselt jäävad.
Sama loogika kehtib iga kohustuse puhul, mis on seotud kliendipõhise kuupäevaga: AML-i ülevaatuse tsükkel, tegevusloa pikendamine, aadressiteenuse lepingu pikendamine, aruandlus emaettevõttele, lepingu ülevaatuse tähtaeg.
Üks piirang tasub teada: korduvus kehtib ainult kliendi ülesannetel. Projekti ülesanded seda ei toeta.
Dokumentide hankimine
Suurem osa tööst ei ole deklaratsioon ise. See on dokumentide küsimine kliendilt ja siis uuesti küsimine.
Uku võib selle küsimise sinu eest ära teha. Igale ülesandele saab lisada e-kirja automaatika: valid, millal see käivitub: kui ülesanne tekib, valitud arv päevi enne alguskuupäeva või siis, kui ülesanne on lõpetatud. Seadista see korra tööplaani mallile ja see liigub kaasa iga kordumisega, mille reegel tekitab. Rohkem sa seda ei puutu, ei järgmises kvartalis, ei järgmisel aastal ega järgmise kliendi juures.
Pane need kaks kokku ja tekib midagi märkamatult kasulikku. Ülesanne tekib selle kliendi enda kuus ja meeldetuletus läheb välja kaks nädalat enne tema enda tähtaega. Juunikliendilt küsitakse juunis, detsembrikliendilt detsembris. Üks plaan. Ja igaühe kuupäevad on tema omad.
Kui kasutad kliendiportaali, võib ülesande saata kliendi kontaktidele nii, et nad saavad selle ise ära linnutada. Lülita sisse automaatne lõpetamine ja ülesanne sulgub Ukus ise, kui nemad on oma osa teinud.
Korduma kippuvad küsimused
Kas korduv ülesanne saab käia iga kliendi enda tähtaja järgi?
Jah. Korduva ülesande alguskuupäeva saab siduda kliendi kaardil oleva kuupäevaväljaga: majandusaasta lõpp, palgapäev, teenuse pikendamise kuupäev. Ülesanne tekib siis selle kliendi kuupäeval ja üks tööplaani mall katab kogu portfelli, kus perioodid lõpevad eri aegadel.
Millal tuleb majandusaasta aruanne esitada?
Kuue kuu jooksul majandusaasta lõpust. Kui klient sulgeb majandusaasta 31. detsembril, on tähtaeg 30. juuni; kui 30. juunil, siis 31. detsember. Just seetõttu ei saa seda ülesannet siduda ühe fikseeritud kalendrikuupäevaga.
Kuidas panna ülesanne algama teatud arv päevi enne kliendi kuupäeva?
Kliendi kaardil olev kuupäev on ankur, mitte tähtaeg ise. Korduvuse seadetes saab määrata nihke: kui mitu päeva enne või pärast seda kuupäeva ülesanne tekib. Ettevalmistav töö võib alata kaks nädalat varem, esitamine langeda mõni kuu hiljem ning mõlemad nihkuvad koos kliendi enda kuupäevaga.
Mis juhtub, kui ülesande kuupäev langeb riigipühale?
Korduvuse seadetes valid, mis siis juhtub: Kuva enne, Kuva pärast või Jäta samaks. Palgaarvestuse puhul on õige valik Kuva enne, sest töölepingu seaduse järgi loetakse palgapäevaks sellele eelnev tööpäev, kui palgapäev langeb riigipühale või puhkepäevale.
Kas Uku saab kliendilt dokumente ise küsida?
Jah. Ülesandele saab lisada e-kirja automaatika ja valida, millal see käivitub: ülesande tekkimisel, valitud arv päevi enne alguskuupäeva või pärast ülesande lõpetamist. Kui see on seatud tööplaani mallile, liigub see kaasa iga kordumisega, mille reegel tekitab.
