Iga ettevõte on nagu elav organism – igaüks omamoodi. On väga oluline, et saaksid oma ülesanded, tooted, arved ja kliendiinfo personaliseerida nii, et need aitaksid Sinu ettevõttel kasvada. Ukus oleme sellega arvestanud ja loonud võimaluse funktsioone enda vajaduste järgi korrigeerida. Kõige selle jaoks oln olemas Uku rakendused. Tutvustan neid sulle lähemalt
Ülesanded
Uku peamiseks funktsiooniks on tööülesannete haldamine. Lisa klientide alla ülesanded koos töökirjeldustega, mõõda aega, jaga ülesandeid kolleegidega ja hoia kõik tööd puudutavad nüansid ühes kohas.
Raporti rakendus kuvab Sulle detailselt kui palju aega ülesannetele on mõõdetud, kas ja milliseid märkmeid on ülesannete kohta jäetud ning millises mahus tööd tehti.
Ülesannetele lisatud infot saad kasutada arvete koostamisel. Lisavõimalused ülesannete personaliseerimiseks:
- Mallid – Ülesannete komplekt kindla teenuse kohta, mida kliendile pakud, näiteks “Väikeettevõtte raamatupidamine”. Malliga saad kliendile lisada kiirelt õiged ülesanded ja need ilmuvad töölauale automaatselt.
- Teemad – Lisa ülesandele teema, et hiljem selgust saada, millistele ülesannetele enim aega kulub, näiteks “Koosolek”, “TSD”, “KMD” või mõni muu sinu ettevõttele spetsiifiline tööliik. Samuti saad teemade järgi grupeerida ülesanded nii töölaual, aruandluses või kasutada teenuse hinnastamisel arveldamises.
- Ülesande lisaväljad – Lisavälju saad luua vastavalt oma vajadustele. Näiteks numbrilised lisaväljad töömahust ülevaate saamiseks (kasutada saab ka arveldamises) või töö staatuse jälgimiseks aastaaruannete puhul – võimalusi on palju. Lisaväljadel kuvatud infost saab parima ülevaate raportist.
“Nüüd Ukut kasutades ei teki raamatupidaja vahetumisel olukorda, et klient jääks teenindamata, sest me ei tea tema ülesandeid.”
– Grow Finance partner Helari Pallas. Loe kasutajalugu siin.
Kliendid
Selleks, et info kliendi kohta ei jääks ainult raamatupidaja märkmetesse on Ukus kliendiprofiil. Lisa Ukus klientide rakendusse kogu info kliendi kohta (ülesanded, märkmed, dokumendid, ligipääsuõigused jm.), mida Sinul ja kliendisuhet hoidvatel isikutel vaja on. Infot saad mugavalt Uku ja raamatupidamisprogrammi vahel importida või eksportida.
Lisavõimalused kliendinimekirja personaliseerimiseks:
- Kliendigrupid – Grupeeri kliendid vastavalt oma soovidele. Näiteks on hea grupeerida kliendid pakutavate teenuste, hinnasatamismudeli või tegevusala järgi.
- Kliendi lisaväljad – Ukusse lisatakse kliendiinfot esialgu äriregistrist tõmmatud andmete põhjal. Sellega ei pea kliendiprofiilil piirduma. Loo lisaväljad, mille abil saad kliendi profiili täiendada. Kliente importides tuleb kogu info nendega kaasa.
Kliendiportaal
Uku kliendiportaal vähendab e-postkastis veedetud aega, sest kliendid saavad dokumente ja kommentaare jätta otse portaali. Sinu töövoog on ühtlasem, sest klient näeb vaevata, milliseid dokumente või tagasisidet temalt ootad.
Kliendid saavad oma dokumendid otse portaali üles laadida ning need on kohe raamatupidajale kättesaadavad. Nii kaob vajadus edasi-tagasi e-kirju saata ja suuremahuliste failide pärast muretseda. Uku automatiseerib e-kirjade protsessi ehk saadab ise sinu kliendile meeldetuletusi lähenevate tähtaegade või puuduvate dokumentide kohta.
Erinevalt üldistest e-kirjadest saad portaalist saata kliendile personaliseeritud küsimusi ja meeldetuletusi. Ukus saad kohandada kliendiportaali vastvalt oma ettevõtte brändingule ning klient tunneb end kui kodus.
“Kliendi tööde üleandmine ühelt raamatupidajalt teisele on palju lihtsam, sest kliendikaardilt saab kõik vajaliku teabe kätte.”
– AR Tähelend juhataja Anu Allikvee. Loe kasutajalugu siin.
Mini Uku
Ülesandele aja mõõtmiseks ei pea Uku olema avatud eraldi vahelehel. Uku mugavamaks kasutamiseks oleme loonud Google Chrome plugina nimega Mini Uku, kes ilmub sinu brauseriakna paremasse nurka. Mini-Ukuga saad ülesandeid lisada, neile aega mõõta ja kliente hallata.
Arveldamine
Arveldamine on aidanud väga paljudel ettevõtetel kasumeid suurendada. Arveldamise tähtsaim funktsioon on automaatne arvete koostamine kliendile seadistatud lepingu põhiselt. Ukus saad luua arveid nii fikseeritud tasu, tunni- ja tükitöö või nende kombinatsioonide alusel. Kui arved on loodud, hakkab Uku arveldamise rakendus neid õigel ajal automaatselt genereerima ning saad need ka otse Ukust välja saata.
Lisavõimalused arveldamise personaliseerimiseks:
- Ühendamine raamatupidamistarkvaraga – Uku oskab andmeid vahetada Merit Aktiva, Scoro, e-conomic ja 360 Księgowość programmidega.
- Tooted – Lisa Ukusse tooted ja teenused, mida oma klientidele pakud. Toodetele lisa ka käibemaksu ja ressursikoodid. Nii saad toodetest mugavalt luua lepingu mallid, mida saad klientidele ka massiliselt lisada. Kliendi lepingu loomise järel koostatab Uku klientile automaatselt arve.
- Lepingu mallid – Koosta lepingud, mille põhjal klientidele arveid saadad. Näiteks koosta leping klientidele, kellele teed aastaaruannet ning lisa see neile korraga.
“Tänu arveldamise lahendusele Ukus koostame arveid 1-2 päeva asemel 15 minutiga.”
– Aaroni Raamatupidamisbüroo OÜ tegevjuht Annika Lattik. Loe kasutajalugu siin
Monitooring
Monitooringuga saad hea ülevaate sellest, kas tehtud töö vastab kliendiga kokku lepitud töömahule. Lisa kliendiga kokkulepitud töö maht, näiteks mitu tundi tööd tehakse või kui palju dokumente sisestatakse. Monitooringu rakendus näitab, kas ettenähtud mahust on kinni peetud, sellest üle mindud või hoopis vähem tehtud. Monitooringus kuvatavad väljad saad ise luua, sest võimalik on võrrelda kõiki numbrilisi andmeid. Kui soovid kliendile tõestada, et töömaht on suurem kui kokku lepitud, on võimalik monitooringust andmed eksportida PDF või Excel failina.
“Saame aru, kui palju klientidele aega kulub, arveldus läks täpsemaks ning mis seal salata, see aitas otseselt tulusid kasvatada.”
– CHK tegevjuht Christer Haimi. Loe kasutajalugu siin
Rahapesu tõkestamine (AML)
Selleks, et kohustuslikud protsessid ei ununeks loob Uku automaatselt riskiprofiili uuendamise ja dokumendi kehtivuse lõppemise ülesande valitud kasutaja töölauale. Kliendiprofiilile tekivad ka rahapesu tõkestamise protsessiga seotud lisaväljad.
Ülesande kiirvalikud
Ülesande kiirvalikud võimaldavad mugavalt vahele tulevad ülesanded vaid ühe klikiga Ukusse sisestada. Näiteks: Pead võtma vastu kõne ja hetkel käsilolev tööülesanne jääb tagaplaanile. Sellisel juhul ei ole vajalik eraldi ülesannet kinni panna, vaid saad mugavalt valida kiirvalikust “Kõne” ja sellele hakkab automaatselt aeg jooksma.
Integratsioonid
Integreeri Uku oma raamatupidamisprogrammiga, et kiirelt informatsiooni kahe programmi vahel vahetada. Integratsioon vähendab tüütut ja veaohtlikku käsitööd. Hetkel on saadaval integratsioon nende programmidega: Xero, Merit Aktiva, Scoro, SmartAccounts, e-conomic ja 360 Księgowość.
* Kuulame oma kliente ning oleme valmis ka uute tarkvaradega integratsioone looma.
“Umbes 100 kliendi töömahu andmete käsitsi kokku kogumiseks kulus varem iga kuu terve tööpäev. Nüüd kulub selleks 1-2 tundi ja iga väiksemgi ülesanne läheb arvesse.”
– UAB JA&CH Konsultacijos tegevjuht Jurgita Adomaitienė. Loe kasutajalugu siin
E-kirjad
Automatiseeri korduvad kirjad ja saada klientidele e-kirju otse Uku e-kirjade äpist. Saata saad nii ühekordseid kui ka korduvaid e-maile. Näiteks seadista ülesandele “Dokumentide sisestus” automaatne kiri “Puuduvad dokumendid”, mis saadetaks välja 2 päeva enne ülesande algust. Nii on tööd alustades kliendilt dokumendid käes. E-kirjad, mida mitmete klientide puhul kasutad saab ka mallina seadistada. Vaata õpetust lähemalt siin.
Projektid
Loo projektid vastavalt oma ettevõttes toimuvatele protsessidele. Projektide äpis saad neist mugavalt detailse ülevaate. Näiteks on hea luua uue töötaja liitumisprotsessiks oma projekti mall. Seejärel saad uue töötaja külge lisada projekti ning algab ülesannete voog. Projekti puhul ei ole vaja seadistada täpseid kuupäevi, vaid neid määratakse vastavalt alguskuupäevale, näiteks 3 päeva enne projekti algust on vaja veenduda, et uuel töötajal oleks olemas töövahendid.
Uku projekte kasutab edukalt personaliteenust pakkuv ettevõte HR factory. Loe lähemalt, kuidas nemad projektid enda valdkonnas kasutusele võtnud on.
NB! See tööriist ei ole veel avalik. Kui soovid projektide äppi katsetada kirjuta meile uku@getuku.com
“Uku on väga abivalmis lahenduste väljamõtlemisel.”
– Piret Tootmaa, Numeri OÜ IT-juht ning raamatupidaja.
