Uudised

Tööaja arvestus – bürokraatlik õudus või organisatsiooni arengumootor? Lisaks 5 kasulikku tööriista

Avaldatud

sept. 12, 2019

•

11 min lugemine

Seoses hiljutise poleemikaga Tallinna Tehnikaülikooli Nurkse instituudis toimunud skeemitamise ümber, on muuhulgas olnud palju juttu tööaja arvestusest ja tööaja arvestuse tabelitest (algne uudis. Näiteks see uudis, Marju Himma arvamuslugu ja Lauri Laanisto arvamuslugu).

Julgen arvata, et paljudele sündmuste käiku jälginutele seostubki tööaja mõõtmine tohutu bürokraatia ja vaid vormi pärast tehtava tegevusega, millel pole päriseluga suuremat pistmist.

Aga kas see ikka on nii? Või on kaasaegne ja õigesti korraldatud tööaja arvestamine hoopis suurepärane viis oma ettevõte / organisatsioon / professionaalsus järgmisele arengutasemele viia? Ja kas aja ülesmärkimine peab ikka veel käima kaustikus või Excelis või on selleks paremaid viise?

Sellest järgnevalt juttu teengi ning lõpus soovitan sulle 5 praktilist tööriista (neli neist on eestlaste loodud), millega aja mõõtmise enda jaoks eriti lihtsaks saad teha.

Tööaja arvestus/mõõtmine: miks üldse vaevuda?

Tööaja mõõtmisel on küljes halb maik, sest see tundub olevat liigselt kontrollivate ülemuste viis oma töötajaid piinata ning kõiksugu tabelite ja graafikute näol tarbetut aruandlust toota. Miks sellise asjaga üldse tegeleda?

Siin on 4 väga head põhjust:

1. Sa ei saa arendada seda, millest sa täpset ülevaadet ei oma

Klassika, mida ikka jälle kontorites ning tehastes kuulda saab: „Ma arvan, et mul kulus sellele töölõigule umbes tund aega“ või „Mulle tundub, et meil läks selle projektiga liiga kaua“. Mis siin mureks on?

„Arvan“, „umbes“, „tundub“ ja „liiga kaua“ – need kõik on oletuslikud ja ebamäärasel sisetundel põhinevad hinnangud tööle panustatud aja osas. Selline viis töö kestust „mõõta“ on hägune ja laialivalguv ning kui sul peaks ka olema soov protsesse efektiivsemaks optimeerida, pole sul mitte kusagilt kinni hakata, sest ei ole ühtegi numbrit, mida lähtekohaks võtta.

Ebaselguse udu hajutamiseks on ainult üks viis: töödele kuluvat aega on tarvis hakata täpselt mõõtma, sest ainult nii tekib sul andmestik, mis annab ette selge pildi asjade seisust. Kohe kindlasti saad esmajärgus ausalt otsa vaadata kõigile neile koosolekutel istutud tundidele, meilidele vastamistele ja natuke pikemaks veninud lõunapausidele ning võrrelda seda kõike oma prioriteetsetele tegevustele panustatud ajahulgaga (usu mind, see on valgustav avastus).

2. Aja mõõtmine = sulle rohkem raha pikas plaanis

Mõistes, millele ja kui palju aega läheb, saad teatud intervallide tagant korrigeerida oma hinnastamist ja sel viisil hoida oma projektid kasumlikuna. Samuti: kui mõni klient peaks protestima senisest kõrgema hinna osas, on tugevad argumendid kohe varnast võtta, sest sul on võimalik detailselt põhjendada, mis viis sellise otsuseni.

Täpsed numbrid loovad ka usaldust ja usaldus toob sulle uusi projekte. Näiteks tuleb sinu juurde huviline ja küsib, kaua tema projekt aega võib võtta. Sina võlud seepeale välja oma graafikud ning ütled talle täpselt, palju viimati sarnaste ülesannetega on läinud ning kui tõenäoline on, et ka seekord nii läheb.

Sellest samast huvilisest saab palju suurema tõenäosusega sinu klient, kui ta näeb, et sul on asjad kontrolli all, ning sa tead, mida teed.

3. Tööaja arvestamine võimaldab paremini ennast ja ka meeskonda juhtida

Aja mõõtmisega seoses mõeldakse automaatselt tööluusi tegijate vahelevõtmisele. Jah, kuigi ka see võib mõningates ettevõtetes või sektorites aktuaalne olla, on täpselt sama tähtis ka jälgida, et ei sina või ka su tiim end tööga pooleks ei rebiks.

Oma inimeste manu hoidev ülemus hoolitseb ka alluvate töö ja vaba aja tasakaalu eest. Näiteks kui juht näeb, et tema parim spetsialist teeb järjest 60-tunniseid töönädalaid, siis ta sekkub ning annab viimasele vabad päevad. Või kui muud üle ei jää, on tal numbrid, mis põhjendavad uue töötaja juurdepalkamist. Täpselt samamoodi saab juht oma aega mõõtes enda tegemisi jälgida ning õigel ajal rahulikumalt võtta, et ta ise ei muutuks punetavate silmadega kontorifuuriaks.

4. Töötundide arvestamine on alus suuremale tootlikkusele

Kuigi eestlased hindavad rabamist, on teadlik töötegemine see, mis tootlikkuse tõusuks tarvilikku sisulist arengut võimaldab – seda nii töötaja, ettevõtte kui ka kogu majanduse tasandil. Viimast rõhutab iga aasta ka Euroopa Komisjoni majandusaruanne. Tsitaat selle aasta kokkuvõttest: „Hoolimata headest majanduskasvu näitajatest on konkurentsivõime säilitamiseks vajalik veelgi suurendada tööjõu tootlikkust, mis jääb endiselt alla palgakasvule“ (allikas, ingliskeelne täistekst siin).

Loomulikult on tootlikkust mõjutavaid tegureid rohkem kui üks, aga on kindel, et oma aja mõõtma hakkamine on lihtne, kuid samas mõjus samm, mida igaüks meist saab enda ja üldise tootlikkuse suurendamiseks teha.

Milline mõttelaad toetab ajaarvestuse juurutamist?

Kui sulle nüüd tundub, et tööaja mõõtmine polegi nii paha mõte, siis mis selle rakendamist enim toetab?

1. Suhtumine

Esimene oluline samm on näkku vaadata oma suhtumisele. Kas sa tahad aja mõõtmist juurutada seepärast:

et alluvate hilinemistele ja vähemtegemistele jälile jõuda ning neid seepärast karmilt karistada;
või soovid sa saada ausat pilti asjade hetkeseisust, et selle pinnalt kõik koos edukamalt edasi liikuda?

Kui sinu valik on esimene ning sul on plaanis diktaatorit mängima hakata, siis minu vaates on tarvis teha vaid üht: ole enda vastu aus ja jäta oma plaan katki ning loobu aja mõõtmise juurutamisest. Miks?

Sest kirjeldatud positsioonilt liikuma hakates ehitad sa ettevõttest hirmuvalitsuse, kus inimesed vihkavad aja mõõtmise kohustust ning põlgavad sind su mõttesähvatuse pärast. Loomulikult pole sellises õhkkonnas ka tootlikkuse kasvust juttugi.

2. Suhtumine + läbipaistvus

Kui oled aga meeskonnamängija, kes soovib koos oma inimestega aja mõõtmise abil uutesse kõrgustesse lennata, loe usinasti edasi ning hakka julgelt pihta. Mida esmajärgus silmas pidada?

Õnnestumise aluseks on läbipaistvus ning seepärast on oluline, et ka sina ise enda tööaega mõõdad ja oma tulemusi kõigiga jagad. Kui kogu tiim on võrdsel pulgal, tajutakse seda ausa mänguna, kus eesmärgiks positiivsete muutuste loomine, mitte jälgimine ja karistamine.

Enne kui aja ülesmärkimise ideed teistele presenteerid, tee ise läbi kuuajaline katseperiood, kus proovid iseseisvalt distsipliini hoida ning vaatad, mis sinu jaoks töötab ja mis mitte. Selliselt toimides koolitad end selle teema spetsialistiks ning kui lõpuks suurele ringile oma mõtet tutvustad, on sul võimalik ausalt enda kogemusi jagades inimlikku poolehoidu võita ja asi sujuvamalt liikuma saada.

Mismoodi aega mõõta?

Olenemata sellest, kas oled üksik hunt või meeskonna liige, soovitan sul kohe tulla 21. sajandisse ning alustada aja mõõtmist mõne vastavaks otstarbeks disainitud pilvepõhise tarkvara abil. Miks?

Sest kogu protsess peab sinu jaoks pikas plaanis oma mõttekuse säilitama. Kui tegevus on intuitiivne ja märkamatu, teed sa seda lennult, aga kui aja märkimine ise osutub suurimaks ajaröövliks, kaob motivatsioon kiirelt.

Kvaliteetsed pilvepõhised tarkvarad omavad kõik liidestusi veebibrauseritega ning neid saab eraldi paigaldada ka oma telefoni ja/või tööarvutisse. Nii on programm sul alati käeulatuses ja aja ülesmärkimine on hetkega võimalik ka kohtumistel käies ning kasvõi tehases, ehitusplatsil või põllul toimetades.

Kui aga valid ikka veel visalt edasi elava viisi märkida aegu Excelisse või muusse tabelarvutusprogrammi, veerevad su teele järgnevat takistused:

andmed ei ole tabelis reaalajas, mis tähendab, et juhina puudub sul pidev ülevaade asjade seisust;
tabeleid üksteisele e-postiga saates tekivad konfliktid tarkvara erinevate versioonide vahel, lähevad katki valemid ning väga lihtne on tekitada segadust ka mitmete erinevate failiversioonidega. Lisaks: kõik Exceli tööaja tabelis olevad andmed on kõigile lihtsasti muudetavad;
kuna Excelisse märgitakse tööaega 99% kindlusega tagantjärele, tekivad andmetesse moonutused, sest mälu järgi ülestähendamine ja erinevatelt paberitükkidelt pusle kokkupanek tõstab vigade esinemise tõenäosust märkimisväärselt.

Seega – parim viis tööaja arvestamiseks on eritarkvara, kus eelnimetatud probleemid on juba sinu eest lahendatud.

Millist programmi valida?

Tarkvara on laia profiiliga ning sobib suurele hulgale elualadele, aga pigem kaldub ettevõtete suunas, kus keskmes on töö kontoris.

Kas igavesti tasuta versioon on olemas?

Jah. Pakettide ülevaade siin.

Mis maksab?

Makstes kohe aasta ette, on olenevalt paketist kas ühe kuu või ühe kasutaja tasu ühes kuus 10,80 dollarit.

Kokkuvõtteks

Tööaja mõõtmise osas on palju eelarvamusi ja oletusi, aga nagu nägid, siis õigelt lähtekohalt alustades ja sobilikku tarkvara kasutades on võimalik liikuda oma ettevõtmisega sisulise arengu trajektooril.

Ja kui soovid oma tööde korraldamise viia uuele tasemele Uku abiga, uuri kõiki võimalusi sellele lingile klõpsates.

Illustratsioon: Icons8