Projektide alusel töötamine on laialt levinud meetod, kuid tööprotsessid on ettevõtetes tihtipeale erinevad Projektijuhtimine viiakse läbi tihti nii Excelit kui ka märkmike kasutades. Ometi on projekti tegevused ehk ülesanded enamasti samad.

Nutikamad lasevad kogu töö ära teha projektijuhtimiseks loodud tarkvaral.

Projektijuhtimine hõlmab planeerimist, ülesannete täitmist ja projekti edenemise jälgimist algusest lõpuni välja. Projektid on tihti küllalt pikaajalised ning võivad seetõttu tuua endaga kaasa ootamatusi, näiteks lõppkuupäeva muutumine. See tähendab, et muutub ka kõikide projektisiseste ülesannete tähtaeg. Kes muutustest töötajatele teada annab ja kõik kuupäevad õigeks seab?

Spetsiaalse projektijuhtimise tarkvara abil on sul hulga lihtsam:

• Ülesanneterohkeid projekte planeerida, koostada, jälgida ja juhtida;
• Rahalisi ressursse vastavalt projekti käekäigule optimeerida;
• Inimressurssi säästa, sest keegi ei pea eraldi osalistel silma peal hoidma.

Tänu standardiseeritud projektile on kogu protsess lihtne ja aitab ettevõttel kõrgema kvaliteediga teenust pakkuda. Süsteem aitab efektiivsust tõsta ja töötajatel jääb rohkem aega inimsuhtluse või analüütiliste ülesannetega tegelemiseks.

Nüüd, aga tähtsaima uudise juurde! Ukus on nüüd uus võimalus – projektijuhtimine! 

Uku projektide rakendust on testinud personaliteenuseid pakkuv ettevõte HR factory, kes on tootearendusele kaasa aidanud. Loe kasutajalugu, kuidas HR factory projektide abil tööd korraldab.

Kuidas Uku uus projektijuhtimise lahendus sind aitab?

Projektijuhtimine eeldab tarkvaralt paindlikkust

Uku projektide lahendus muudab ülesannete haldamise paindlikumaks. Selleks, et ülesandeid lisada, ei pea sa teadma täpset kuupäeva, millal projektisisene ülesanne töötaja töölauale ilmuma peaks. Projekti luues määrad mitu päeva, nädalat või kuud enne või pärast projekti toimumiskuupäeva kindel ülesanne töölauale ilmub. 

Sina määrad reeglid, Uku seadistab automaatika ja ülesanded ilmuvad kõigi osalejate töölauale õigel ajal.

Kui projekt lükkub edasi, muudab Uku automaatselt ka kõikide projektiga seotud ülesannete tähtajad. Nii ei pea keegi töötajatest käima eraldi tähtaegu muutmas või kolleege teavitamas. Projekti ülesanded on eristatud tavalistest kliendiülesannetest nii töölaual kui kliendiprofiilil, et lisateenused lepinguliste ülesannetega segi ei läheks.

Projektide loomine Ukus on imelihtne

Kuidas erineb projekt tavapärasest ülesannete voost? Projektis on kõik ülesanded ühekordsed, neid on vaja teha kindlas järjekorras õigete inimeste poolt ja nad on seotud teatud projekti staatusega. See tähendab, et ülesanded ei ilmu töölauale enne kui saavutatud on vajalik projekti staatus.

Selleks, et saaksid projektid võimalikult väikese vaevaga kasutusele võtta, oleme loonud sulle katsetamiseks mõned projektimallid. Kõik Ukus olemasolevad mallid on sinu ettevõtte vajadustele lihtsasti kohandatavad.

Kui oled projektide põhitõed selgeks saanud, on hea aeg hakata enda ettevõtte protsessidele vastavaid projektimalle looma. Näiteks võid luua auditi tegemiseks või uue kliendi liitumisprotsessi jaoks oma malli. 

Projektide kohandamine vastavalt ettevõtte vajadustele

Ukus saab projektijuht muuta kõiki projekti aspekte. Näiteks luua projekti sees konkreetseid ülesandeid, määrata need õigetele meeskonnaliikmetele ja luua seoseid ülesannete vahel, et need töölaual õiges järjekorras ilmuks.

Samuti saab määrata projekti ülesannete staatust, mis annab vajaliku ülevaate projektist. Näiteks, ettevõte on saanud uue lepingulise kliendi, aga tööd ei tohi alustada enne lepingu allkirjastamist. 

Selleks, et pärast kliendi liitumist kiireks ei läheks, saab eeltöö projektina ära korradada. 

Sisesta projekt Ukusse ja määra selle staatuseks “Ootel”. Ülesandeid kuvatakse siis, kui leping allkirjastatud ja projekt on käivitatud.

Näide projektist: Struktureeritud töötajate liitumis- ja lahkumisprotsess

Töötajate liikumine on oluline osa iga ettevõtte tööst ning nende liitumis- ja lahkumisprotsessis on mitmeid olulisi ülesandeid, mis võivad kahe silma vahele jääda. Näiteks võib ununeda, et uuel töötajal on vaja hiirematti või unustatakse, kui palju ligipääse lahkuval töötajal on.

Selleks, et sinu tööd lihtsustada, oleme töötajate liikumis- ja lahkumisprotsesside jaoks loonud Ukus projektimallid, mida saab ettevõtte vajadustele vastavalt kohandada. 

Projekti abil on ülilihtne kogu liikumisprotsessil silma peal hoida.

Projekti edenemise jälgimine ja töökoormuse haldamine

Uku projektide vaates saad hea ülevaate projektide hetkeseisust – millised neist püsivad kavas ja millised on veidi ajakavast maha jäänud. Samuti näed, kuidas töö meeskonnaliikmete vahel jagunenud on ning vajadusel saad kärmelt korrektuure teha. Nii väldid töötajate ülekoormamist ja läbipõlemist.

Projektidega hoiad kliendi ühekordsed lisateenused eraldi lepingulistest teenustest, sest projekti ülesanded teistest selgesti eristatavad nii töölaual kui kliendiprofiilil.

Kuidas projektijuhtimise rakendus minu ettevõtet aitab?

• Projektijuhtimine muutub algusest lõpuni läbipaistvaks ja kontrollitavaks. Juhil on täielik ülevaade ülesannete täitumisest. 
• Ülesanded ilmuvad töötajate töölauale õigel ajal. Projektid püsivad ajakavas ilma, et juht peaks pidevalt tööülesannete staatust kontrollima ja neid vastavalt jagama. 
• Niigi ülekoormatud juhid saavad vähendada oma halduskoormust. 
• Töötajad saavad keskenduda rohkem töö sisule, mitte selle koordineerimisele.

Proovi Uku projektijuhtimise võimalus ise järele

Miks Uku nüüd projektid sai? Lõime projektide rakenduse, et pakkuda head lahendust ka neile, kes lisaks lepingulistele ülesannetele ka projektipõhiseid teenuseid pakuvad. 

Raamatupidamisbüroodel kui teistel ettevõtetel esineb ülesannete haldamisega väga sarnaseid murekohti:

• Kuidas jälgida samaaegselt mitut projekti?
• Kuidas tagada, et iga töötaja roll projektis on selgelt määratletud?
• Kuidas töötajaid võimalikult vähese vaevaga juhtida?

Kui soovid rohkem tuge projektide kasutusele võtmise osas, loe õpetust Uku abikeskuses või vaata selgitavat videot.