HR factory personaalsed lahendused ja Uku paindlikud võimalused käivad käsikäes
HR factory personaalsed lahendused ja Uku paindlikud võimalused käivad käsikäes
Avaldatud
•
HR factory
19 aastat tegutsenud rahvusvaheline ettevõte, mis pakub personali- ja koolituslahendusi peamiselt suurettevõtetele.
Ettevõtte suurus
120
Ukus kasutavad
Probleem
Vananenud tarkvara, mis ei võimalda paindlikke protsesse ning muudatuste tegemine on keeruline ja aeganõudev
Lahendus
Ukus on võimalik tööülesannete ja projektide haldamisel seadistada kõik vastavalt kliendi või töötaja soovile.
Väärtus
- Ülesandeid on imelihtne luua, muuta, edasi lükata ja kolleegidele delegeerida.
- Uku kalender ja töölaud näitavad sulle iga päev ülesandeid, mida täna tegema pead.
- Tööks vajalik kliendiinfo on kättesaadav kõikidele, kes antud kliendiga seotud on.
“Uku tööhaldustarkvara peab ära proovima!”
“Uku tööhaldustarkvara peab ära proovima!”
Kadri Corio,
Programmijuht ning õppe- ja arendusspetsialist
HR factory, Saksamaalt pärit personaliteenustega tegelev ettevõte, on Eestis tegutsenud juba 19 aastat. Nende Münchenis, Vilniuses, Kaunases ja Tallinnas paiknevates filiaalides töötab 120 töötajat. HR factory klientideks on suurettevõtted üle kogu maailma. Peamiselt pakub HR factory oma klientidele personaliteenuseid ja koolituslahendusi. Ukut kasutatakse koolituste meeskonnas, kuid tulevikus näeb ettevõtte juht Ukut ka teisi osakondi abistamas.
“Isegi suurte korporatsioonidega töötades oleme hästi paindlikud,” räägib HR factory programmijuht ning õppe- ja arendusspetsialist Kadri Corio. Suurklientidele pakutavad individuaalsed lahendused teevad HR factory-st usaldusväärse partneri klientidele.
Uku on sama paindlik kui meie
Enne Ukut kasutati HR factory-s tarkvara, millega sai küll tööd teha, kuid see oli aeglane, keeruline ja jäik. “Selleks, et ühes ülesandes muudatusi teha, oli vahel lihtsam kogu projekt uuesti alustada,” meenutab Kadri. Paindlike teenuste pakkumiseks on vaja tarkvara, mis vajalikku mitmekesisust võimaldab.
“Ukus on ka suuremad muudatused hästi lihtsasti tehtavad ja tänu sellele hoiame kõvasti tööaega kokku.”
2021. aasta suvel kirjutas ettevõtte juht Jan Haines Uku emafirma, Artify, partnerlussuhtete juhile, Margot Roodile, palvega luua neile tööde haldamise lihtsustamiseks tarkvara. Eraldi tarkvara aga arendama ei pidanud, sest Uku oli juba olemas. Mõned lisatööriistad hiljem oligi Uku koos HR factory erisoovidega valmis.
“Oleme väga põnevil, et võtta kasutusele Uku tööriistu, milleni me veel jõudnud ei ole,” nendib Kadri. “Tahaksime Ukut kindlasti rohkem kasutada.” Uku tõlgiti 2023. aasta suvel ka saksa keelde, tehes Uku sakslastest personalispetsialistidele veelgi kättesaadavamaks.
Tööülesannete, arvete ja e-kirjade haldamisega saab Uku aidata HR factory igal osakonnal olla veel tõhusam. Näiteks tekib klientidel tihtipeale lisaküsimusi või -ülesandeid projekti käigus.
Aega mõõtes saab Ukus ülesande märkida lisatööna. Hiljem annab monitooringu vaade tiimijuhile selge ülevaate lisaülesannetele kulunud ajast. Seejärel võib lisaülesanded lisada tööplaani ja teenusele juurde või panna need ühekordselt lisaveeruna kliendi arvele, et tagada õiglane tasu.
Uku selgeks õppimine võtab vaid ühe päeva
“Algul on ikka hirm, et kui palju aega läheb uue programmi õppimiseks ja sellega harjumiseks,” nendib Kadri Corio. HR Factory meeskond oli aga positiivselt üllatunud, mõistes kui intuitiivne tarkvara Uku on. Kadri räägib huvitava fakti: “Mina ei saanud õigel koolituspäeval osaleda. Pärast võtsin ise Uku lahti ja sain tarkvara ise suurema vaevata selgeks.”
“Uku on lihtne ja loogiline, hästi kiiresti õpitav. Uuele töötajale Uku funktsioonide selgitamiseks pole vaja palju aega varuda.”
Põhjalik päevaplaan aitab koolitusi edukalt läbi viia
Isiklik märkmik on hea vahend oma tööülesandeid meeles pidada, kuid sellel on omad vead. Seda peab kaasas kandma ja mitte ainult – töötavat pastapliiatsit on ka tarvis. Uku on sinuga alati telefonis või arvutis kaasas.
HR Factory kasutab oma tööülesannete haldamiseks peamiselt Uku projektide rakendust. Koolituslahenduste pakkumise protsessis on keskmiselt 20-30 sammu, vahel rohkemgi. “Kõik need sammud on vaja seada ajaliselt järjekorda, et need õigel ajal töölauale ilmuks ning ükski kahe silma vahele ei jääks,” selgitab Corio.
"Igapäevaselt on kalender kõige olulisem. Sa teed hommikul Uku lahti ja seal on kirjas tööülesanded, mida täna ja homme tegema pead."
HR Factory töötajad loovad erinevate koolituste tüüpidel põhinevad ülesannete mallid, mida saab uue kliendi saabumisel taaskasutada, et mitte uute mallide loomisele aega kulutada. Ukus saab imelihtsalt ülesandeid hallata, staatust kontrollida, edasi või tagasi lükata ja vajadusel muuta. Ka ülesannete malle saab mugavalt vahetada ja uuele kliendile ümber tõsta.
Kolleegidega informatsiooni jagamine on imelihtne
Kellegi isiklik märkmik ei ole kogu kollektiivile avalik. Ukusse sisestatud info seevastu on nähtav kogu tiimile, tagades töötajatele iga projektiga ühine inforuum.
Klientide kohta on kogu vajalik informatsioon olemas kliendiprofiilil. Kliente saab vaevata juurde lisada ja nende vahel on mugav valida. HR Factory poolt kasutatavas projektide äpis on olemas ka info koolituskohtade kohta.
"Ukus on kogu infost hea ülevaade ja seda saab kiirelt vajadusel ümber tõsta või muuta."
Projekte saab igaüks vastavalt vajadusele kohandada. Lisatud tähtsat informatsiooni, näiteks kliendikontakte, saab uuesti kasutada, ilma iga kord uuesti andmeid eraldi sisestamata. Lisaks on võimalik mitmeid erinevaid projekte hallata ja piirata või laiendada ülesannete nägemist nii ettevõtte kui ka meeskonnasiseselt.
Mitme erineva projektiga samaaegselt töötades tagab Uku, et miski ei jää kahe silma vahele ja kõik lubatud töö saab tehtud, tehes igapäevatöö hulga lihtsamaks.
Eesmärk on laieneda nii äriliselt kui Ukus
Üsna kiirelt peale Uku kasutusele võtmist märkasid HR factory töötajad, et efektiivsus hakkas kasvama. Aega võideti tänu ülesannete haldamise lihtsustamisele – ülesandeid luua, seadistada ja muuta oli lihtsalt nii palju kiirem ja mugavam kui enne. “Proovime Ukut lisaks koolitustele ka teistes valdkondades ja riikides kasutusele võtta,” räägib Kadri.
Ettevõte on ka oma kliendibaasi kasvatanud. Corio ütleb: “Kui protsessid on lihtsad ja paindlikud, läheb ka töö kiiremini. Nii on võimalik selle võrra ka tööd juurde võtta.“
Kadri Corio HR Factory-st soovitab kõigile, kes Ukut veel ei kasuta:
“Selle peab ära proovima! Me ei kujuta enam ette, et peaks tagasi minema eelmise tarkvara juurde.”
Kui sinagi soovid samasugust edulugu, nagu on HR factory, broneeri tasuta personaalne 30-minutiline kõne Uku digiteerimise spetsialistiga. Tal on mitu head nippi, kuidas sinu tööde haldamine lihtsamaks muuta.
Oled valmis töötama targemalt?
Oleme Sulle igal sammul abiks ja
Uku on 14 päeva tasuta
