Kuidas Primum ületas Uku abil oma kasvulae

Primum on üks Läti juhtivaid raamatupidamisbüroosid. Büroo 25-liikmeline tiim teenindab kodumaiseid ja rahvusvahelisi ettevõtteid, väiksematest firmadest suurte ettevõteteni, pakkudes raamatupidamist, maksunõustamist, palgaarvestust, finantsanalüüsi ja õigusteenuseid. Bürood juhib Raivo Pede, tuntud nimi Läti raamatupidamises, ja oma maine on Primum üles ehitanud just nõudlike klientide heale teenindamisele.

Enamik raamatupidamisbüroosid ei jää toppama sellepärast, et töö oleks halb. Nad jäävad toppama sellepärast, et töö aluseks olev süsteem ei suuda enam sammu pidada. Just selline oli Primumi kogemus. Kasvav kliendibaas jooksis ikka ja jälle vastu sama seina: tarkvara, mis kohtles iga klienti ühtmoodi.

Hea tarkvara, mis oli lakanud sobimast

Primum ei vahetanud tööriista sellepärast, et varasem oleks olnud halb. Seda ütlevad nad ise otse.

“See oli töökindel büroohalduslahendus. Ajajälgimine toimis hästi ja funktsionaalsust oli palju, nii et see polnud kindlasti halb tööriist.”

Probleem oli sobivuses. Kui Primum kasvas ja võttis ette suuremaid kliente, jäi Qtime’i standardiseeritud lähenemine büroo vajadustele kitsaks.

“Selle tööplaanid olid tugevalt standardiseeritud, rakendades kõigile klientidele samu protsesse, mis ei sobinud päris hästi meie büroo tööviisiga. Vajasime rohkem paindlikkust tööplaanide seadistamisel iga kliendi ümber.”

Bürool, mille suurimad kliendid vajavad igaüks individuaalset lähenemist, ei tähenda üks jäik protsess efektiivsust. See on lagi.

Miks Primum valis Uku

Otsus taandus neljale tegurile.

1. Koondatud kliendiandmed. Kogu kliendiinfo ühes kohas, mitte laiali eri süsteemides ja tabelites, mis annab igal hetkel selge ülevaate iga kliendi seisust.
2. Paindlik tööplaanide kohandamine. Tööplaanid, mis kohanevad sellega, kuidas tiim tegelikult töötab, mitte jäik ühetaoline struktuur. See oli kõige olulisem suurte klientide puhul, kus iga kliendi saab seadistada täpselt tema spetsiifikast lähtuvalt.
3. Lihtne kohandatavus individuaalsete vajadustega. Lihtne seadistada nii tiimi kui ka üksiku kliendi tasandil, mis tegi nii kasutuselevõtu kui ka igapäevase kasutuse palju sujuvamaks.
4. Hea kasutuskogemus (UX/UI). Kasutajaliides, mida tiim pidas tõeliselt meeldivaks ja intuitiivseks.

“Vajasime rohkem paindlikkust tööplaanide seadistamisel iga kliendi ümber, just sellist kohanemisvõimet Uku pakubki.”

Kuidas Primum Ukut kasutab

Büroo on ehitanud oma igapäevatöö mõne Uku funktsiooni ümber:

• Kohandatud Klientide sektsioon, mille väljad on büroo vajadustele kohandatud, nii et kogu kliendiinfo on ühes kohas.
• Standardiseeritud tööplaanid ja ühekordsed ülesanded, mis teevad ajaanalüüsi palju lihtsamaks ja näitavad täpselt, kuhu aeg klientide ja tiimiliikmete lõikes kulub.
• Struktureeritud ülesanded, kus tiim salvestab lingid töödokumentidele ja kasutab kontrollnimekirju, et töö sammudeks jaotada, nii et kõik järgivad sama protsessi.
• Projektide sektsioon, et hallata ühekordseid projekte ja jälgida nende seisu ühe pilguga.

“Oleme tööplaanid ja ülesanded täielikult standardiseerinud, mis teeb hilisema analüüsi palju lihtsamaks ja annab meile selge ülevaate, kuhu aeg klientide ja tiimiliikmete lõikes tegelikult kulub.”

Seisakust järgmisele tasemele

Kui küsida Primumilt, milline raamatupidamisbüroo pidamine tegelikult on, siis on vastus aus. Raske on hoida kvaliteeti ühtlasena, raske on tööd mõistlikult jaotada, raske on näha, kui kaugel iga ülesanne tegelikult on, ja raske on mõõta, millised kliendid üldse kasumlikud on. Ilma sobiva süsteemita annab see kõik kokku ühe tulemuse.

“Ilma õige süsteemita viib see kõik seisakuni ja büroo lihtsalt lakkab kasvamast. See oli meie endi kogemus, enne kui võtsime kasutusele korraliku büroohaldustarkvara. Me piirasime ise ennast.”

Muutus tuli siis, kui süsteem lõpuks büroole sobis, mitte vastupidi.

“Kui olime kasutusele võtnud tõhusa büroohaldussüsteemi, sai meie kasv jõuda järgmisele tasemele ja siis järgmisele. Iga täiendus meie büroohalduse ülesehituses avas järgmise arenguetapi.”

Just see nihe on põhjus, miks Primum ei mõtle Ukust enam kui ajajälgimise tarkvarast.

“Meie jaoks on Ukust saanud enam kui ajajälgimise tööriist. See on osa sellest, kuidas me bürood juhime ja skaleerime.”

Mida soovitab Primum büroodele, kellel süsteemi veel pole?

Nende nõuanne igale büroole, kes töötab ikka veel ilma büroohalduseta, on otsekohene.

“Soovitame kindlalt sellise tööriista kasutuselevõttu. Ilma selleta läheb palju aega kaotsi ebaproduktiivsele administratiivtööle, ajale, mille saaks suunata sisukatele ülesannetele, mis loovad tegelikku väärtust nii klientidele kui ka büroole.”

Nad hindavad ka seda, et võimekas süsteem ei pea olema keeruline süsteem.

“Uku on leidnud hea tasakaalu funktsionaalsuse ja lihtsuse vahel, mis hoiab tööriista liigselt keeruliseks muutumast.”

Ja büroo enda kokkuvõte sellest, mida see tasakaal neile annab:

“Kliendiandmete koondamine, standardiseeritud tööplaanid ja usaldusväärne ajaanalüüs annavad meile vajaliku ülevaate, et kasvades pidevalt teenuse kvaliteeti tõsta.”

Juhi oma bürood nagu Primum

Kui su praegune tööriist surub iga kliendi läbi sama protsessi, ei ole see väike tüütus. Aja jooksul otsustab see, kui palju keerukaid kliente sa üldse vastu võtta saad. Uku laseb sul ehitada tööplaani iga kliendi ümber, hoida kõik nende andmed ühes kohas ja näha täpselt, kuhu su tiimi aeg läheb.

Enamik büroosid on töövalmis kahe kuni kuue nädalaga, tasuta migratsiooniabi ja personaalse juurutamisega. Vaata Uku hindu või broneeri demo ja me näitame, kuidas Uku sinu büroo tegeliku tööga kokku sobib.