Kuidas suures raamatupidamisbüroos edukalt tarkvara juurutada?

Kuidas tarkvara lihtsamini juurutada?

• Määra töötajad, kes õpivad tarkvara selgeks ja õpetavad seda seejärel teistele.
• Kasuta Uku spetsialistide abi, et kogu süsteem korrektselt implementeerida.
• Läbi protsesse üks samm korraga, et iga samm õnnestuks.

“Uku on hea töövahend nii juhtkonnale, vahejuhtidele ja ka raamatupidajale.”

“Uku tööhaldustarkvara peab ära proovima!”

Leinonen, rahvusvaheline raamatupidamisbüroo, pakub raamatupidamise ja palgaarvestuse teenuseid 11 riigis – Norra, Rootsi, Soome, Eesti, Läti, Leedu, Poola, Ukraina, Ungari, Bulgaaria ja Kasakhstan.

Klientidele ollakse abiks kogu ettevõtte elutsükli jooksul. Asutamisega, raamatupidamise, palgaarvestuse ja muude juriidiliste või maksuküsimustega ning vajadusel ka ettevõtete likvideerimise või ühendamisega.

Konkurentidest eristab Leinonen Eestit see, et nad pakuvad nii eesti kui soome raamatupidamist ja palgaarvestust. Pikaajaline kogemus valdkonnas teeb neist usaldusväärse partneri kliendile.

Kuidas juurutada tööhaldustarkvara 300 töötajaga büroole?

Soov Uku kasutusele võtta tuli Eestist. Uku ekspert ja müügijuht Triin Rast juhtis Leinoneni pardale toomise projekti.

Algselt planeerisid Triin ja Leinoneni juhatus Uku kasutusele võtta ühe kuuga. Siiski otsustati protsessi veidi tükeldada, et tagada täielik kontroll ja kõik Uku võimalused selgeks õppida. Arveldamine jäeti taotluslikult sügiseks.

Külli nendib: “Tegelikult oli see väga hea, sest nüüd oskame arveldamise tulekuks paremini ette valmistada. Meil on nüüd kasutamiskogemus olemas ja saame veel kiiremini asja selgeks.”

“Uku ei ole ju Eestis võõras. Meist see alguse sai ja kui kõik teised seda nägid ei olnud enam mingit tagasiteed.”

Jaanuaris alustati koos Uku tegevjuhi ja spetsialisti Triinuga suurfirma pardale toomise protsessi. 300-le töötajale tarkvara iga nurgataguse selgeks õpetamiseks toimus kümneid kohtumisi ja koolitusi.

Koos mõtlemine, planeerimine ja tegutsemine oli eduka koostöö aluseks. Ukut on Leinonenis üle maailma kasutatud nüüdseks juba pool aastat.

Triin mõtiskleb:

“Üheteistkümnes riigis tarkvara kasutusele võtmine oli suur amps meie kõigi jaoks, kuid kõik sujus ladusalt. Kukkus ju päris hästi välja!”

Külli kinnitab Triinu sõnu:

“Meie Eestis oleme väga rahul!”

Uku kasutusele võtmine projektijuhi Triin Rasti vaatenurgast

Triin räägib pardaletoomise protsessist projektijuhi vaatest: “Esimene ja pikim etapp oli CRM-i ehk kliendhalduse poole ülesehitamine. Soovisime, et klientide osa saaks väga põhjalik ja tugev alustala. Andmeid tõime üle nii Excelist kui Directost.

Järgmiseks sammuks oli tööplaanide ehitamine ning viimase sammuna võtame peagi ette arveldamise seadistamise.

Aprilli algus oli eriti huvitav. Samal ajal kui käimas oli üks Uku suurimaid kliendi liitumisprotsesse, läksin mina, projektijuht, kaheks nädalaks puhkusele. Õnneks aitasid kolleegid kõik mured lahendada ja tagasilööke ei olnud.

Enamasti on ettevõtetes kollektiivne vastutus Uku kasutamisele võtmisel ja selgeks õppimisel.

Leinonenis olid konkreetselt ära määratud:

• Super-admin kasutajad, kes õpivad tööplaanide tegemist;
• Admin kasutajad, kes õpetavad oma meeskonnale Uku kasutamist.

Selline õpeta õpetajat lähenemine on väga erinev kui võrrelda väike-ettevõttes Uku kasutusele võtmisega.”

Uku juurutamine töötajatele sujub edukalt

“Meil on inimene, kes teeb esmalt põhilised asjad Ukus selgeks. Seejärel selgitab tiimijuht eesmärke ning miks ja kuidas me midagi teeme – nii kliendi kui töötaja vaatepunktist,” selgitab Külli. Selleks, et nii uued kui olemasolevad töötajad kõige paremini Ukuga harjuksid, on neil Ukusse samm-sammult sisestatud liitumisprotsess.

“Uku on tehtud raamatupidamisbüroole ja see on väga tugev eelis. Ta on täpselt see, mida vaja ja ise ei pea enam midagi leiutama.”

Uku pakub palju võimalusi töö heaks organiseerimiseks. Leinonen ehitas oma Uku koos Triinu abiga üles nii, et tööhaldustarkvara oleks raamatupidajale mõnus meeldetuletav igapäevane abimees.

Külli räägib: “Oleme palju panustanud sinna, et Ukus oleks kogu kliendiinfo olemas. Ükskõik, kes Uku avab, saab kliendi ära teenindada ning töö ei jää seisma.” Ka raamatupidajad haigestuvad vahel ootamatult ning Uku abil saab ülesanded kergelt asendajale delegeerida.

Loe lähemalt, kuidas Uku Leinoneni protsesse standardiseerida aitas, ületöö haldamist lihtsustas ja palju muud efektiivsemaks muutis.

Kui sinagi soovid samasugust edulugu, nagu on Leinonen, broneeri tasuta personaalne 30-minutiline kõne Uku digiteerimise spetsialistiga. Tal on mitu head nippi, kuidas sinu tööde haldamine lihtsamaks muuta.