Tilitoimiston toiminnanohjaus – kaikki yhdessä järjestelmässä.

Tehtävät tulevat näkyviin silloin, kun niiden aika on – ei ennen eikä jälkeen. Kirjanpitäjät näkevät oman päivänsä suunnitelman; tiiminvetäjät näkevät jokaisen asiakkaan, jokaisen eräpäivän ja sen, kuka on ylikuormittunut. Tasaa kuormaa vetämällä tehtäviä päivästä toiseen. Merkitse tehtävä valmiiksi, niin näytöllesi paistaa aurinko.

Kuukausikirjanpito, palkat, ALV – tilitoimiston työt toistuvat, joten Ukussa toistuvuus on oletus. Luo työnkulkupohja eräpäivineen ja riippuvuuksineen, liitä se asiakkaaseen, ja jokaisen kuukauden tehtävät syntyvät itsestään. Näin tilitoimistot säästävät noin 30 % ajastaan.

Uuden asiakkuuden aloitus, tilintarkastukseen valmistautuminen, järjestelmänvaihto – projektit kulkevat toistuvien töiden rinnalla, ja niiden etenemisen näet reaaliajassa yhdellä silmäyksellä. Uusien työntekijöiden perehdytys ja uusien asiakkuuksien aloitus alkavat valmiista pohjasta, joten mikään ei jää sen varaan, että joku muistaa vaiheet.

Ajastin on suoraan tehtävällä, joten tuntikirjaus on yhden klikkauksen päässä – tai kirjaa ajan käsin, vaikka usealle tehtävälle kerralla. Koska jokainen minuutti kirjautuu asiakkaalle ja palvelulle, juuri näistä tiedoista muodostuvat myöhemmin työsi hinta ja laskusi. Ei erillistä tuntilistapäivää.

Yhdistä sähköpostisi ja muuta asiakkaan viesti tehtäväksi poistumatta Ukusta. Toistuvat viestit – ”lähetäthän tiliotteet” – lähtevät automaattisesti aikataulun mukaan, ja koko viestihistoria pysyy asiakkaan tiedoissa.

Ohjeet, salasanat, tiedostot ja kommentit ovat tehtävällä ja asiakkaalla – eivät jonkun päässä. Kun kollega on lomalla, siirrä hänen tehtävänsä sijaiselle kerralla, ja sijaisella on kaikki tarvittava ensimmäisestä päivästä alkaen.

Yhteyshenkilöt, sopimukset, omat kentät, tehtävähistoria, käytetty aika, lähetetyt sähköpostit – asiakaskortti on se yksi paikka, josta koko tilitoimisto hakee tiedot. Tuo asiakkaat integroidusta kirjanpito-ohjelmasta tai Excelistä muutamassa minuutissa; vienti on yhtä helppoa.

Sen sijaan, että muistuttelisit liitteistä sähköpostilla, ohjaa asiakkaat tilitoimistosi omalla brändillä varustettuun, turvalliseen portaaliin. Siellä he näkevät, mitä pyydetään, lataavat puuttuvan aineiston ja saavat automaattiset muistutukset, kunnes kaikki on valmista – ilman että kirjoitat itse ainuttakaan muistutusta.

Kaikki saapuva – portaalin kautta, sähköpostilla tai ladattuna – järjestyy automaattisesti asiakkaan, kauden ja tyypin mukaan. Yhdistä Google Drive tai Dropbox, jos arkistosi on siellä. Dokumentin etsiminen lakkaa olemasta oma tehtävänsä.

Tiimin lomat, läsnäolo, liukuva työaika ja perehdytys ovat Ukussa – ei erillistä HR-järjestelmää. Kun kollega on poissa, sijaistus on jo sovittu, joten asiakastyö ei pysähdy eikä mikään jää tekemättä.

Kiinteä veloitus, tuntiperusteinen, palvelukohtainen tai näiden yhdistelmä – määritä sopimus kerran, niin kuun lopussa jokainen lasku on valmiina luonnoksena, lisätyöt mukaan laskettuina. Sinä tarkistat ja lähetät. Tilitoimistot lyhentävät laskutuksen valmistelun päivistä tunteihin, eikä mitään laskutettavaa jää laskuttamatta.

Sovi budjetti jokaisen asiakkaan kanssa, niin Uku vertaa kirjattuja tunteja budjettiin sitä mukaa kuin niitä kertyy. Saat ilmoituksen ennen kuin budjetti täyttyy – silloin kun laajuudesta tai hinnasta ehtii vielä puhua, eikä vasta kun kate on jo mennyt.

Jokainen kirjattu minuutti ja valmistunut tehtävä kertyy reaaliaikaisiin raportteihin: aika asiakkaittain, kuormitus henkilöittäin, ajallaan valmistuneet työt. Näe, mihin tunnit menevät, huomaa kuka on ylikuormittunut ja tasaa tiimin kuormaa ennen kuin kuukausi karkaa käsistä – luvuilla, ei arvailulla.

Jokainen lasku ja kirjattu tunti kertyy yhteen kannattavuusnäkymään: kate asiakkaittain, palveluittain ja henkilöittäin. CHK:n kaltaiset tilitoimistot tekevät sen avulla hinnoittelupäätöksensä joka kuukausi – luvuilla, ei arvailulla.

Laskut siirtyvät QuickBooksiin, Xeroon, e-conomiciin, Fortnoxiin ja Merit Aktivaan. Sähköposti yhdistyy Microsoft 365:n ja Gmailin kautta, tiedostot Google Driven ja Dropboxin kautta. Avoin API kattaa loput. Kirjanpito-ohjelmasi pysyy – kaaos sen ympäriltä katoaa.

Yhdistä Claude, ChatGPT tai Cursor API-avaimella – kehittäjää ei tarvita. Pyydä sitä kokoamaan viime kuun kannattavuusraportti, niin se käyttää samoja tehtäviä, tunteja ja laskuja, jotka juuri kävit läpi. Sinä päätät, mitä se saa nähdä ja muuttaa, ja kaikkeen rahaan liittyvään tarvitaan avain, jonka annat tietoisesti.