Automatisoidut työnkulut tilitoimistoille – määritä kerran.
Uku vakioi työt, joten tiimisi ei keksi prosessia joka kerta uudelleen.
- Koko päivän tehtävälista syntyy automaattisesti
- Yksikään eräpäivä ei unohdu automaattisen aikataulutuksen ansiosta
- Toistuvat pohjat viikoittaisille, kuukausittaisille, neljännesvuosittaisille ja vuosittaisille tehtäville
4,8 · 300+ arvostelua · Luottokorttia ei tarvita
Tilitoimiston työnkulkujen automatisointi (prosessiautomaatio) on ohjelmisto, joka luo ja jakaa tilitoimiston toistuvan työn automaattisesti – kuukausikirjanpidon, ALV-ilmoitukset kuukausittain tai neljännesvuosittain, tilinpäätökset – sen sijaan, että esihenkilö kokoaisi tehtävälistan käsin joka kausi. Toistuvuussääntö luo jokaisen tehtävän aikataulussa, ohjaa sen oikealle työntekijälle, seuraa sen eräpäivää ja siirtää työn seuraavalle heti, kun riippuva vaihe on valmis. Kun prosessisi ovat pohjissa eivätkä ihmisten päässä, työ ohjautuu itsestään oikealle henkilölle oikeana päivänä – ja uuden asiakkaan tai uuden kirjanpitäjän aloitus tarkoittaa työnkulun käyttöönottoa, ei käsikirjan kirjoittamista.
Tehtävistä automatisoitu
Automatisoidut työnkulut varmistavat, että tehtävät päätyvät oikean henkilön työnäkymään oikeaan aikaan. Käsin osoittamista ei tarvita.
Unohtunutta eräpäivää
Toistuvat tehtävät ilmestyvät automaattisesti oikeana päivänä. Jos toistuvuus osuu viikonloppuun, Uku siirtää tehtävän aikaisemmaksi tai myöhemmäksi – sinä päätät.
Kaikelle tehtävän tiedolle
Alitehtävät, liitteet, ohjeet, muistiinpanot ja aiheet – kaikki tehtävää koskeva on yhdessä paikassa oikeiden ihmisten saatavilla.
”Uku on helppokäyttöinen, ja kirjanpitäjät oikeasti tykkäävät työskennellä sillä.”
Jurgita A., toimitusjohtaja, Liettua
Säästä aikaa kirjanpidon työnkulkupohjilla.
Lisää viikoittainen toistuvuus, niin tehtävät näkyvät valitseminasi viikonpäivinä. Käytä päivämääriin perustuvaa toistuvuutta kuukausittaisiin, neljännesvuosittaisiin tai vuosittaisiin töihin.
- Viikoittainen, kuukausittainen, neljännesvuosittainen ja vuosittainen toistuvuus
- Viikonloppusääntö – tee tehtävä ennen vapaapäivää tai sen jälkeen, sinä päätät
- Pohjissa kulkevat mukana alitehtävät, liitteet, vastuuhenkilö ja aika-arviot
Kaikki tärkeä tieto yhdessä paikassa.
Tarkistuslistat, liitteet, ohjeet ja muistiinpanot pitävät kokonaisuuden koossa. Aiheet ryhmittelevät ja suodattavat tehtäviä, joten löydät tarvitsemasi heti.
- Alitehtävien tarkistuslistat jokaiseen tehtävään
- Liitteet ja työohjeet juuri siellä, missä työ tehdään
- Aiheet tehtävien ryhmittelyyn ja suodatukseen kaikkien asiakkaiden välillä
Jokaisella asiakkaalla on oma työsuunnitelma.
Sovitut tehtävät eräpäivineen, vastuuhenkilö, asiakastiedot, dokumentit, muistiinpanot ja käyttöoikeudet – kokonainen järjestelmä, joka on räätälöity jokaiselle asiakkaalle.
- Yksilölliset työnkulut asiakaskohtaisesti, yleisistä pohjista luotuina
- Eräpäivät ja vastuuhenkilöt yhdellä silmäyksellä
- Toimii yhdessä asiakkuudenhallinnan kanssa – yksi asiakaskortti asiakasta kohden
Uku suunnittelee tehtävät puolestasi.
Päivän työt ovat oletuksena kärjessä. Hallitse tehtäviä työnäkymässä tai kalenterissa – ja löydä mikä tahansa tehtävä haun ja suodattimien avulla.
- Päivän priorisoitu suunnitelma valmiina joka aamu
- Hae ja suodata – ei enää loputtomien listojen selaamista
- Toimii käsi kädessä tehtävienhallinnan kanssa
Työ siirtyy eteenpäin ilman sähköpostia.
Ketjuta tehtävät, niin yhden valmistuminen siirtää seuraavan automaattisesti sen vastuuhenkilölle. Tositteita kirjaava ei odota tilannepäivitystä – hän saa tehtävän heti, kun edellinen vaihe on merkitty tehdyksi.
- Riippuvat tehtävät ilmoittavat seuraavalle vastuuhenkilölle heti, kun edellinen vaihe on valmis
- Tilannepalaveria ei tarvita sen selvittämiseen, kenen vuoro on seuraavaksi
- Monivaiheiset toimeksiannot hoidetaan projektinhallinnassa
Näe myöhästymiset ennen kuin asiakas huomaa.
Kaikkien tehtävien eräpäivät kootaan yhteen raporttiin. Myöhässä oleva ja laskuttamaton työ nousee esiin automaattisesti eikä paljastu vasta, kun asiakas soittaa.
- Myöhässä oleva ja laskuttamaton työ yhdessä raportissa, ilman käsin tehtävää seurantaa
- Sähköposti-ilmoitukset tehtävien osoittamisesta ja tilamuutoksista
- Asiakasta koskevat eräpäivät näkyvät asiakasportaalissa automaattisine muistutuksineen
Tilitoimiston työnkulkujen hallinnan ominaisuudet.
Työnkulkupohjat
Nopea kokonaiskuva jokaisen palvelun tehtävistä. Käytä pohjia lähtökohtana, kun luot asiakkaiden työsuunnitelmia.
Muokattava työnäkymä
Tallenna mieluisimmat näkymäsi valituilla suodattimilla ja ryhmittelyillä, niin pääset niihin nopeasti.
Omat kentät
Seuraa sinulle tärkeitä asioita – esimerkiksi sitä, onko asiakas myöhässä aineiston toimittamisessa.
Automaattinen tuntikirjaus
Anna tehtävälle aika-arvio. Merkitse se tehdyksi – ja aika kirjautuu automaattisesti.
Reaaliaikaiset näkymät
Raportit kokoavat tehtävät, tunnit ja volyymit asiakkaittain ja tiimeittäin – näet, mitä kannattaa parantaa.
Vastuuhenkilö
Käyttöoikeuksien ansiosta jokainen työntekijä näkee vain tarvitsemansa. Vastuuhenkilö näkee tiimin tehtävät.
Riippuvat tehtävät
Yhden tehtävän valmistuminen käynnistää seuraavan ja ilmoittaa sen vastuuhenkilölle – työ siirtyy eteenpäin kenenkään kysymättä.
Eräpäivämuistutukset
Muistutukset lähtevät hyvissä ajoin ennen eräpäivää, ja tiiminvetäjät näkevät myöhässä olevat tehtävät korostettuina reaaliajassa.
Kyllä, Ukun automatisoidut työnkulut osaavat sen.
Nämä kysymykset kuulemme tilitoimistoilta työnkulkujen automatisoinnista – ja vastaus on aina sama.
- Voinko luoda toistuvien tehtävien pohjia kuukausittaisiin, neljännesvuosittaisiin ja vuosittaisiin töihin?
- Voinko määrittää viikoittaisen toistuvuuden tehtäville, jotka toistuvat tiettyinä päivinä?
- Voinko siirtää eräpäiviä automaattisesti, kun tehtävä osuu viikonloppuun tai pyhäpäivään?
- Voinko pitää alitehtävät, liitteet ja muistiinpanot yhdessä paikassa tehtäväkohtaisesti?
- Voinko luoda jokaiselle asiakkaalle oman työsuunnitelman omine eräpäivineen?
- Voinko ryhmitellä ja suodattaa tehtäviä aiheittain kaikkien asiakkaiden osalta?
- Näenkö päivän priorisoidut tehtävät työnäkymässäni automaattisesti?
- Voinko käyttää työnkulkupohjia lähtökohtana, kun perustan uusia asiakkaita?
- Voinko kirjata ajan suoraan tehtävällä niin, että se kirjautuu automaattisesti, kun merkitsen tehtävän tehdyksi?
- Näenkö vastuuhenkilönä tiimini tehtävien kokonaiskuvan?
- Voiko yhden tehtävän valmistuminen siirtää seuraavan automaattisesti sen vastuuhenkilölle?
- Saanko sähköposti-ilmoitukset tehtävien osoittamisesta ja tilamuutoksista?
- Voiko myöhässä oleva ja laskuttamaton työ nousta esiin automaattisesti yhdessä raportissa?
- Liittyvätkö automatisoidut työnkulut laskutukseen, kun tunnit on kirjattu?
Kysymyksiä automatisoiduista työnkuluista.
Mitä työnkulkujen automatisointi tarkoittaa tilitoimistossa?
Työnkulkujen automatisointi tarkoittaa, että vakioit toistuvat tehtäväsi pohjilla ja säännöillä, jotta ne ilmestyvät oikean henkilön työnäkymään oikeaan aikaan. Sen sijaan, että jakaisit työt käsin joka kuukausi, Uku luo tehtävät automaattisesti toistuvuuden, eräpäivien ja tiimin vastuunjaon perusteella.
Miten toistuvien tehtävien pohjat toimivat Ukussa?
Luot tehtäväpohjan kerran kaikkine tietoineen – alitehtävät, liitteet, vastuuhenkilö ja aika-arviot. Valitse toistuvuudeksi viikoittain, kuukausittain, neljännesvuosittain tai vuosittain. Uku luo tehtävän automaattisesti, kun sen aika on, ja osoittaa sen oikealle työntekijälle.
Voinko muokata työnkulkuja asiakaskohtaisesti?
Kyllä. Jokaisella asiakkaalla on oma työsuunnitelmansa, jossa ovat sovitut tehtävät, eräpäivät, vastuuhenkilö, asiakastiedot, yhteyshenkilöt, dokumentit, muistiinpanot ja käyttöoikeudet. Voit käyttää yleisiä pohjia lähtökohtana ja muokata niitä asiakaskohtaisesti.
Miten Uku käsittelee tehtävät, jotka osuvat viikonloppuun tai pyhäpäivään?
Kun toistuva tehtävä osuu vapaapäivälle, valitset, siirretäänkö tehtävä aikaisemmaksi vai seuraavalle arkipäivälle. Näin yksikään eräpäivä ei mene ohi, ja tiimisi työn ja vapaa-ajan tasapainosta pidetään huolta.
Voinko kirjata tunnit suoraan työnkulussa?
Kyllä. Tuntikirjaus on rakennettu suoraan tehtävän työnkulkuun. Anna tehtävälle aika-arvio, tee työ, ja kun merkitset tehtävän tehdyksi, aika kirjautuu automaattisesti. Jokaisen kirjatun minuutin voi kohdistaa sopimukseen, jonka perusteella laskutetaan.
Miten pääsen alkuun työnkulkujen automatisoinnissa Ukussa?
Aloita luomalla työnkulkupohjat yleisimmille toistuville palveluillesi. Liitä ne asiakkaisiin, määritä toistuvuus, ja Uku hoitaa loput. Useimmat tilitoimistot pääsevät täyteen vauhtiin jo maksuttoman kokeilun ensimmäisellä viikolla.
Voiko tehtävä siirtyä automaattisesti seuraavalle henkilölle?
Kyllä, riippuvien tehtävien avulla. Määritä tehtävä riippuvaiseksi toisesta, niin se ilmestyy vastuuhenkilönsä työnäkymään heti, kun ensimmäinen merkitään tehdyksi – ei sähköpostia, ei tilannepalaveria, eikä kenenkään tarvitse odottaa tietoa siitä, että on hänen vuoronsa.
Saako tiimini ilmoitukset eräpäivistä ja tilamuutoksista?
Kyllä. Uku muistuttaa tehtävistä hyvissä ajoin ennen eräpäivää, ja voit ottaa käyttöön sähköposti-ilmoitukset tehtävien osoittamisesta ja tilamuutoksista. Tiiminvetäjät näkevät myöhässä olevat tehtävät korostettuina reaaliajassa eivätkä kuule niistä vasta asiakkaalta.
Mitä eroa on työnkulkujen automatisoinnilla ja tehtävienhallinnalla?
Työnkulkujen automatisointi on moottori, joka luo ja ohjaa toistuvan työn – pohjat, toistuvuudet ja riippuvuudet. Tehtävienhallinta on paikka, jossa tiimi tekee päivittäisen työnsä – työnäkymä, kalenteri ja suodattimet, joilla automaation luomat tehtävät hoidetaan.
Onko sinulla kysyttävää? Ota yhteyttä – oikeat ihmiset vastaavat.
Tilitoimistojen huippuarvosanat – kerta toisensa jälkeen.
Tutustu Ukun muihin ominaisuuksiin.
Saa työt tehdyksi
Palvele asiakkaita
Johda kannattavaa tilitoimistoa
Microsoft 365 
Gmail 
Google Drive 
Dropbox 
Zapier
Tehosta työtäsi kattavalla mutta helppokäyttöisellä tilitoimiston toiminnanohjauksella.
”Luodaan yhdessä unelma, jossa tiimi viihtyy, asiakkaista pidetään hyvää huolta ja voitot ovat reiluja.” – Rain Allikvee, yksi Ukun perustajista
