Studium przypadków
Dostosowane rozwiązania HR factory są zgodne z elastycznością Uku
Dostosowane rozwiązania HR factory są zgodne z elastycznością Uku
Opublikowany
•
Fabryka HR
Międzynarodowa firma działająca od 19 lat i oferująca rozwiązania w zakresie zasobów ludzkich i szkoleń głównie dużym przedsiębiorstwom.
Pracownicy
120 pracowników
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Projekty
- CRM
Problem
Przestarzałe oprogramowanie, które nie pozwala na elastyczne usługi, a wprowadzanie zmian jest trudne i czasochłonne.
Rozwiązanie
Uku pozwala ustawić wszystko zgodnie z życzeniem klienta lub pracownika podczas zarządzania zadaniami i projektami.
Korzyści
- Tworzenie, edytowanie, odkładanie i delegowanie zadań współpracownikom nie wymaga wysiłku.
- Kalendarz i pulpit nawigacyjny Uku pokazują zadania na dziś, jutro i następny tydzień.
- Istotne informacje o kliencie są dostępne dla wszystkich uczestników projektu.
„Musisz spróbować!”
„Musisz spróbować!”
Kadri Corio,
Menedżer programu i specjalista ds. kształcenia i rozwoju
HR factory jest siedzibą międzynarodowych ekspertów HR, świadczących usługi w zakresie zasobów ludzkich i szkoleń. Pochodząca z Niemiec firma działa w Estonii od 19 lat. Jej oddziały w Monachium, Wilnie, Kownie i Tallinie zatrudniają ponad 120 pracowników.
Klientami HR Factory są głównie duże korporacje na całym świecie. Uku, oprogramowanie do zarządzania pracą, jest obecnie używane przez zespół szkoleniowy, ale dyrektor generalny firmy widzi w Uku duży potencjał, aby pomóc innym działom w przyszłości.
„Nawet pracując z dużymi korporacjami, jesteśmy bardzo elastyczni” – mówi Kadri Corio, specjalista ds. uczenia się i rozwoju w HR Factory. Indywidualne rozwiązania oferowane dużym przedsiębiorstwom sprawiają, że HR Factory jest wiarygodnym partnerem.
Uku jest tak elastyczny jak my
Przed Uku, dział HR korzystał ze starszego oprogramowania do zarządzania procesami szkoleniowymi. Działało, ale było powolne, skomplikowane i sztywne.„Czasami łatwiej było stworzyć cały projekt od zera, niż dowiedzieć się, jak wprowadzić zmiany w jednym zadaniu” – wspomina Kadri. Ich specjalnością jest świadczenie usług dla firm z różnych branż, więc każdy klient ma inne potrzeby. Świadczenie elastycznych usług wymaga oprogramowania, które umożliwia wprowadzanie odpowiednich zmian.
"W Uku nawet duże zmiany są łatwe do wykonania. Dzięki temu oszczędzamy dużo czasu pracy".
Latem 2021 r. dyrektor generalny Jan Haines skontaktował się z Margot Roodi, szefową partnerstw w firmie macierzystej Uku, Artify, prosząc o opracowanie oprogramowania w celu zastąpienia oprogramowania bardziej innowacyjnym rozwiązaniem. Opracowanie nowego oprogramowania do zarządzania pracą nie było jednak konieczne, ponieważ po dodaniu kilku dodatkowych narzędzi Uku było gotowe do obsługi potrzeb fabryki HR.
„Chętnie poznamy dodatkowe aplikacje w ramach Uku” – stwierdza Kadri. Fabryka HR planuje wkrótce wykorzystać oprogramowanie do zarządzania pracą w większej liczbie działów. Co więcej, niedawne tłumaczenie Uku na język niemiecki sprawia, że jest ono bardziej dostępne dla ekspertów HR z Niemiec.
Zarządzanie ich zadaniami, fakturami i wiadomościami e-mail może sprawić, że każdy dział w fabryce HR będzie bardziej efektywny. Na przykład, klienci często proszą o dodatkowe zadania podczas trwających projektów.
Podczas śledzenia czasu można oznaczyć zadanie w Uku jako pracę dodatkową. Widok monitorowania zapewnia wówczas przejrzysty przegląd czasu spędzonego na zadaniach, które nie zostały początkowo uzgodnione w umowie z klientem. Mając ten wgląd, możesz uwzględnić te zadania w swoim planie pracy lub dodać je do faktury klienta, aby zapewnić uczciwą płatność.
Nauka Uku zajmuje tylko jeden dzień
„Na początku obawialiśmy się, ile czasu zajmie nauka i przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania” – wspomina Kadri Corio. Jednak zespół fabryki HR był zaskoczony, gdy zdał sobie sprawę, jak intuicyjne jest oprogramowanie Uku. Zdradza interesujący fakt:”Nie mogłam uczestniczyć w dniu szkolenia Uku. Następnego dnia otworzyłam Uku i nauczyłam się oprogramowania do zarządzania pracą bez większego wysiłku„.
"Uku jest proste, logiczne i łatwe do nauczenia. Nie trzeba poświęcać dużo czasu na uczenie nowych pracowników jego funkcji".
Dokładne listy rzeczy do zrobienia pomagają w skutecznym prowadzeniu szkoleń
Osobisty notatnik może być cennym narzędziem do śledzenia zadań, ale ma swoje ograniczenia. Konieczne jest noszenie go przy sobie wraz z działającym piórem. Uku jest z Tobą zawsze, gdy masz telefon komórkowy lub komputer.
Dział HR korzysta głównie z aplikacji Uku Projekty do zarządzania zadaniami podczas prowadzenia szkoleń. Proces szkoleniowy obejmuje średnio 20-30 zadań, a czasem nawet więcej. „Wszystkie te kroki muszą być ustawione w określonym czasie, aby pojawiły się na pulpicie nawigacyjnym we właściwym czasie i nie przegapiliśmy żadnego” – wyjaśnia Corio. W Uku można łatwo zarządzać zadaniami, sprawdzać ich status, przesyłać je dalej lub odrzucać, a w razie potrzeby zmieniać.
"Funkcja kalendarza jest najczęściej używana każdego dnia. Otwierasz Uku rano, a tam są zadania, które musisz dziś wykonać".
Pracownicy fabryki HR tworzą szablony zadań wielokrotnego użytku w oparciu o różne rodzaje szkoleń – nie trzeba już tracić czasu na dodawanie nowych zadań do każdego klienta z osobna. Szablony zadań można łatwo zmieniać i przenosić do nowego klienta.
Udostępnianie informacji współpracownikom nie wymaga wysiłku
Podczas gdy czyjś notatnik pozostaje prywatny, informacje o zadaniach, lokalizacjach szkoleń i trenerach wprowadzone w Uku są dostępne dla wszystkich członków zespołu projektowego. W ten sposób pracownicy mają wspólną bazę danych dla każdego projektu. Ponadto możliwe jest zarządzanie kilkoma różnymi projektami i ograniczanie lub rozszerzanie widoczności zadań w firmie i zespole. Informacje o kliencie są dostępne w profilu klienta, a dodawanie i zmiana między klientami jest nieskomplikowana.
"Uku zapewnia dobry przegląd wszystkich informacji, a w razie potrzeby można je szybko przenieść lub zmienić".
Celem jest rozwój zarówno jako firma, jak i w Uku
Pracownicy fabryki HR zauważyli dość szybko po użyciu Uku, że wydajność natychmiast wzrosła. Czas został zaoszczędzony dzięki uproszczeniu zarządzania zadaniami – tworzenie, konfigurowanie i zmienianie zadań było znacznie szybsze i wygodniejsze niż wcześniej. „Oprócz szkoleń, chcemy wykorzystać Uku winnych dziedzinach i krajach” – mówi Kadri.
Firma powiększyła również swoją bazę klientów. Corio mówi:”Jeśli procesy są proste i elastyczne, praca jest wykonywana szybciej. Dzięki temu możemy przyjmowaćnowych klientów i zwiększać liczbę zadań„
Kadri Corio z fabryki HR mówi wszystkim, którzy jeszcze nie korzystają z Uku:
"Musisz spróbować! Powtarzam, że elastyczność jest dla nas kluczowa. Nie wyobrażamy sobie powrotu do poprzedniego oprogramowania".
Jeśli chcesz osiągnąć taki sukces, jaki osiągnęła firma HR Factory, zarezerwuj bezpłatną, spersonalizowaną 30-minutową rozmowę demo ze specjalistą ds. cyfryzacji Uku.
