Studium przypadków
JA&CH Konsultacijos zwiększyła o 20% liczbę godzin rozliczeniowych dzięki Uku
JA&CH Konsultacijos zwiększyła o 20% liczbę godzin rozliczeniowych dzięki Uku
Opublikowany
•
UAB JA&CH Konsultacijos
usługi księgowe i doradztwo finansowe
Pracownicy
6 księgowych
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Śledzenie czasu pracy
- Zarządzanie relacjami z klientami
- Monitorowanie
- Fakturowanie
Problem
Śledzenie i rozliczanie pracy dla dużej liczby małych klientów
Rozwiązanie
Przygotowywanie faktur jest szybkie i łatwe dzięki danym z Uku
Korzyści
- Śledzenie wszystkich zadań spowodowało wzrost liczby rozliczanych godzin o 10-20%.
- Uku skrócił czas poświęcany na wystawianie faktur klientom z pełnego dnia pracy do 1-2 godzin dziennie.
- Uku pomaga zarządzać ich hybrydowym miejscem pracy z jednej wspólnej przestrzeni.
„Spędzamy mniej czasu na zarządzaniu pracą i otrzymujemy większe wynagrodzenie za całą pracę, którą tak naprawdę wykonujemy – i zawsze wykonywaliśmy”.
„Spędzamy mniej czasu na zarządzaniu pracą i otrzymujemy większe wynagrodzenie za całą pracę, którą tak naprawdę wykonujemy – i zawsze wykonywaliśmy”.
Jurgita Adomaitienė,
Współwłaściciel i kierownik
UAB JA&CH Konsultacijos to firma świadcząca usługi księgowe, doradztwa podatkowego i finansowego w Kownie, zatrudniająca 6 księgowych i obsługująca około 100 klientów. Firma ma 3 lata i używa Uku do zarządzania zadaniami już od 1,5 roku. Jako część większej grupy korporacyjnej CHK , usłyszeli o Uku od swojego estońskiego partnera CH Konsultatsioonid OÜ, który używa Uku od 2017 roku.
Współwłaściciel i kierownik JA&CH Konsultacijos, Jurgita Adomaitienė, mówi, że CHK było bardzo zadowolone z Uku: „Przed Uku nie używaliśmy żadnego innego oprogramowania i nie musieliśmy daleko szukać, ponieważ nasz partner miał już odpowiednie narzędzie. To było naprawdę miłe, że mogliśmy korzystać z ich doświadczenia. Ułatwiło to również wprowadzenie Uku do naszej firmy”.
Jak widzieliśmy w poprzednim studium przypadku, CHK wykonało wiele prac przygotowawczych przed przeniesieniem swoich zadań do Uku. Stworzyli mapę swoich zadań i procesów oraz szablony robocze dostosowane do swoich potrzeb. Firma JA&CHK przejęła znaczną część tego doświadczenia i od razu zaczęła dostrzegać rezultaty.
Śledzenie czasu znacznie zwiększyło liczbę rozliczanych godzin
Jurgita mówi, że ponieważ ich klientami są głównie mniejsze firmy, śledzenie spraw może być trudne: „Przed Uku na pewno przeoczyliśmy wiele zadań.
Uku spełniło nasze oczekiwania - mogliśmy dokładnie śledzić, ile czasu poszczególni pracownicy poświęcili na poszczególne zadania dla poszczególnych klientów."
Mówi, że jako rozwijająca się firma trudno jest dokładnie zmierzyć wpływ Uku, ale w przybliżeniu można oszacować, że korzystanie z Uku zwiększyło liczbę rozliczanych godzin o 10-20%: „Ponieważ nasi pracownicy śledzą całą swoją pracę, różnica jest zauważalna.
Uku jest łatwe w użyciu, a księgowi uwielbiają z nim pracować."
JA&CHK używa Uku głównie do planowania i śledzenia zadań oraz opracowywania danych rozliczeniowych. „Dzięki Uku fakturowanie klientów stało się naprawdę łatwe. Uku dostarcza nam szczegółowych danych dotyczących śledzenia czasu pracy, co pozwala nam szybko i precyzyjnie tworzyć faktury dla klientów.
Ręczne zestawianie informacji rozliczeniowych dla około 100 klientów zajmowało kiedyś jeden dzień w miesiącu. Teraz zajmuje to 1-2 godziny, a każde drobne zadanie jest rozliczane.
Wystarczy, że wyeksportuję te dane za pomocą arkusza kalkulacyjnego i już możemy wysyłać faktury w drogę” – zauważa Jurgita.
Wyzwania związane z zarządzaniem hybrydowym miejscem pracy
Księgowi JA&CHK pracują zarówno zdalnie, jak i w biurze, a Uku pomaga zarządzać zespołem z jednej wspólnej przestrzeni. Poza zarządzaniem i rozliczaniem pracy, Uku daje Jurgicie widok na firmę z lotu ptaka:
"Jako kierownik widzę, ile pracują księgowi, czy są jakieś wąskie gardła, ile czasu poświęcamy klientowi i ile on nam płaci".
„Z jednej strony możemy przydzielać pracę i lepiej rozłożyć obciążenie pracowników. Z drugiej strony możemy bardziej precyzyjnie ustalać ceny i mieć pewność, że nasza praca przynosi zyski” – mówi Jurgita. „W sumie spędzamy mniej czasu na zarządzaniu pracą i otrzymujemy większe wynagrodzenie za całą pracę, którą tak naprawdę wykonujemy – i zawsze wykonywaliśmy”.
