Studium przypadków
Uku pomaga V. Finantserowi przynieść pieniądze do domu
Uku pomaga V. Finantserowi przynieść pieniądze do domu
Opublikowany
•
V. Finantser OÜ
usługi księgowe
Pracownicy
11
Używanie Uku do:
- Zarządzanie pracą
- Śledzenie czasu pracy
- CRM
Problem
W miarę jak zespół się rozrastał, trudno było pilnować faktycznego obciążenia pracą.
Rozwiązanie
Uku pomaga mierzyć czas pracy i przynosić pieniądze do domu.
Korzyści
- Dzięki Uku "znaleźli" około 20% więcej godzin rozliczeniowych.
- Oprogramowanie jest zaprojektowane specjalnie dla potrzeb księgowych i rośnie i ewoluuje wraz z nimi.
- Pracownicy mają poczucie odpowiedzialności za swoje zadania, a dzień pracy jest bardziej skoncentrowany.
- Wszystkie strony są uczciwie wycenione - pracownik, klient i serwis jako całość.
„Teraz mamy lepszy przegląd czasu poświęconego naszym klientom”.
„Teraz mamy lepszy przegląd czasu poświęconego naszym klientom”.
Virge Ratassepp,
CEO
V.Finantser to firma księgowa założona w 2008 roku, której zespół liczy dziś 11 księgowych. Każdego miesiąca obsługują 143 firmy różnej wielkości i z różnych branż. Zaczęli od 3-4 pracowników, ale na początku 2019 roku liczba pracowników podwoiła się, a zarządzanie obciążeniem pracą w Excelu miało tendencję do wymykania się spod kontroli.
Virge Ratassepp założyciel i prezes V. Finantser mówi, że firma rozwijała się szybciej niż byli w stanie zarządzać, a wzrost liczby klientów również był niezauważalny. Nie śledzili w żaden sposób swojego czasu pracy, informacje o obciążeniu księgowych nie docierały do fakturującego i w zasadzie firma świadczyła darmowe usługi.
Przypadkowo usłyszeli o Uku na szkoleniu z księgowości na początku 2019 roku i natychmiast zaczęli energicznie wypróbowywać. Celem było dokładne mierzenie godzin pracy i jak mówią, przynoszenie do domu pieniędzy. Virge mówi:
"Chcieliśmy, aby wszystkie strony były uczciwie wycenione - pracownik, klient i cały serwis".
Wprowadzenie Uku pomogło im "znaleźć" 20% godzin rozliczeniowych
Virge zauważa, że samo otwarcie programu nie czyni cudów: „Nie możemy powiedzieć, że wprowadzenie Uku było łatwe, ale nie było też trudne.
Każdy początek wymaga zaangażowania i konsekwencji - wtedy wszystko jest możliwe."
Dziś cały ich zespół używa Uku do zarządzania klientami, monitorowania obciążenia pracą i planowania pracy. Układają oni szablony planów pracy klientów, które rosną i ewoluują w czasie w zależności od potrzeb.
Virge uważa, że wyłącznie dzięki Uku „znaleźli” około 20% więcej rozliczalnych godzin pracy. Ponadto, szybciej wykrywają problemy związane z zarządzaniem czasem i wzrostem klientów. „Teraz mamy lepszy przegląd czasu poświęconego naszym klientom. Zaczęliśmy od pomiaru czasu, ale do dziś robimy analizy uzupełniające i zajmujemy się niespodziankami, które się pojawiły, „mówi Virge.
Uku stale się rozwija, aby sprostać potrzebom księgowych
To, co zespół V.Finantser najbardziej ceni w Uku, to fakt, że został on stworzony specjalnie dla księgowych i odpowiada ich potrzebom: „Struktura i logika Uku są zgodne z pracą księgowego i zawsze można mieć wpływ na jego rozwój. Dzięki temu, że Uku gromadzi mądrość różnych biur rachunkowych, jest w zasadzie współtworzone i stale ewoluuje razem z nami.
Księgowa nie pracuje dla programu, ale Uku naprawdę wspiera ich pracę. Na przykład Uku przypomni o różnych rzeczach, jeśli będzie to konieczne."
Dodatkowo Uku pomaga pracować bardziej celowo. „Wydaje się, że w Excelu zadania należały do firmy, ale w Uku każdy ma swoje zadania. Każdy widzi dokładnie, czy zadania zostały wykonane, czy nie, a wszyscy pracownicy mogą stworzyć swój własny plan pracy. Pracownikowi łatwiej jest zarządzać sobą w ciągu dnia z Uku niż z arkuszem kalkulacyjnym Excel” – mówi Virge.
Wszystkim tym, którzy jeszcze nie korzystają z Uku, Virge mówi: „Każdy nowy początek jest trudny, ale jeśli właściwie wykorzystacie Uku, to na pewno przyniesie to korzyści firmie. Musisz umieścić Uku do pracy dla siebie. Jeśli nie myślisz wzdłuż, to nie będzie działać. Szorstki początek może też świadczyć o tym, że miałeś zbyt mały kontakt z obsługą klienta. Zachęcam do kontaktu z nimi i uzyskania odpowiedzi na wszystkie pytania.
A jeśli próbowaliście Uku 2 lata temu, to uwierzcie mi - dziś to zupełnie nowe Uku".
