Budgetera i pengar och få en varning innan budgeten tar slut – och följ upp avtalet mot alla andra resurser. Uku upptäcker förlusten medan du fortfarande kan rätta till den.
4,8 · 300+ recensioner · Inget kreditkort krävs
Marginalen läcker på två ställen: arvodet du satte för lågt, och arbetet som ingen faktura någonsin räknade med. Budgeten håller koll på det första, uppföljningen på det andra – och båda reagerar medan arbetet fortfarande pågår.
De löser samma problem – att skydda din marginal – från två olika håll. Här ser du exakt vad var och en mäter och när du ska använda den.
Mäts i pengar.
Du avtalar en budget per kund och Uku räknar varje registrerad kostnad mot den. En förloppsstapel i realtid visar vad som återstår, och en varning skickas innan budgeten är förbrukad.
Använd den när ett uppdrag till fast pris har ett tak som du inte får passera i tysthet.
Mäts i faktiskt arbete.
Uku jämför det du har avtalat med det arbete som faktiskt utförts – främst tid, plus de dokument du har hanterat och de lönekörningar du har gjort – och visar en status i rött, orange eller grönt per kund i realtid.
Använd den när en kund hela tiden skickar ”bara en sak till” och du misstänker att priset inte längre matchar arbetsinsatsen.
Budgeten sätter ett tak för det du tar betalt. Uppföljningen visar om priset fortfarande matchar arbetet. De flesta byråer använder båda.
Oväntade överskridanden
Uku varnar dig innan en budget tar slut – och flaggar en kund i samma stund som arbetet går över avtalet.
Registrerat i realtid
Varje timme, post och dokument räknas automatiskt. Ingen avstämning i kalkylark vid månadsskiftet.
Mer debiterbara intäkter hittade
Byråer berättar att de har hittat underprissatta avtal – 8 timmar fakturerade medan teamet arbetar 20 – och prissatt om med data.
Uku har gett mig och andra chefer värdefulla insikter om medarbetare, kunder och uppgifter.
Christer Haimi, CHK
Sätt en budget per kund i valfri valuta, utifrån avtalet med kunden. Uku räknar varje registrerad minut mot den.
Välj en tröskel – Uku varnar teamledaren när en kund närmar sig den. Agera direkt när arbetsbelastningen förändras.
Per kund, per projekt eller per ämnesområde. Exempel: 1 000 € för den löpande bokföringen varje månad – sätt den i den valuta du fakturerar i.
En tydlig förloppsstapel visar förbrukning och återstående budget direkt. Arbetar du med en uppgift som har en budget? Du ser direkt om kunden ligger över.
Automatiska varningar under varje kunduppgift plus notiser – så att du planerar framåt och justerar i stället för att upptäcka överskridanden när det är dags att fakturera.
Uku sparar också historik över tidigare budgetperioder – se trender och avgör om en avvikelse är tillfällig eller ett verkligt problem.
Pengar är bara en dimension. Uppföljningen jämför avtalet med det faktiska arbetet – främst tid, sedan de dokument du har hanterat och de lönekörningar du har gjort – så att en olönsam kund inte kan gömma sig bakom en betald faktura.
Lägg in kundavtalet – timmarna, dokumenten som ska hanteras och lönekörningarna som ska göras. Sätt tillåten avvikelse för var och en.
Uku läser registrerad tid, dokumentloggen och lönekörningarna i realtid. Arbetsinsats mot avtal uppdateras automatiskt – ingen avstämning vid månadsskiftet.
När en kund avviker från avtalet ser du det direkt – grönt, orange eller rött – och kan agera innan förlusterna växer.
Rött · Överskridet
Kunden betalar mindre än vad arbetet faktiskt kräver. Ett tydligt underlag för ett prissamtal – nu, inte vid årsskiftet.
Orange · Närmar sig
Det finns fortfarande kapacitet inom avtalet, men gränsen är nära. Planera de kommande veckorna innan det slår över till rött.
Grönt · Enligt plan
Arbetet ligger inom de avtalade ramarna och lönsamheten är där den ska vara. Inget att göra – precis det du vill se.
Färgerna ger dig en tydlig signal inför prissamtalet – inte magkänsla, utan data från varje registrerad timme, varje hanterat dokument och varje lönekörning.
Med uppföljningen fattar du beslut på data – inte på magkänsla, och inte på förra månadens Excel.
Ingen krånglig konfiguration. Slå på uppföljningen för alla kunder i ett svep, sedan går den automatiskt i bakgrunden.
Anpassa budgeten efter kundavtalet, i valfri valuta.
Få en avisering på den nivå du väljer, innan budgeten är förbrukad.
Förbrukat mot avtalat i realtid, per kund och period, med historik.
Den största delen – jämför avtalade timmar med den tid som faktiskt lagts per kund.
Jämför de dokument du har avtalat att hantera med det som faktiskt hanterats.
Se för hur många kunder du har kört lön jämfört med vad som avtalats.
Bestäm toleransen för var och en innan en kund flaggas.
Status i rött, orange eller grönt för hur avtalen uppfylls, för alla kunder.
Alltid det aktuella läget för varje avtal – inte förra månadens siffror.
Alla frågor om budget och uppföljning vi får från redovisningsbyråer – och svaret är alltid detsamma.
Budgeten mäter pengarna. Du sätter en budget per kund i valfri valuta, och Uku varnar dig innan den tar slut. Avtalsuppföljningen mäter allt annat – den jämför kundavtalet med det arbete som faktiskt utförts, främst tid men också de dokument du har hanterat och de lönekörningar du har gjort, och visar en status i rött, orange eller grönt per kund i realtid. Budgeten sätter ett tak för arvodet; uppföljningen visar om priset fortfarande matchar arbetsinsatsen.
Du kommer överens med kunden om en budget – i valfri valuta – och Uku räknar varje registrerad minut mot den i realtid. När budgeten närmar sig taket meddelar Uku dig, så att du hinner agera i tid.
Avtalsuppföljningen jämför automatiskt det arbete du har avtalat med en kund med det arbete som faktiskt utförts – främst tid, plus de dokument du har hanterat och de lönekörningar du har gjort. En enkel status i rött, orange eller grönt visar om varje kund fortfarande är lönsam, så att du kan agera innan du gör extraarbete gratis.
Rött betyder att kunden överskrider den avtalade planen – du gör mer arbete än du får betalt för. Grönt betyder att arbetet ligger inom de avtalade ramarna och att lönsamheten är där den ska vara. Orange betyder att det fortfarande finns utrymme, men att gränsen närmar sig.
Välj en tröskel, till exempel 80 % eller 90 % av den avtalade budgeten. När det registrerade arbetet för en kund passerar den får teamledaren en varning – innan budgeten är förbrukad, inte efteråt.
Både historiken över budget mot utfall och trafikljuset i avtalsuppföljningen visar vilka avtal som regelbundet överskrids. Det ger dig konkreta underlag för att omförhandla priser – byråer berättar att de på så sätt har hittat betydande underprissatt arbete.
Kundbudget och avtalsuppföljning finns i Ukus högre planer. Avtalsuppföljningen kan sättas upp för alla kunder på en gång – det är enklare än att fylla i ett Excel-ark.
Har du en fråga? Kontakta oss – riktiga människor svarar.
Arbeta effektivare med ett omfattande byråstöd som ändå är enkelt att använda.
”Låt oss skapa en dröm där teamet trivs, kunderna är väl omhändertagna och vinsten är rättvis.” – Rain Allikvee, medgrundare av Uku
Fortnox 
Microsoft 365 
Gmail 
Google Drive 
Dropbox 
Zapier
