Studium przypadków
Aaroni Raamatupidamisteenused nadąża za nowymi technologiami i oszczędza czas pracy
Aaroni Raamatupidamisteenused nadąża za nowymi technologiami i oszczędza czas pracy
Opublikowany
•
Aaroni Raamatupidamisteenused OÜ
Aaroni Raamatupidamisteenused OÜ to estońska firma działająca od ponad dziesięciu lat. Oferują usługi księgowe na terenie całej Estonii, jak również dla e-rezydentów.
Pracownicy
5 osób
Używanie Uku do:
- Zarządzanie zadaniami
- Śledzenie czasu pracy
- Fakturowanie
- CRM
Problem
Ręczne wprowadzanie danych zabiera czas, który księgowy mógłby wykorzystać na pracę dla klienta.
Rozwiązanie
Uku można zintegrować z różnymi programami, dzięki czemu dane mogą być szybko importowane i eksportowane.
Korzyści
- W Uku przekazywanie wielu klientów jest łatwe i szybkie dzięki integracjom.
- Automatyzacja pomaga robić rzeczy szybciej, wygodniej i w znaczniejszych ilościach.
- Dzięki Uku przygotowanie faktur zajmuje tylko 15 minut zamiast 1-2 dni jak kiedyś.
„Najrozsądniej jest korzystać z nowych programów. W ten sposób można mieć wpływ na rozwój, a programiści będą rozwijać oprogramowanie zgodnie z potrzebami.”
„Najrozsądniej jest korzystać z nowych programów. W ten sposób można mieć wpływ na rozwój, a programiści będą rozwijać oprogramowanie zgodnie z potrzebami.”
Annika Lattik,
CEO
Aaroni Raamatupidamisteenused OÜ to estońska firma działająca od ponad dziesięciu lat. Oferują usługi księgowe na terenie całej Estonii, jak również dla e-rezydentów. Według nich księgowość stała się tak cyfrowa, że fizyczna lokalizacja biura nie odgrywa już roli. Dlatego Aaron również chętnie korzysta z nowych programów.
Annika Lattik, CEO Aaroni Raamatupidamisteenused OÜ, śledziła rozwój Uku praktycznie od samego początku. Nie zaczęli używać Uku od razu – inne programy były równie odpowiednie, a przyzwyczajenie się do nowego pochłonęłoby cenny czas pracy. Z biegiem czasu Uku coraz bardziej się rozwijało i dokonano integracji z różnymi programami księgowymi. Integracja z Merit Aktiva była decydującym czynnikiem dla Anniki. Uku jest używane w Aaron od 1,5 roku.
Księgowość jest coraz bardziej zautomatyzowana.
„Wiele dużych biur rachunkowych nadal drukuje dokumenty i śledzi wyciągi z kont ręcznie. My nie pracujemy w ten sposób” – wyjaśnia Annika. „Automatyzujemy i digitalizujemy tak wiele, jak to tylko możliwe, co również odróżnia nas od konkurencji. Dzięki różnym programom oszczędność czasu jest możliwa. Przed Uku każda księgowa musiała spisywać swoje dane – ile i jakiej pracy wykonała oraz jak znalazła te dane.”
Przed Uku księgowy w Aaronie był w stanie obsłużyć 50 klientów, dziś jest ich już 80.
Bardziej rozbudowana baza klientów to także więcej pracy.
Wraz ze wzrostem liczby klientów, fakturowanie stawało się coraz trudniejsze. „Bardzo ważne jest, aby podczas dodawania firmy do Merit Aktiva informacje przeniosły się do oprogramowania do zarządzania pracą” – mówi Annika. Po wykonaniu wyrywkowych kontroli ufa, że prawidłowe informacje przechodzą z jednego programu do drugiego. W przypadku programów zagranicznych nie ma nadziei, że będą one współpracować z naszym rodzimym oprogramowaniem – Uku to zrobił.
„Obecnie fakturowanie odbywa się w taki sposób, że sprawdzasz wszystko i po prostu naciskasz „Kompiluj”, „Eksportuj” i „Wyślij” – mówi Annika Lattik.
"Tworzenie faktur zajmuje teraz 15 minut zamiast 1-2 dni".
W ciągu dwóch miesięcy Aaroni Raamatupidamisteenused pracownicy przeszli z poprzedniego programu do Uku. Annika przyznaje: „Były jeszcze westchnienia, jak to zawsze bywa z innowacjami, ale nie było to najtrudniejsze. W ciągu dwóch miesięcy zapomnieliśmy już o poprzednim programie”.
Celem było wyeliminowanie pracy ręcznej – współdzielenie danych między programami zatrzymało ją. Chcieli przenieść bazę danych w trzy miesiące, a faktury uruchomić w pół roku. Średnio instalacja trwała sześć miesięcy.
Dzięki integracjom już teraz można łatwo przenieść dane do Uku.
Uku daje dobry przegląd wszystkich zadań urzędu.
Na pytanie „Która część Uku była dla Ciebie najbardziej pomocna?” Annika odpowiedziała: „Fakturowanie, import danych, generowanie faktur i eksportowanie ich do Merit okazały się najbardziej przydatne”.
Dobrym narzędziem jest również przydzielanie i dzielenie zadań. Przypisywanie pozwala na podział zadań między pracowników w okresie świątecznym. Można również zostawić informację o tym, ile z nich zostało wykonanych wraz z komentarzem do zadania, co pomaga współpracownikom w efektywnej współpracy.
"Wygodnie jest zobaczyć, które zadanie trzeba wykonać dzisiaj, które można zrobić jutro, a na które mamy jeszcze czas".
„Raport daje doskonały przegląd tego, na jakim etapie są np. niektóre raporty roczne. Także to, które zadania zostały wykonane, a które jeszcze trzeba zrobić” – mówi Annika.
Klienci doceniają, że nie muszą sami wykonywać wielu prac.
„Klienci nie zawsze są najlepsi w technologii lub nie mają czasu na zajmowanie się księgowością. W takich przypadkach doceniają, jeśli księgowy może również dokonać podpisu lub autoryzacji” – mówi Annika. W Uku można wprowadzić wszystkie niezbędne informacje na przeglądzie klienta, aby ułatwić księgowemu uwierzytelnianie. W przeciwnym razie księgowy często musi przypominać klientowi o podpisie i czekać na jego odpowiedź. To jednak pochłania cenny czas pracy każdego z nas.
"Trzeba nadążać za czasem i nie spóźniać się na pociąg".
„Efektywność tworzy przewagę konkurencyjną” – mówi Annika. Jeśli konkurenci przyjęli już automatyzację i dzięki programom pracują szybciej, oferowanie usługi w tej samej cenie jest niemożliwe.
Na koniec Annika Lattik radzi wszystkim księgowym: „Najrozsądniejszą rzeczą jest wprowadzanie nowych programów. W ten sposób możesz mieć wpływ na rozwój, a programiści będą rozwijać oprogramowanie zgodnie z Twoimi potrzebami”.
