Studium przypadków
CHK buduje przyszłość księgowości z Uku
CHK buduje przyszłość księgowości z Uku
Opublikowany
•
CH Konsultatsioonid OÜ (CHK)
międzynarodowe usługi księgowe, doradztwo biznesowe i podatkowe oraz analizy biznesowe
Pracownicy
60
Używanie Uku do:
- Zarządzanie zadaniami
- Śledzenie czasu pracy
- CRM
- Monitorowanie strony
Problem
Organizacja pracy i zarządzanie szybko rozwijającą się firmą
Rozwiązanie
Uku pasuje do zestawu narzędzi CHK i może być używane do mapowania i automatyzacji dokładnie tych procesów, których potrzebują
Korzyści
- Dzięki Uku możesz zbudować dokładnie takie systemy, jakich potrzebujesz - od instrukcji pracy po onboarding klientów.
- Nie można zarządzać większymi nakładami pracy na arkuszach kalkulacyjnych i zaufaniu. Uku daje zupełnie nowe informacje dla kierownictwa - to poprawiło jakość decyzji i ułatwiło pracę.
- CHK wciąż dostraja swój system i zaleca wprowadzenie Uku jak najwcześniej w cyklu życia firmy - dzięki temu system będzie rósł i rozwijał się wraz z firmą.
Dzięki Uku decyzje stały się lepsze, a praca łatwiejsza – zadania są te same, ale robimy je bardziej systematycznie i lepiej.
Dzięki Uku decyzje stały się lepsze, a praca łatwiejsza – zadania są te same, ale robimy je bardziej systematycznie i lepiej.
Christer Haimi,
CEO
CH Konsultatsioonid OÜ (CHK) jest firmą świadczącą usługi księgowe, doradztwo biznesowe i podatkowe oraz analizy biznesowe, działającą na rynku estońskim, litewskim, fińskim i szwedzkim.
Uku wpadło im w oko i zespół podszedł do jego wdrożenia bardzo systematycznie. Najpierw księgowi zmapowali wszystkie zadania wykonywane dla klientów. Następnie wykorzystali te informacje do stworzenia planów powtarzalnych zadań w Uku. Ponadto, niektórzy z bardziej zaawansowanych technicznie pracowników w każdym oddziale zaczęli jako użytkownicy pilotażowi, aby później wspierać innych pracowników.
Doradztwo biznesowe to przyszłość księgowości
Dziś obroty CHK w skali roku są tej samej wielkości co obroty jednego przeciętnego biura rachunkowego, a firma w ciągu zaledwie kilku lat ponad dwukrotnie zwiększyła liczbę pracowników. Wzrost pochodzi głównie z rynku międzynarodowego i bardziej złożonych klientów. Jako nowa dziedzina, CHK oferuje obecnie również usługę analityki biznesowej.
"Analityka biznesowa sprawia, że liczby przemawiają i pomaga wizualizować procesy w firmie - zarówno dla naszych klientów, jak i dla nas.
Jest to księgowość oparta na doradztwie, na którą właściwie przesuwa się cały sektor. Wspieramy firmy w coraz bardziej złożonych transakcjach i szerzej w podejmowaniu decyzji zarządczych – wyjaśnia Christer.
CHK podjęło wyzwanie stworzenia własnego oprogramowania księgowego. Czyniąc to, CHK ma nadzieję rozwiązać przynajmniej połowę swoich problemów organizacyjnych, takich jak deklaracje transgraniczne, standaryzacja i harmonizacja usług, kontrola prania pieniędzy i kontrola jakości. Rok temu zakończono prace nad MVP (minimum viable product), a w tym roku większość klientów została przeniesiona na oprogramowanie CHK.
Dobrze opracowany system jest podstawą szybkiego wzrostu
Na pytanie, czy nowe oprogramowanie powinno zastąpić Uku, Christer uśmiecha się, że oprogramowanie powinno raczej ładnie ze sobą współgrać. Każde narzędzie ma określoną funkcję i wszystkie muszą tworzyć całość. Rozwój CHK opiera się na dobrze przemyślanym i ugruntowanym systemie, który nigdy nie przestaje być dopracowywany. Christer żartobliwie porównuje ich poziom zaawansowania do zespołu zmieniającego się w F1.
Uku ewoluowało z czasem i, jak twierdzi Christer, jedynym ograniczeniem użytkownika jest jego wyobraźnia.
Dzięki dodatkowym polom możliwe jest zbudowanie dokładnie takich systemów, jakich potrzebujesz.
„Staramy się maksymalnie wykorzystać Uku, na przykład jako CRM do zarządzania klientami. W jednym miejscu trzymamy informacje o klientach, instrukcje pracy dla większych klientów, opisy działań specyficznych dla danego klienta itp. Mamy własne procesy i stale je udoskonalamy, aby każdy miał potrzebne informacje w każdej chwili – liderzy zespołów, zastępcy na urlopie i wszyscy inni potrzebujący ich w danej chwili” – opisuje Christer.
CHK posiada w Uku również opisy procesów stanowiskowych, takich jak customer onboarding i offboarding.
Miesięcznie dołącza do nich 10-15 nowych klientów, a w dużym biurze dotyczy to 4-5 osób – koordynacja tego jest wyzwaniem. „Chcemy, aby każdy klient czuł się mile widziany i aby dołączenie do nas było dla niego przyjemne. W kierunku tego celu praca zaczyna się już na etapie procesu sprzedaży” – wyjaśnia Christer.
Na burzy mózgów odwzorowali proces onboardingu. Następnie w Uku skompilowano odpowiednią sekwencję zadań, gdzie każdy krok jest dokładnie ustawiony, co kto robi i kiedy, np. kto odpowiada za umowy, dokumentację dotyczącą prania pieniędzy, konfigurację oprogramowania itp.
Wygodnie jest zarządzać tym w Uku, bo gdy jedna osoba wykona swoją część, kolejne zadanie przechodzi na odpowiednią osobę.
Po 90 dniach pytają każdego klienta o opinie na temat onboardingu i w większości są one bardzo pozytywne – to pokazuje, że są na dobrej drodze. Offboarding klienta jest zorganizowany w podobny sposób, aby odejście było również przyjemnym doświadczeniem.
Uku to oczy kierownika
Christer mówi, że przed Uku praca opierała się na zaufaniu, że pracownicy wykonają swoje zadania. Teraz, gdy mają ponad 800 klientów i ponad 5 000 zadań każdego miesiąca, to już by nie działało:” Firma ma zobowiązania umowne, z których każde musi być spełnione w każdym przypadku.”
Opisuje, że w Uku wszystkie zadania są w jednym miejscu, a dzięki temu pojawił się jasny system i zrozumienie dla zarządzania pracą: „Kiedy zadania są gdzieś w arkuszach kalkulacyjnych, to tak naprawdę prowadzisz firmę na ślepo. Uku tworzy nowe informacje w zarządzaniu.
Rozumiemy, ile czasu poświęca się klientom, rozliczenia stały się dokładniejsze, a szczerze mówiąc, bezpośrednio pomogło to zwiększyć przychody.
Dzięki Uku decyzje stały się lepsze, a praca łatwiejsza – zadania są te same, ale robimy je bardziej systematycznie i lepiej.”
Na koniec Christer sugeruje, że warto wprowadzić Uku jak najwcześniej w cyklu życia firmy: „W firmie jednoosobowej lub nawet z kilkoma osobami można sobie poradzić bez oprogramowania do zarządzania zadaniami, ale nawet wtedy oprogramowanie znacznie ułatwia życie. Im później zostanie wprowadzone, tym więcej wysiłku wymaga. Byliśmy już znacznie większą firmą, kiedy zaczęliśmy używać Uku, a ustawienie systemów i ujednolicenie nawyków naszych pracowników było sporym przedsięwzięciem. Teraz, kiedy nowy księgowy przychodzi na pokład, nawet nie zna życia bez Uku.”
„Jeśli jednak system zostanie wprowadzony od podstaw, będzie rósł i rozwijał się wraz z firmą. Na pewno nie warto przesadzać i utrudniać sobie życia.
Nie trzeba mieć wszystkiego od razu, bo doświadczenie i potrzeby wynikają z samej pracy.
Nasz własny system wciąż się rozwija i ewoluuje 4 lata później” – zachęca Christer.
