Studium przypadków
Grow Finance wymienił trzy programy na jeden
Grow Finance wymienił trzy programy na jeden
Opublikowany
•
Grow Finance OÜ
Innowacyjna i perspektywiczna firma księgowa, która oferuje usługi księgowe we wszystkich krajach bałtyckich.
Pracownicy
45 pracowników
Używanie Uku do:
- Zarządzanie zadaniami
- Śledzenie czasu pracy
- CRM
Problem
Jeśli pracownik nie śledzi swojego czasu pracy, może się okazać, że czas poświęcony klientowi wzrósł trzykrotnie
Rozwiązanie
W Uku można śledzić czas poświęcony na zadanie lub klienta
Korzyści
- Korzystając z Uku, można uzyskać dokładny przegląd czasu śledzonego przez pracowników w Raporcie
- Dzięki Uku można wygodnie zarządzać pracą zarządu i księgowych.
- Dostępność danych o klientach pomaga nowemu pracownikowi szybko zaaklimatyzować się w firmie.
Na korzystaniu z Uku skorzystali wszyscy – nasi klienci, pracownicy i zarząd!
Na korzystaniu z Uku skorzystali wszyscy – nasi klienci, pracownicy i zarząd!
Helari Pallas,
Partner
Grow Finance OÜ było jednym z pierwszych biur rachunkowych w Estonii, które wymieniły papiery na komputery i zaczęły stosować rozwiązania cyfrowe. Ich celem jest nie tylko świadczenie usług księgowych, ale także rozwiązywanie problemów klientów i oferowanie im dodatkowych wartości.
Jedno oprogramowanie jest lepsze niż trzy.
W Grow Finance, Uku jest głównie używany do zarządzania zadaniami dla klienta, śledzenia czasu i przechowywania informacji o kliencie. Chociaż jest to oprogramowanie do zarządzania pracą dla księgowych, zarząd również z niego korzysta.
"Chcemy używać tylko jednego oprogramowania podczas wykonywania pracy, więc w 100% korzystamy z Uku".
Przed Uku firma korzystała ze stworzonego przez siebie oprogramowania. Ich program posiadał prostą wersję zarządzania zadaniami. Dodatkowo używali innego programu do śledzenia czasu pracy. Nie było jednak możliwe zintegrowanie tych programów, a do otrzymywania informacji zwrotnych trzeba było używać trzeciego. Używanie trzech różnych programów i ręczne integrowanie ich wydawało się partnerowi Grow Finance, Helari Pallas, stratą czasu. W Uku natomiast możliwe jest zrobienie tego, co zostało zrobione za pomocą trzech programów razem.
Według Pallasa, najbardziej przydatne okazały się szablony i powtarzalne zadania. „To daje nam pewność, że żaden klient nie pozostanie nie obsłużony” – mówi. W księgowości większość zadań jest powtarzalna. W Uku można korzystać z szablonów zadań tworzonych przez księgowych lub tworzyć je samodzielnie w zależności od potrzeb.
Przy zmianie księgowego nie może być przestojów.
Jeśli księgowy pójdzie na urlop lub zachoruje, a jego pracę trzeba przejąć, można szybko przekazać jego zadania komuś innemu, a wszystkie informacje o kliencie dostępne są również na profilu klienta.
"Teraz korzystając z Uku, gdy zmienia się księgowy, nie ma sytuacji, że nie możemy obsłużyć klienta, bo nie znamy jego zadań".
„Na szczęście księgowi to na ogół sumienni i zdrowi ludzie – poczucie obowiązku nie pozwala im chorować” – śmieje się Pallas. Dodawanie notatek na temat klienta i kierowanie zadań do innych osób okazały się poręcznymi narzędziami w ich biurze.
Śledzenie czasu pracy nie musi być nadzorem pracowniczym
Grow Finance nie używa Uku do sprawdzania czasu pracy księgowego, ale do mierzenia, ile czasu zostało poświęcone na dane zadanie lub klienta. Może się zdarzyć, że obciążenie pracą dla klienta wzrosło trzykrotnie, ale nikt tego nie zauważył.
"Powiedzenie klientowi, że moja księgowa ma wrażenie, że poświęcasz jej więcej czasu, nie jest kompetentne".
„Często mamy do czynienia z dodatkowymi zadaniami, takimi jak zwracanie fałszywych dokumentów, eliminowanie braków, proszenie o dodatkowe informacje. Wszystko to może dodać kilka godzin czasu pracy do zadania” – przyznaje Pallas. Śledzenie czasu pracy może zidentyfikować dodatkową pracę. Dodatkowo może to zmotywować księgowego – kiedy czas jest mierzony, wzrost nakładu pracy jest możliwy do udowodnienia.
Wszystkie informacje dotyczące klientów znajdują się w jednym miejscu.
Podczas gdy kierownicy wielu firm stwierdzają, że dzięki Uku wzrosły zyski, Helari Pallas uważa, że wydajność pracy poprawia się wraz z umiejętnościami księgowego. Uku jest natomiast dobrym pomocnikiem podczas szkolenia nowego pracownika. Informacje i notatki dodane do profilu klienta pomagają nowemu księgowemu zobaczyć właściwe szczegóły, które doświadczeni księgowi często mają w swoich osobistych notatkach lub nawet w głowie. Dzięki profilom klientów, nowy księgowy może łatwo rozpocząć pracę z klientem.
Na pytanie: „Co byś powiedział tym, którzy jeszcze nie korzystają z Uku?” Pallas odpowiedział:
"Na korzystaniu z Uku skorzystali wszyscy - nasi klienci, pracownicy i zarząd"
Mając jednego czy dwóch klientów, można nimi zarządzać w innych programach, ale gdy firma się rozrasta, potrzebny jest program, w którym można systematycznie porządkować informacje. „W ten sposób Uku może pomóc w rozwoju Twojej firmy”.
Zespół Grow Finance OÜ
