Eestis tegutseb üle 6000 raamatupidamisettevõtte. Enamik raamatupidamisbüroosid on väikesed, kuni 10 töötajaga. Just siis tuleb paljudel ette esimene kasvubarjäär. Julgemad ületavad barjääri ja üks nendest on CH Konsultatsioonid.
19 aastaga on Äripäeva topis figureeriv raamatupidamisbüroo kasvanud 60 töötajaga rahvusvaheliseks ettevõtteks. Näiliselt kõrgelennuline teekond pole aga sugugi sirgjooneline olnud. CHK juht Christer Haimi rääkis, milliseid väljakutseid ületades on nad jõudnud tänasesse päeva. Kõike selleks, et teised sellest õppida saaksid.
Miks meie raamatupidamisbürood ei kasva?
“Suur osa Eesti raamatupidajatest ei ole ettevõtjad, vaid endale töökoha loonud spetsialistid,” räägib CHK juht. “Nimetagem neid ettevõtja-romantikuteks, kes ei taha liialt kasvada, sest see nõuaks lisatööd. Neil on portfell olemas ja kui kunagi pensionile jäävad, siis lakkab ettevõte ka olemast. Loomulikult on igal ettevõtjal isiklik ambitsioon, mille järgi nad toimetavad ega peagi endale kasvu fookuseks võtma.”
Probleem pole ainult üksiktegijates. Väikebürood jäävad tihti kinni 6-8 töötaja juurde, sest siis tuleb mängu büroo juhtimine. “Ühes toas saab juht haldamisega hakkama, kuid suuremaks kasvades pead hakkama protsesse juhtima,” teab Haimi omast kogemusest.
Väikese büroo juht kannab liiga palju vastutust
“Mineviku endale soovitaksin, et tunneta, millal hakkad tegelema juhtimisega ja ära proovi kõike ise ära teha,” meenutab Christer Haimi. “Kui peaksin uuesti ettevõtte asutama, siis hakkaksin oluliselt varem oma tööülesandeid teistele jagama ega üritaks kõike ise ära teha, sest enda arvates tean kõige paremini.”
Haimi sõnul jääb büroode kasv seisma juhtimise pärast. “Peamiselt on juhid lisaks enda rollile ka raamatupidajad. Tublimad purjetavad sellise koormusega kuni 10 töötajani. Mina, hull, jõudsin välja 18 inimeseni enne kui mõistsin, et nii edasi ei saa. Kasvades pead hakkama protsesse juhtima,” räägib ta.
CH Konsultatsioonide kiirel kasvul oli ka oma hind. Esimeseks õppetunniks oli oma inimesi rohkem hinnata ja kuulata.
“Minu põhifookus oli klient ning oma inimesed jäid tahaplaanile. Mul on tegelikult isegi piinlik, sest nad otsisid tähelepanu,” tunnistab ta. “Sellisel hetkel on tark kaasata juhtimisse abiline, kes aitab protsessid järgi.”
Juhid kobavad pimeduses
Christer Haimi teab minevikust, mis tunne on olulise infota ettevõtet kasvatada. “Juhtisin ettevõtet praktiliselt pimesi ja usalduse pealt. Igal raamatupidajal olid asjaajamiseks Exceli tabelid ja nad saatsid need mulle. Selline protsessi juhtimine käis mulle üle jõu,” meenutab ta.
“Meil oli umbes 2000 igakuist ülesannet ning ma ei teadnud, kas need saavad päriselt tehtud või ei. Nii enam edasi minna ei saanud. Ettevõtte ei saa kasvada, kui ei ole kontrolli.” Niisiis hakkas Haimi otsima lahendust tarkvara näol.
“Tarkvara ja andmeteta oled nagu pimedas kotis. Sina ajad efektiivsust taga, tublid töötajad teevad tööd, aga käivet ei tule. Tarkvara abil saad kätte info, et kuhu aeg ja käive kaovad. Ühtne andmebaas näitab juhtimiseks olulisi andmeid. Lisaks hoiad juhina tarkvara abil aega kokku ja see annab ettevõttele lisaväärtust,” soovitab Christer.
Alustama peab õigete vahenditega
“Raamatupidamises on palju rutiinseid ülesandeid, mida saab ilma tehisintellektita automatiseerida. Mida varem automatiseerimisega alustad, seda lihtsam. Tarkvara näitab sulle vajalikku ärikriitilist infot ja väärtus jõuab kiirelt kohale.”
“Selgus protsessides tagab kvaliteetse teenuse, mis omakorda loob efektiivsust, sest keskendud kokkulepitud ülesannetele. See toob kaasa ka ettevõtte tulude kasvu, sest tehtud töö eest saab õigeaegselt tasu küsida.”
“Kui peaksin uuesti alustama, võtaksin Uku kohe kasutusele,” tunnistab Haimi.
CHK oli üks esimestest Uku kasutajatest. Uku on Eesti raamatupidajatega koostöös loodud tööhaldustarkvara. “Uku loojatega rääkides sain aru, et nad ajavad õiget asja. Meilt küsiti sisendit, millega aitasime tarkvara Eesti raamatupidamisbüroode jaoks kujundada.”
Struktureeritud protsessid teevad juhi ja raamatupidaja elu lihtsamaks
“Standardiseeritud tööprotsessid tähendavad efektiivsust, läbipaistvust ja selgust,” rõhutab CHK juht.
“Oleme olnud olukorras, kus iga uue kliendiga kokkupuutuv töötaja pidi alustama justkui nullist, sest juba olemasolev info ei liikunud edasi. Polnud selgust, kes võtab vastutuse mõne tööülesande eest. Vahel juhtus, et mõni ülesanne kukkus lihtsalt maha või, paremal juhul, lahenes iseenesest – ühesõnaga kaos. Tol hetkel sain aru, et selline lähenemine ei ole jätkusuutlik ja ma ei suuda kõike ise hallata.”
Christer toob näite standardiseeritud protsesside kasutegurist kui raamatupidaja läheb puhkusele: “Nii on kliendi ülevõtjal kogu info olemas. Samuti tuleb kasu välja siis, kui kliendi raamatupidaja muutub. Varasemalt, kui üks klient käis mitme raamatupidaja käest läbi, pani igaüks sinna oma hinge sisse ja lõpptulemus oli väga kirju. Sellest läbi närida on keeruline ja lõpuks kannatab teenuse kvaliteet.”
“Kui meil Ukut poleks, siis peaks meil olema veel rohkem töötajaid ja kannataks kasumlikkus. Lisaks oleks palju ülesannete haldamise lisatööd. Ka kasvamine oleks keeruline, sest see tooks rohkem kohustusi,” mõtiskleb Haimi.
Digitaliseerimine teeb kasvamise võimalikuks
“Hiilgeajal tuli meile aastas juurde 150 klienti,” meenutab ta. “Paar aastat järjest oleme lisanud CHK-le juurde ühe keskmise büroo aastas. See ei ole lihtne, aga tegutsemise ajal raskusest aru ei saa. Aastat kokku võttes mõtleme, et on ikka äge töö ära tehtud. Mõne jaoks on 150 klienti 10 aasta töö, aga meie teeme vaid aastaga, nagu naksti!”
Christer Haimi leiab, et Eestis veavad raamatupidamisvaldkonna innovatsiooni just tarkvarad. “Võtan Uku ees mütsi maha, sest nemad on üks suurimaid innovatsiooni eestvedajaid. Uku digitaliseerib seda, mida on enne tehtud Excelis või raamatupidajate peades. Kui tööprotsessid ei ole digitaalsed ega ühtses kohas, siis ei saagi midagi väga areneda.”
Tarkvara toob välja varjatud käivet
Tööprotsesside digitaliseerimine on toonud CH Konsultatsioonidele konkreetseid tulemusi: “Nüüdseks oleme Uku ja enda majandustarkvara Trigoniga arvelduse sedavõrd ära automatiseerinud, et leidsime ka varjatud käivet,” rõõmustab Christer.
“Varjatud käivet oleme leidnud iga kord, kui oleme oma tööprotsesse Ukus täiendanud. Ukuga arveldamist automatiseerides säästsime esmalt tööaega. Lisaks leidsime veel arveldamata jäänud teenuseid, sest nüüd vaatab raamatupidaja ka ise kliendile väljamineva arve üle veendumaks, et kõik lisateenused on kirjas.”
“Korrektne ja läbipaistev arveldamine kliendiga on hea koostöö üheks aluseks. Ukuga on see suurepäraselt tagatud. Kogu info oli meil ka enne olemas, kuid laiali ning peidetud. Tarkvaraga on info ühes kohas koos. Ühtne ja keskne süsteem on väga kasulik,” kiidab CHK juht.
Hoia oma töötajaid ja nemad toetavad ettevõtet
“CHK eesmärk on puhanud raamatupidaja,” rõhutab Haimi. “Tema loob oluliselt rohkem väärtust kui ületöötanud raamatupidaja.”
Ka töötajate hoidmisel on CH Konsultatsioonides tarkvaral suur roll. “Uku annab juhile selguse töösuhetes ehk inimene ei tööta üle,” jagab Christer. Ukus mõõdavad raamatupidajad tööaega ning ületunnid kajastuvad nende profiilil.
Ettevõtte toetavat suhtumist tõestab ka tööjõu väike voolavus, mida näitavad üle 10 aasta pikkuse staažiga raamatupidajad. “Oleme raamatupidajatega hästi pehmed. Innustame neid alati uuesti proovima ja toetame igal sammul,” lisab ta.
Rahvusvahelisus kui eristumisvõimalus
CHK on leidnud oma niši rahvusvahelise raamatupidamise pädevuses. “Meie tuumkompetents on kaksriiklus,” selgitab Christer Haimi.
“Kui Eesti ettevõtja läheb Soome, oskame talle selgitada, miks seal nii asjad käivad ja ka vastupidi. Vahel nimetan end hoopis tõlgiks, mitte raamatupidajaks. Kui Soome maksuametist tuleb maksuaudit, siis tõlgin neile, miks Eesti ettevõtja nii käitub ja ettevõtjale, miks Soome maksuamet nii küsib.”
CHK tulevikuvaated
“Kuigi raamatupidamisbüroona oleme üsna suur, siis turu mõttes tunnen, et oleme siiski väike ettevõte ja peame veel pingutama,” arvab Christer. “Peame kasvama, et kõike veel professionaalsemalt teha ja toetavaid töökohti pakkuda.”
“Oleme Eestis uut kontorit Rakvere kandis avamas. Lähme sinna just inimeste pärast.” jagab ta.
Innovatsioon jätkub ka raamatupidamisandmete väärindamise vallas. “Arendame koos TalTechi teadlastega uut teenust: kasvuhoonegaaside kalkulaatorit” räägib Haimi põnevusega. “See võimaldaks raamatupidamise andmete põhjal automaatselt CO2 jalajälge arvutada.”
Trigon otsib pilootkliente
Christer Haimi tutvustab omaloodud raamatupidamistarkvara: “Trigon on loodud raamatupidamisteenuse osutajale eesmärgiga tööd paremini teha ja korraldada. Trigonit hakkasin arendama, sest nägin, et muidu ei juhtu midagi. Kui king hakkab nii kõvasti pigistama, siis peab midagi tegema.”
Näiteks on Trigon edukalt lahendanud pangamaksete töötluse. “Meie loogika erineb teistest ja oleme selle üle uhked. Trigon pangatöötlus on 60% ettevõtete ülene. Tarkvara teeb tööd ning raamatupidaja ei pea sekkuma. Hoiame aega kokku ja rutiinid on lahendatud.”
“Esimene põhjus, miks oma raamatupidamistarkvara tegime oli raamatupidamisbüroost lähtuv töövoog. Meil pakutavad raamatupidamistarkvarad, kõik muide väga head, on ehitatud ühe kliendi põhiselt.”
“Teine põhjus on rahvusvahelisus. Iga ambitsioonikas ettevõte peab lõpuks Eestist välja minema ja tarkvara peab ettevõtetega kaasa arenema. Kuna meid tuntakse enim Soome osas, siis seda me ka lahendasime.” Trigonil on esimese raamatupidamistarkvarana Eestis võimekus luua nii Eesti kui ka Soome käibedeklaratsiooni.
Christer Haimi palub Trigoni katsetamise ja arendamisega abi. “Otsime üht endale võõrast bürood, kes aitaks süsteemi hinnata,” kutsub Haimi üles. “Muidu me ise arvame, et oleme maru ägedad, aga müügiga ei julge alustada.”
“Näitame Trigonit hea meelega igale hakkajale büroole ja otsime mõttekaaslasi ning oleme avatud teistmoodi nägemusele,” lisab ta.
Lõpetuseks jagab Christer raamatupidamisbüroo juhtidele soovituseks: “Endal peab kogu aeg põnev olema ja silm särama.” CHK meeskond koosneb inimestest, kes mõtlevad sarnaselt ja tahavad asju ellu viia.
CH Konsultatsioonid tõestab, et raamatupidamisbüroo saab kasvada suureks ja edukaks ettevõtteks, kui selleks on olemas õige suhtumine, korralikud protsessid ja kaasaegsed tööriistad. Just alguses on muutusi kõige lihtsam teha, sest siis saad muretult kasvada ja areneda.
Viis nõuannet raamatupidamisbüroo kasvatamiseks
- Alusta digitaliseerimisest kohe – “Mida varem tööprotsesse digitaliseerid, seda lihtsam on. Tarkvarast hakkab kohe infot tulema ja väärtus jõuab kiirelt kohale.”
- Leia oma nišš – “Valisime rahvusvahelisuse, sest raamatupidamisteenuse osutamine on üks tihedaima konkurentsiga valdkondi üldse.”
- Standardiseeri protsessid – “Kogenud raamatupidaja saab ka standardiseerimata protsesside mõistmisega hakkama, kuid standardiseeritud protsessid viivad riskid miinimumini.”
- Kaasa juhtimisse abilisi – “Kasvades pead kaasama juhtimisse abilise, kes tegeleb sellega, et protsessid tuleksid järgi.”
- Investeeri innovatsiooni – “Kuna raamatupidamissektori seest innovatsiooni ei tule, siis sektori innovatsiooni veavad tarkvarad.”
Neli asja, mida vältida
- Hakka teisi varem usaldama – “Kui peaksin uuesti ettevõtte asutama, siis kontrollimise perioodi teeksin poole lühemaks.”
- Ära jäta töötajaid tähelepanuta – “Kuna me kasvasime alguses meeletu tempoga, oli minu põhifookuseks klient ning oma inimesed jäid tahaplaanile.”
- Ära tee liiga palju muutusi korraga – “Pean CHK valusaimaks aastaks 2022. aastat, kus tegin palju muutusi korraga. Varasematel aastatel olid jäänud omakorda olulised otsused tegemata, mis lõpuks akumuleerus kõik ühte aastasse.”
- Ära koba pimeduses – “Tarkvara ja andmeteta oled nagu pimedas kotis. Sina ajad efektiivsust taga, tublid töötajad teevad tööd, aga käivet ei tule.”
Kui tahad raamatupidamisbürood kasvatada ja oma tööprotsessid sama efektiivseks muuta kui CHK, siis broneeri kõne Uku spetsialistiga või proovi Ukut ise tasuta.
Kui oled valmis Trigonit katsetama ja uut raamatupidamistarkvara kujundama, siis võta ühendust CHK meeskonnaga.
Artikkel avaldati esmalt RMP portaalis 21. jaanuar 2025.
