Rääkisime Uku raamatupidajate kliendiportaali olevikust ja tulevikust Uku kaasasutaja Rain Allikveega.
Visionäär ja tehnoloogia osas kirglik Rain on tootedisainer ja kasutajakogemuse looja. Ta seob omavahel kokku kaks erinevat maailma: tehnoloogia ja kunsti, et pakkuda praktilisi lahendusi, mille kasutamine on meeldiv kogemus. Rain mõtleb ennekõike sellele, kuidas tarkvara kasutajat teenima panna ja on teinud seda juba üle 20 aasta. Üheks Raini suureks eesmärgiks oli luua Ukusse kliendiportaal.
Rain, milline on kaasaegne raamatupidamisbüroo 5 aasta pärast?
Ma kujutan ette, et viie aasta pärast on 95% raamatupidamisbüroode andmetest digiteeritud. Infovahetus käib integratsioonide teel, tööprotsessid on automatiseeritud ja klienditeenindus väga kiire ning interneti vahendusel. Raamatupidajad hoolitsevad selle eest, et automaatika töötaks ehk kontrollivad sisendit ja tulemit.
Raamatupidaja töö ennekõike on kliente nõustada, nendega suhelda ning ülevaade anda.
Andmete sisestamise asemel hakkab tulevikus raamatupidaja töö olema palju loomingulisem. Teenuseid hakatakse kujundama veelgi enam kliendi vajadustest lähtuvalt.
Viie aasta pärast on raamatupidaja rohkem finantsnõustaja rollis.
Raamatupidaja saab finantsnõustaja olla vaid eeldusel, et andmed on korras. Korras andmeid ja kiiret andmevahetust suudavad pakkuda ainult parimad tehnilised tööriistad. Kui käsitsi andmete sisestamise raamatupidajate tööülesannete hulgast kaob, hakatakse rohkem konsultatsiooni pakkuma. Nii suureneb ka surve oma protsesse optimiseerida ja konsultatsiooni teenust pakkuda nagu teised.
Kuidas tekkis mõte luua kliendiportaal?
Uku on ambitsioonikas digitaalne assistent, kes aitab raamatupidajatel olla oma töös efektiivsemad ning küsida selle eest õiglast tasu. Kliendiportaal on alati olnud osa Uku visioonist. Täna oleme realiseerinud esimese sammu raamatupidaja ja kliendi koostöö edendamiseks, optimeerides Ukuga tööprotsesse.
Laiendame nüüd efektiivsust ka kliendisuhtlusesse ja koostöösse.
Raamatupidajal on oma töö tegemiseks vaja kliendilt sisendit, näiteks dokumente, kviitungeid ja infot tehingute kohta. Ettevõtete omanikel on vaja aga infot oma finantside kohta, et organisatsiooni tööd korraldada. Sellist suhtlust ja andmevahetust oleks optimaalne juhtida kliendiportaali kaudu.
Kuidas toimib kliendiportaal raamatupidamisbüroo kliendi jaoks?
Kliendiportaalis tehtud tegevuste kohta jookseb info alati ka e-posti. Kui raamatupidaja suunab ülesande, täiendab või lisab sõnumi, saab klient selle kohta e-kirja.
Kliendil ei ole vajadust regulaarselt portaali külastada.
Uku kliendiportaal kutsub kasutaja sinna vastavalt vajadusele. Raamatupidaja ei pea saatma enam meeldetuletusi e-kirja teel ega tegema tüütuid telefonikõnesid. Portaal ise tuletab meelde, kui mõni ülesanne on läinud üle tähtaja.
Klient vabaneb ka oma e-postkastis sirvimisest ja kummitavast mõttest: “Kas ma saatsin raamatupidajale kõik dokumendid?”
Kliendiportaaliga ei ole vaja otsida ega filtreerida, sest kõik, mida raamatupidaja ootab on seal ülesannete kujul kajastatud. Mitte miski ei jää kahe silma vahele! Vanemat infot otsides jääb e-post nõrgaks. Ukus on kogu info kiiresti leitav ning info talletamise kvaliteet ei sõltu enam üksikisikust.
Kogu kliendiinfo jääb korrastatult alles ka siis kui raamatupidaja haigestub või vahetub.
Sisselogimine käib läbi võlulingi, seega oleme vabad paroolidest ja nende kõndima minemise riskist. Võlulingi saad oma e-posti peale siis, kui sul on kliendiportaali õigus ning sealt ühe klikiga oledki turvaliselt portaalis.
Kui palju säästab kliendiportaal raamatupidaja aega?
Täna säästab kliendiportaal nädalas umbes kaks tundi raamatupidaja aega. Seda tänu sellele, et kadunud on kohustus saata meeldetuletuskirju ja kontrollida kas vastused on tulnud. Raamatupidaja töövood on automatiseeritud.
Juba üksi kliendiportaali kasutusele võtmisega täna saab automatiseerida kogu dokumentide korjamise tööprotsessi:
- Dokumentide korjamise ülesanded tekivad raamatupidajale ülesannete plaanist;
- Ülesandes on nimekiri dokumentidest, mida saab täiendada ja muuta. Raamatupidaja peab kontrollima oma raamatupidamisprogrammist, nt Meritist, mis veel puudu on;
- Raamatupidaja suunab ülesande kliendile, kes saab e-kirja;
- E-kirjast liigub klient ühe klikiga kliendiportaali ning lisab dokumendid ülesandele;
- Raamatupidaja saab meeldetuletuse, kui dokumendid on üles laetud;
- Raamatupidaja avab ülesande ning saadab sealt dokumendid läbi digiteerimise raamatupidamisprogrammi.
Tehtud! Palju vähema digiprügiga ning kordades kiiremini, kui varasemalt!
Mida saab portaalis veel teha? Kliendiportaali kasutamise võimalused:
- Dokumentide korjamine.
- Dokumentide varundamine.
- Kliendil tekib võimalus edastada küsimusi ja soove, mida saab ühe klikiga muuta ka arveldatavaks lisatööks.
- Kohtumiste korraldamine ja tõendus tehtud tööst: küsimused, vastused, kohtumiste aja kokkuleppimine, videokõne link ja salvestamine, memod – kõik ühes kohas leitavana.
- Dokumentide ja aruannete jagamine.
