Raamatupidamisbürood maadlevad sageli just selle probleemiga: kliendiga lepitakse töömaht kokku ning hakatakse ülesannetega rõõmsalt pihta. Kui aasta on möödunud, vaadatakse mahtudele taas otsa ning avastatakse ehmatusega, et vahepeal on tegelik tööhulk märkimisväärselt kasvanud või hoopis vähenenud.
Mõlemal juhul ootavad raamatupidajat ees ebamugavad läbirääkimised hindade tõstmise või langetamise teemadel. Miks ebamugavad?
Sest taustal on teadmine, et tegelikult on kõnealune probleem õigete süsteemide olemasolul täielikult välditav ja klient võib enda vaates igati õigustatult kahelda büroo suutlikkuses oma asju hallata.
Aga mismoodi on võimalik selle probleemi tekkimine ära hoida ja kuidas see lahendus aitab ka kliente kindlamalt enda juures hoida?
Kokkulepitud töömaht VS reaalne töömaht
Kuigi raamatupidamine kuulub numbritega tegelemise valdkonda, mis tavamõtlemise kohaselt tähendab täpsust ning detailideni minevat selgust, ei rakenda raamatupidamisbürood iseenda suhtes pahatihti samu nõudlikkuse kriteeriume, mida klientide puhul.
Sellest tulenevalt on klientide rahaasjad kenasti kontrolli all, aga kuna enda tööaega ei mõõdeta ja tööprotsessidki pole detailselt kirja pandud, tegeletakse enese hindamisel väga palju tunnetusliku oletamisega.
Viimane kandub üle ka uue kliendiga töömahu kokkuleppimisse, kus läbirääkimistel kasutatakse sõnu ja väljendeid nagu „umbes“, „ei tea täpselt, aga pigem arvan“ või „mu tunne ütleb“.
Nii juhtubki, et kokkulepitud ja hilisema reaalse töömahu vahel saavad olema suured käärid, mis lõikavad kasumit kas raamatupidajalt või kliendilt.
Mismoodi seda asja parandada?
4 olulist sammu ettevõtte sisuliseks arendamiseks
Sarnaselt viltu vajunud ehitise loodi saamisega, tuleb ka ettevõttes minna vundamendi kallale ning alustada selle korda tegemisest. Senise olukorra lahendamiseks ja sisulise arengu tekitamiseks on tarvis ettelõikavad kasumit kas raamatupidajalt või kliendilt. võtta need 4 vältimatut sammu:
- juurutada ettevõttes intuitiivselt kasutatav tarkvara, mis võimaldab tööaega mõõta, sisulisi tegevusi üles tähendada, plaani panna ning andmeid mugavalt ülevaatlikeks raportiteks muuta. (Selleks tarbeks oleme just raamatupidajatele hoole ja armastusega arendanud Uku tööde haldamise lahenduse);
- programmi tuleb märkida iga pisemgi töö ja sellele panustatav aeg (näiteks ka see, kui konsulteerid klienti kiirelt telefonis). Oluline on järjepidevus ja süsteemsus, kindlustamaks andmete õigsus;
- paralleelselt on tarvis luua kõikide tööprotsesside kirjeldused, saamaks aru, kuidas sul igapäevaselt asjad on üles ehitatud ja mis kliendile millise sisuga teenust pakutakse;
- viimasena tuleb seadistada tarkvaras projektide ajakulu automaatne monitooring, mille abil jõuab töötunde puudutav info sinuni alati enne, kui asi kriitiliseks muutub.
Olles edukalt rakendanud kõik nimetatud tegevused, tekib sul ettevõttes toimuvast detailidega rikastatud tervikpilt ning nähtavaks muutuvad nii raha sissetoovad kui ka tasuta teenust saavad kliendid.
Mis kõige olulisem – uue kliendiga läbirääkimisi pidades on sul nüüd võimalik tugineda reaalsetele töömahtudele, tänu millele saad oluliselt täpsemaid prognoose teha; nõnda on tulevikus vähem ebameeldivaid üllatusi teil mõlemal.
Töömahu monitoorimine hoiab kasumlikkust ja suurendab kliendilojaalsust
Kui eelnevas loetelus kindlustab kolme esimese tegevuse elluviimine pinna ettevõtte arenguks ja loob eeldused kasumlikkuse suurendamiseks, siis kliendiga kokkulepitud tööaja automaatne monitoorimine võimaldab kasumlikkust ja kliendi rahulolu jätkusuutlikult tõsta ning hoida. Kuidas?
Väga lihtne: kui sul on rakendatud usaldusväärselt toimivad süsteemid, mis reaalajas infot annavad, on sul ka piisavalt enesekindlust muuta oma hinnastamispoliitika paindlikumaks. Nii ei pea sa enam kord aastas toimuvatele läbirääkimistele lootma, vaid saad hinnastamist jooksvalt korrigeerida.
Näiteks kui töömaht ajas kasvab, siis vastavalt sellele ka hind sujuvalt kerkib, aga kui mahud või keerukus vähenevad, hind langeb. Selline süsteem tundub ka kliendile aus ning ta lausa hea meelega maksab sulle su konkurentidest kõrgemat hinda, sest organiseeritus ja läbipaistvus tekitavad temas usaldust. Ja usaldus on see superliim, mis klienti tugevalt sinu küljes hoiab.
Uku automaatne tööde monitooring teeb tüütu töö sinu eest ära
Arusaadav, projektide monitoorimine on ettevõtte kasumlikkuse ja kliendilojaalsuse seisukohast eluliselt vajalik, aga kuidas seda mugavalt lahendada ning ise pidevast numbrite ragistamisest pääseda?
Ka siin tuleb sulle appi Uku, kuhu on tööde monitooringu võimekus sisseehitatud. Uku muudab tehtud tööde andmed visuaalseks raportiks, tänu millele on sul kokkulepete täitmise mõõdikud pidevalt silme ees ja saad kõrvalekallete korral aegsasti reageerida.
Eriti võimas on kasutada monitooringut koos arveldamisega, sest nii näitab Uku sulle ise, kui kasumlik konkreetne klient sinu ettevõttele on.
Kokkuvõte
Minu sõnum on lihtne: sinu võimuses on luua endale paindlik ja kliendi lojaalsust kasvatav süsteem, kus hinnastamine on lahti haagitud kord aastas aset leidvatest läbirääkimistest. Süsteem, mis toetab sinu püüdlusi ettevõtjana ja tänu millele toimetad kasumlikult ning rõõmsalt tulevikku vaatavana.
Mis kõige parem, sa ei pea seda protsessi üksi läbi tegema. Uku tarkvara ning meeskond on sind su teekonnal toetamas ja abistamas. Klõpsa sellel lingil, ning tutvu meie pakutavate võimalustega lähemalt.
