Meil kõigil on ööpäevas 24 tundi ja see kuidas me seda kasutame sõltub suuresti meist endist. Kuulen tihti ütlemas, et tööajaarvestus on raske. Ei ole piisavalt häid lahendusi ning kella ja Exceli tabelite abil tööaja arvestust pidada on tülikas. Selle võrdluse eesmärk on välja tuua kahe tööajaarvestuse tööriista head omadused, vastates samas küsimusele, kumb neist paremini just raamatupidaja töökorralduseks sobida võiks.
Raamatupidaja on lihtsalt öeldes superkangelane. Ühe päeva sisse jääb mitmetes kümnetes väikeseid olulisi tegevusi ja ülesandeid, mida kõike vaheldumisi koordineerida ja meeles pidada. Lisaks ülesannetele on veel üks väga oluline nüanss, millega raamatupidaja igapäevaste tegevustega koos žongleerib ja see on aeg.
Sellest mõttest tulenevalt kirjutan nii Toggli kui Uku baaslahendusse kuuluvast mitmest sarnasest osast.
Tööajaarvestus Togglis
Toggl sobib oma olemuselt eelkõige projektidele ja klientide töödele kulunud aja märkimiseks ning selle täpseks raporteerimiseks mitmel tasandil.
Togglis tuleb iga tegevus sisestada eraldi, seejärel vajutada “start”, kui sellega alustad, ning “stopp”, kui lõpetad. Vajadusel saad jätkata ajamõõtmist vajutades nupul “jätka”.
Togglis saab ülevaate nii enda kui tiimi ajakasutusest ja vajadusel hinnata efektiivsust kindlas projektis. Visuaalselt on see lahendatud tulpdiagramm stiilis, nädalakaupa. Mis on hea, kui tegemist on näiteks agentuuriga, kus ühel inimesel on tihti mitu head projekti samal ajal töös! Samuti sobib Toggl juhile, kelle jaoks info ressursijaotusest on oluline
Tööajaarvestus Ukus + ülesannete nimekiri
Tööajaarvestus Ukus on lahendatud samuti ülesannete põhiselt, kuid seda saab teha ilma iga kord tegevust sisestamata. Uku suurimaks väärtuseks on klientidele loodavad korduvülesannete plaanid, mis kuvavad õigetel päevadel töölauale just parasjagu tegemist vajavad ülesanded. Et raamatupidaja ülesanded jooksevadki peaasjalikult kindlate korduvustega, sobib Uku just nende vajadusi arvestades hästi. Kui Toggli võimaldab ajaliselt märkida igat oma tegevust, kategoriseerides neid õigete projektide alla, siis nimekirja järgi töötamise võimalus on piiratud.
Aega on võimalik Ukus mugavalt mõõta stopperi abil, vajutades ülesandega alustamisel “start” ning “stopp” kui lõpetad. Ühe ülesande raames on võimalik aega mõõta pikema perioodi jooksul, kasutades stopperi nuppu aja taaskäivitamiseks. Mõõdetud aega näeb mugavalt iga ülesande all eraldi ajakirjete all, mida on võimalik käsitsi korrigeerida.
Lisaks aja mõõtmisele võimaldab Uku prognoosida ülesannetele kuluvat aega. Seda võimalust on mugav kasutada kui sinu tööde nimekirjas on tegevusi, mille ajakulu on alati sama. Ülesannet tehtuks märkides arvestab Uku prongoositud ajaga ja hiljem kuvab selle välja ka aruandluses.
Toggli tugevused
- Raportid visualiseeritud tulpdiagrammidena
- Hea tööriist ajapõhistele töötajatele
- Juhina saab ülevaate projektide ja tiimi tehtud tööde tasuvusest
Uku tugevused
- Võimekas ajaarvestuse tööriist koos stopperi, tagantjärele sisestamise ja ajaprognoosiga
- Valdkonnapõhised korduvülesannete plaanid
- Detailsed raportid kliendi, teema ja kasutaja kohta
- Kliendi monitooring – kas kokkulepitud töömaht vastab reaalsele ajakulule
Veel sügavamale minnes lisab Uku väärtust ka juhile. Uku Raport näitab reaalajas klientidele tehtud ja veel tegemata töid ning neile kulunud aega, et õigel ajal võimalikke tulekahjusid ennetada. Kindlasti ilmneb selle abil, et on kliente, kelle puhul pole tarvis enam aega investeerida, et uusi kokkuleppeid sõlmida, ja samas võib olla palju neid, kellega suhtlemine ja arveldamine muutub seeläbi läbipaistvamaks.
Uue lahenduse kasutuselevõtt
Toggli kasutuselevõtt
Nii vabakutselisena kui ka väikeses ja suures meeskonnas töötades saab raha eest palgata Toggl eksperdi, kes programmi kasutamist õpetab. Toggl Master pakub nelja erinevat hinnastust uutele ja olemasolevatele klientidele, aidates Toggl töölauda seadistada, meeskonda liita, kliente importida ja üldse, kuidas tööriista kasulikult kasutada.
Uku kasutuselevõtt
Uku õppimiseks ei ole nii palju raha tarvis välja käia. Tegelikult pole üldse tarvis raha välja käia, sest meie kasutajatugi, veebiseminarid ja abistavad artiklid on tasuta ning väga lähedal. Lisaks on igal uuel kasutajal võimalus broneerida Uku konsultandiga 30-minutiline tasuta veebipõhine kohtumine, et saada ülevaade Uku võimalustest ja juhtnöörid edasiseks tegutsemiseks.
Kokkuvõtteks
Püstitatud küsimuse näol, et kumb tarkvaradest raamatupidajale paremini sobida võiks, on see võrdlus natukene ebaaus. Peaasjalikult seetõttu, et Uku ongi raamatupidajale just nende valdkonna probleemide lahendamiseks loodud tarkvara (kuid sobib kindlasti finantsosakonda ettevõttes või projektipõhiselt vabakutselisele). Igapäevaseks aja mõõtmiseks, efektiivsemalt toimetamiseks ja raporteerimiseks sobib Toggl aga väga hästi!
Neid kahte lahendust on hea kõrvutada, et vastastikku välja tuua mõlema häid omadusi ja kasutusviise. Kuid tulles tagasi püstitatud küsimuse juurde, on Uku oma võimalustelt sügavam ja mitmekihilisem, võimaldades nii ajaarvestamist, raporteerimist kui ka raamatupidaja igapäevatöös vajalikke korduvusele orienteeritud funktsioone.
