Raamatupidamisbüroos on peamine fookus raamatupidamisteenuse pakkumisel. Klientide haldamine ja nendega seotud protseduurid on väga olulised, kuid võtavad fookuse ära ülesannetelt, mida raamatupidajad kõige paremini oskavad. Selles artiklis selgitan, mida CRM ehk kliendihaldus raamatupidajale pakub ja kuidas sellest kasu lõigata.
Kliendihaldus raamatupidajale. Miks võtta kasutusele?
- Klientide andmed ja ajalugu kõik ühes kohas.
- Ajasääst e-kirjade saatmisel.
- Klient tunneb, et teda väärtustatakse.
- Näed täpselt, kas reaalne töömaht vastab kliendiga sõlmitud lepingule.
Mis on CRM?
CRM ehk Customer Relationship Management on eesti keeles kliendihaldus või kliendisuhete juhtimine. Peamiselt kasutatakse ettevõtetes CRMi, et kliendikogemust parandada ja müüki suurendada. CRM aitab ettevõttel olla rohkem organiseeritud, efektiivsem, tööaja kasutamist paremini hallata ja kliente mugavamalt teenindada.
Enamik CRM tarkvarasid pakuvad võimalust eristada kliente ja potentsiaalseid kliente (leade), korraldada kliendisuhtlust (kõned, kokkulepped, e-kirjad), korduvülesandeid automatiseerida ja kogutud andmeid analüüsida.
Kes CRMi kasutavad?
Klientide haldamiseks mõeldud tarkvara on mõeldud eelkõige ettevõtetele, kes pakuvad pika müügiprotsessiga ärilt-ärile teenust (B2B), nagu näiteks kinnisvara- või raamatupidamisbürood. Ühine kliendibaas on hea ka nendele ettevõtetele, kus kasutatakse tihti kodukontori võimalust.
Kui läheneda erialaspetsiifiliselt, siis toetab kliendihaldus oma funktsioonidega peamiselt müügiga tegelevatele töötajatele. Näiteks saab jälgida, kui kaugel ollakse kliendiga müügiprotsessis ning millal ja missuguseid tegevusi edasi liikumiseks teha. See ei tähenda aga, et tarkvara teistel erialadel kasutu oleks.
Ettevõtte juht
Ettevõtte juhi tööülesanded on laia ampluaaga. Igal alal spetsialist olla on aga küllalt keeruline. Siinkohal tulevadki mängu erinevad tarkvarad, mis juhil oma ettevõtet ja töötajaid paremini hallata aitavad. Mugava ja praktilise disainiga CRM tarkvara selgitab andmetest loodud visuaalidega nende sisu ning annab ülevaate tiimi tööst.
Töötaja
Nagu juba mainitud on CRM müügivaldkonna töötajale äärmiselt kasulik tööriist, kuid ka teised ettevõtte töötajad saavad CRMi kasutada. Raamatupidajad saavad CRMi abil lisada igale kliendile just nendele spetsiifilised andmed, näiteks millist panka klient kasutab või kellega dokumentide puudumise korral ühendust võtma peab.
Kliendiprofiilile võib lisada igasugust infot, mis aitab kaasa kliendiga suhtlemisel. Näiteks märgi ära kliendi kontaktide sünnipäev. Nii ei lähe raamatupidajal kunagi personaalne info meelest ja klient tunneb end temaga vesteldes kuningana.
Miks raamatupidajal CRMi vaja on?
Kliendihaldus ja selle keerukus oleneb ettevõtte suurusest. Viie kliendiga väikeettevõte võib oma kliendiandmeid hoida ka märkmikus ja leiab need sealt vajaduse korral hõlpsasti üles. Suurema ettevõtte puhul on asi juba märksa keerulisem. Mitmesaja või isegi -tuhande kliendi andmed nõuaks andmete hoiustamiseks juba raamatukogu ning sealt õigete andmete leidmine on omajagu tööd. Selleks ongi loodud programmid, kus kogu kliendiinfo koondatakse kokku ühte kohta.
Klientide andmeid on praktiline ühes süsteemis hoida ka siis kui tehakse tööd meeskonnaga. Nii on kõigil ligipääs olulistele andmetele ka siis, kui teatud klienti teenindav töötaja läheb puhkusele või jääb haigeks. CRMi abil on kõik korrektselt kaardistatud ja mõistatamise osa jääb ära.
Kuidas CRMi raamatupidajana kasutada?
Kliendihaldus ehk CRM tarkvara pakub raamatupidajatele väärtust mitmel erineval viisil. Klientide haldamine algab juba enne seda kui päriselt leping sõlmitakse. Esimeseks sammuks on vaja klient endale võita. Selleks on vajalik läbi viia mitmeid protsesse, näiteks kliendiga läbirääkimiste pidamine ja taustauuringu tegemine.
Kui lepingulised ja potentsiaalsed kliendid on süsteemi sisestatud on võimalik kogu info nende kohta koondada CRM tarkvarasse. Nii ei teki töötajate vahetumisel, haigestumisel või puhkuseperioodil olukorda, kus infot kindla kliendi kohta ei ole võimalik kätte saada. Kogu infot kasutades jätab raamatupidaja kliendile tunde justkui ta oleks raamatupidaja ainuke klient. Personaliseeritud lähenemine on pikaajalise kliendisuhte alus.
Kas raamatupidamises on vajalik võtta kasutusele eraldiseisev kliendihaldus tarkvara?
Üks populaarsemaid kliendihaldus ehk CRM tarkvarasid on eestlaste loodud Pipedrive. See tarkvara pakub võimalust juhtida kogu kliendisuhtlust ühest kohast, jälgida kui palju kirju avatud on, millises faasis ollakse müügiprotsessis ja palju muud. Lisaks on raamatupidajatele head CRM tarkvarad ka Zoho CRM, Freshsales, HubSpot CRM, Bitrix24 ja Capsule CRM.
Mida põhjalikum tarkvara, seda kauem võtab aega selle seadistamine ja kasutusele võtmine. Siinkohal tasub põhjalikult hinnata, kas õppimisele kuluv aeg on kokkuvõttes seda väärt. Kui raamatupidamisbürool ei ole plaanis laia maailma turgusid üle võtta ei ole tegelikult vajalik uut eraldiseisvat CRM tarkvara kasutusele võtta.
Ka tööhaldustarkvaradele on tihti CRMi võimalused juurde lisatud, näiteks tööhaldustarkvara Uku. See on lihtne, mugava disainiga, hõlmab endas CRMi, ülesannete haldamise võimalust ja arvete automatiseerimist.
Kuidas kasutada Ukut CRMi tarkvarana?
Kliendiprofiil
Kui lisad Ukusse kliente oled juba protsessiga alustanud. Lisa kliendiprofiilile kõik vajalikud andmed kliendi kohta ja tee seda põhjalikult. Ukus on lisaks võimalik luua kohustuslikele väljadele enda vajaduste põhjal ka lisaväljasid, lisada manuseid, märkmeid ja kirjavahetust. Soovitame ära kasutada kõik võimalused, et ennetada olukorda, kus töötajad peavad informatsiooni kliendi kohta otsima mujalt kui tarkvarast.
Müügiprotsess
Potentsiaalsete klientide ehk lead’ide päris klientideks saamise protsessi soovitame Ukus teha järgnevalt.
- Lisa kõik potentsiaalsed kliendid Ukusse ja koosta kliendiprofiil.
- Loo potentsiaalsete klientide kliendigrupp “Leads”.
- Koosta mall ülesannetega, mida müügiprotsessina teed.
- Klientide endale võitmine ei ole tihti lineaarne protsess. Seetõttu on hea kasutada seotud ülesannete võimalust. Nendega lood sujuva töövoo – kui üks ülesanne tehtuks märgitakse, ilmub töölauale järgmine.
- Kui oled kliendiga lepingu sõlminud, tõsta ta üle aktiivsete klientide kliendigruppi.
CRMi abil ei kulutata väärtuslikku aega kliendihaldusele vaid päriselt töö tegemisele. Ajasääst tuleneb korduvate ülesannete automatiseerimisest. Korduvate ülesannete abil saab luua ka kliendisuhtluseks vajaliku töövoo. Tarkvara boonuseks on ka inimlike vigade vältimine. Kui korduv ülesanne on hästi läbi mõeldud, loob see efektiivse protsessi. Korrektne korduv ülesanne ilmub iga kuu taaskord töölauale.
E-kirjade automatiseerimine
Suurim osa kliendisuhtlusest toimub üldiselt e-maili teel. Ka Ukust on võimalik e-kirju saata. Tihti on kirjad korduvad – nii ajaliselt kui ka klientide poolest. Selleks on mugav kasutada e-kirjade malle. Koosta kirjad, mida tihti kasutad ning automatiseeri nende saatmine. Protsessi veel mugavamaks muutmiseks oleme kirja pannud 11 e-kirja malli raamatupidamisettevõttele, mida saad enda raamatupidamisbüroo andmetele vastavalt kohandada.
Integratsioon
Käsitsi töö tegemise vähendamiseks on Ukul integratsioon mitme raamatupidamistarkvaraga. Selle asemel, et käsitsi andmeid kokku koguda, näiteks: kliente, kandeid, kirjeid, dokumente jne., impordi andmed mugavalt Ukusse. Importida saab ka kliendile lisatud kasutajaid koos õigustega ja palju muud.
Analüüsimine
Monitooringu lahendus Ukus näitab, kas tehtud töö vastab kliendiga kokku lepitud töö mahule. Nii saad jooksvalt jälgida töömahu täitumist ja klienti aegsasti informeerida, kui töömaht on suurenenud.
Raport muudab Uku tavalisest tööhaldustarkvarast parimaks tööhaldustarkvaraks raamatupidajatele. Milleks mõõta aega, märkida ülesandele teemat ja koguda infot klientide kohta, kui seda ei ole võimalik analüüsida? Raport näitab selgelt ära, kui efektiivselt töötab sinu tiim, kui palju aega klientidele täpselt kulub ja kui hästi edeneb kogu büroo töö. Raporti põhjal koostatakse Ukus ka automaatselt arveid.
Kliendiportaal
Uku kliendiportaal vähendab e-postkastis veedetud aega, sest kliendid saavad dokumente ja kommentaare jätta otse portaali. Sinu töövoog on ühtlasem, sest klient näeb vaevata, milliseid dokumente või tagasisidet temalt ootad.
Kliendid saavad oma dokumendid otse portaali üles laadida ning need on kohe raamatupidajale kättesaadavad. Nii kaob vajadus edasi-tagasi e-kirju saata ja suuremahuliste failide pärast muretseda. Uku automatiseerib e-kirjade protsessi ehk saadab ise sinu kliendile meeldetuletusi lähenevate tähtaegade või puuduvate dokumentide kohta.
Erinevalt üldistest e-kirjadest saad portaalist saata kliendile personaliseeritud küsimusi ja meeldetuletusi. Ukus saad kohandada kliendiportaali vastvalt oma ettevõtte brändingule ning klient tunneb end kui kodus.
Broneeri tasuta demo Uku digitaliseerimise spetsialisti Triinuga, kellega koos kaardistate oma ettevõtte kitsaskohad ja Triin aitab neile lahendusi leida.
