Studium przypadków
Alpaca Office wie, jak sprawić, aby praca zdalna przebiegała bezproblemowo
Alpaca Office wie, jak sprawić, aby praca zdalna przebiegała bezproblemowo
Opublikowany
•
Alpaca Office
Nowoczesne biuro rachunkowe, które oferuje usługi accountin i tworzy oprogramowanie na zamówienie dla klientów.
Pracownicy
6
Używanie Uku do:
- Śledzenie czasu pracy
- Raport
- CRM
Problem
Praca zdalna może sprawiać trudności w zarządzaniu, ale w dzisiejszym świecie biznesu jest niezbędna do osiągnięcia sukcesu.
Rozwiązanie
Uku posiada funkcje szczegółowego systemu CRM, a także możliwość przekazywania zadań współpracownikom.
Korzyści
- Śledzenie czasu pracy umożliwia pracę zdalną w elastycznych godzinach.
- Funkcja eksportu danych z innych programów zamiast ręcznego przepisywania zapewnia oszczędność czasu.
- Lista zadań pomaga zwizualizować realny postęp prac, dzięki czemu każdy wie, co robić dalej.
Musisz się zastanowić, czy chcesz rozwijać swój biznes, czy swoją frustrację.
Musisz się zastanowić, czy chcesz rozwijać swój biznes, czy swoją frustrację.
Adrian Grajczak,
Założyciel
Alpaca Office to polskie biuro rachunkowe z nowoczesnym podejściem biznesowym, które oferuje swoim klientom usługi księgowe oraz tworzenie dedykowanego oprogramowania na zamówienie. Klientami firmy są niezależne przedsiębiorstwa, firmy usługowe oraz specjalizujące się w handlu.
Excel nie pomaga, gdy rośnie baza klientów
Alpaca Office korzysta z Uku od czerwca 2022 roku. Wcześniej łączyli trzy różne oprogramowania, a nawet używali papierowych notatek. Przenoszenie danych lub szukanie właściwych informacji z kilku źródeł było bardzo czasochłonne. Adrian Grajczak, założyciel Alpaca Office, mówi: „Wraz z rozrostem naszej bazy klientów biura rachunkowego, zdaliśmy sobie sprawę, że Excel nie spełnia już naszych oczekiwań.
Właściciele Alpaca Office szukali oprogramowania, które pomogłoby im zorganizować pracę nad ponad 200 comiesięcznymi zadaniami. Uku pozwala im teraz lepiej organizować zlecenia, śledzić czas i analizować, ile spędzili na konkretnych zadaniach, a dzięki temu zobaczyć, jak dochodowi są poszczególni klienci i gdzie leżą słabe punkty działania firmy.
“Z Uku nie musimy się ciągle zastanawiać, co jest następnym punktem z listy.”
„To fantastyczne rozwiązanie” – stwierdza Adrian. „Na co dzień nie zdajesz sobie sprawy, ile czasu możesz zaoszczędzić korzystając z wypunktowanej listy zadań, bez zastanawiania się nad kolejnymi zagadnieniami. Możesz zaoszczędzić czas nie wprowadzając danych do Excela, ponieważ Uku posiada szybkie skróty do niemal wszystkiego. „Musisz tylko pamiętać, aby kliknąć „Start”, „Stop” lub „Pauza”, a na końcu „Gotowe” – tak prosta jest codzienna praca z Uku!” – mówi Adrian.
“Przyspieszyliśmy nasze procesy o 40% i oszczędzamy około 30% czasu na codziennych zadaniach”.
Uku czyni pracę zdalną tak łatwą, jak to tylko możliwe
„Zanim zaczęliśmy korzystać z Uku, wymienialiśmy mnóstwo maili i prowadziliśmy wiele rozmów telefonicznych z pracownikami o tym, na jakim etapie projektu są z danym klientem. Było to czasochłonne i nieuporządkowane rozwiązanie” – mówi nam Adrian. Uku pomogło pracownikom Alpaca Office zorganizować swoją pracę tak, aby mogli działać zdalnie i w elastycznych godzinach.
"Uku ma prosty i przyjazny dla użytkownika interfejs."
CRM Uku posiada szczegółowy profil klienta, w którym każdy pracownik może sprawdzić potrzebne informacje bez konieczności kontaktowania się z innymi, którzy mogą nie być osiągalni w tym samym czasie.
Nowoczesne podejście do zatrudnienia to przyszłość prowadzenia biznesu
Tym, co wyróżnia Alpaca Office na tle konkurencji, jest swobodna komunikacja z klientami. „Nasi klienci nie chcą rozmawiać korporacyjnym językiem, wolą załatwiają sprawy szybko i zrozumiale. ” – wyjaśnia Adrian.
„Dzięki możliwości pracy zdalnej oferujemy naszym klientom elastyczny czas odpowiedzi, a pracownikom komfort. Nie jest problemem, kiedy niektórzy z nas wolą pracować wieczorem, na przykład z powodu treningów, czy innych aktywności w ciągu dnia” – mówi założyciel Alpaca Office. „Działając w ten sposób unikamy wypalenia pracowników, nawet gdy pojawiają się trudności w pracy”. Dzięki funkcjom CRM i delegowaniu zadań w Uku elastyczne godziny pracy są możliwe.
Lepszy wgląd w sprawę jest kluczem do sukcesu
“Pierwszym działaniem, które podjęliśmy w Alpaca Office przy wdrażaniu Uku, było stworzenie listy wszystkich zadań, potrzebnych w systemie – mówi Adrian. Wdrożenie Uku jest znacznie łatwiejsze, jeśli najpierw opracujesz schemat swoich procesów. „Po wprowadzeniu zadań i stworzeniu ich szablonów, wystarczyło zaimportować listę klientów z naszego oprogramowania księgowego i przypisać zadania do klientów.”
“Stawiamy na automatyzację i cyfryzację z wykorzystaniem najlepszego oprogramowania. Jest to klucz do profesjonalizmu w pracy i optymalizacji czasowej.”
Grupowanie zadań w Uku jest wygodniejsze niż w innych programach, ponieważ Uku jest dostosowane do branży księgowej. Ustawienie miesięcznego terminu realizacji zadań jest bardzo pomocne przy prostych powtarzalnych tematach, takich jak chociażby ” rozliczenie miesięczne.”
„Naszym głównym celem korzystania z Uku było sprawdzenie, ile czasu poświęcamy danemu klientowi, czy różnym zadaniom i zdefiniowanie obszarów wartych poprawy. Przydatny jest w tym przycisk „Praca dodatkowa” – wykazujemy i wyceniamydodatkowe zadania i obciążamy za nie klientów na kolejnej fakturze” – zachwala Adrian.
Szystkim, którzy jeszcze nie zaczęli korzystać z Uku, Adrian Grajczak poleca:
“Pora zastanowić się, czy chcesz rozwijać swój biznes, czy pogłębiać frustrację. Jeśli czujesz, że tracisz kontrolę nad listą zadań, istnieją proste rozwiązania, które czekają na ciebiej.”
