2024. aasta lõpp toob Ukusse põnevaid uuendusi. Meie tootemeeskond on teinud kõvasti tööd ja saanud valmis kuus uut rakendust, mida edumeelsed raamatupidamisbürood igatsenud on.

Need ambitsioonikatele meeskondadele mõeldud rakendused on osa meie uuest Elite paketist. 

Millistest uutest rakendustest me räägime?

• OneDrive, Google Drive ja SharePoint integratsioon
• Kliendiportaali erimenüü
• Tööjõu haldamine
• Kliendi eelarved
• Avatud API
• Tegevuspõhine auditilogi

Vaatame lähemalt Elite paketiga saabuvaid rakendusi ja nende võimalusi.

OneDrive, Google Drive ja SharePointi integratsioon raamatupidamisbüroo dokumentide haldamiseks

Raamatupidamisbüroodel on sadu kui mitte tuhandeid kliente, kellega käib kaasas tohutu hulk dokumente. Klientide, projektide ja meeskonnaliikmete dokumentide haldamine on tihti aeganõudev ja hea süsteemi puudumise korral ka kaootiline.

Uku uus rakendus “Dokumendid” lihtsustab kogu protsessi, salvestades iga kliendi või töötaja üles laetud fail õigesse kohta.

Kuidas dokumentide rakendus töötab?

Töötaja poolt, ülesande külge või kliendiportaali lisatud fail liigub läbi Uku integratsiooni sinu dokumendihaldussüsteemi, näiteks Google Drive või OneDrive vms. Vaikimisi teeb Uku failidest ka varukoopiad.

Võid ise valida, milliseid dokumente Uku varundab. Kui sinu büroo ei soovi turvakaalutlustel faile Ukus hoida, lülita valik välja ja saada kõik failid otse oma dokumendihaldussüsteemi.

Uku loob sinu üles laetud failidest struktureeritud süsteemi ja seab failid kaustadesse kliendi, aasta ja kuu järgi.

Dokumente saad muuta ilma, et peaksid neid alla laadima, muudatusi tegema ja seejärel uuesti üles laadima. Muudatused kajastuvad koheselt ning sina oled säästnud oma väärtuslikku aega.

Dokumentide rakendus ei piirdu vaid üht tüüpi failidega. Salvesta sinna ka oma e-kirjade mallides, töövoogudes, juhistes või kliendipõhistes märkmetes olevad failid. Nii on need ühtses süsteemis ja igaühel, kellel vastav luba, on ligipääs. Uku on mõeldud selleks, et raamatupidamisbüroo saaks kogu vajaminevat infot ühes kohas hoida ja oma tööd lihtsamaks muuta.

Kliendiportaali erimenüü

Osakondade ülene ühtlane kliendikogemus tagab raamatupidamisbüroo teenuse kvaliteedi. Uku kliendiportaal on keskus, kuhu koguneb kliendisuhtlus ja ülevaade nii raamatupidajale kui kliendile. 

Varasemalt oli Uku kliendiportaalis kliendi profiil ja töölaud temale suunatud ülesannetega. Nüüd saad pakkuda läbi kliendiportaail kliendile kõikvõimalike teenuseid. Portaali personaliseerimine on sinu kätes, sest nüüd saad menüüpunkte lisada vastavalt ettevõtte või iga kliendi vajadustele.

Lisa kliendiportaali ettevõtteülesed või igale kliendile unikaalsed menüüpunktid. Vali neile vastav ikoon, lisa nimi ja link, mis viib sinu kodulehele, Google Drive kausta või mõnda dokumenti. Otsusta ise, kas lingid avanevad kliendiportaali sees või uues aknas.

Kuidas kasutada Uku kliendiportaali erimenüüd?

Kliendi liitumisprotsess

Korralda Uku kliendiportaalis uute klientide liitumisprotsessi algusest lõpuni.

Alusta kliendi liitumisprotsessi projekti loomisega. Loo projektimall ja suuna see vastava kliendi kliendiportaali. Nüüd saab sinu uus klient kutse ning näeb oma töölaual, mida sina temalt ootad. 

Järgmisena lisa kliendiportaali menüüpunkt, mille alt leiab uus klient küsimustiku raamatupidaja töö alustamise jaoks olulise infoga.

Kui klient on liitumisprotsessi läbinud, muuda vastav menüüpunkt nähtamatuks ja lisa uus, kus paiknevad kliendiga sõlmitud lepingud.

Kogu infot kiiremini

Lisa kliendiportaali menüüpunktid, mis viivad sinu ja kliendi dokumentide kausta, kliendirahulolu küsimustikuni või tagasiside vormini. Kogu kliendilt sisendit otse kliendiportaalist, et säästa nii enda kui kliendi aega ja närve.

Paku kliendile lisateenuseid

Kas sinu klient teab kõiki teenuseid, mida raamatupidamisbüroo pakub?

Kliendiportaali on hea mõte lisada menüüpunkt, mis avab kogu raamatupidamisbüroo teenuste loendi. Nii on kliendil võimalused alati silme ees ja ta teab, mida sinult küsida. 

Lisateenuste pakkumine olemasolevale kliendile on kiire ja usaldusväärne viis teenida lisatasu ilma suuri riske uue kliendi näol võtmata.

Juurdepääs arvetele ja finantsaruannetele

Lisa kliendiportaali menüüpunkt, mis viib arveid sisaldavasse Google Drive’i kausta. Nii on kliendil kõik arved ühes kohas ja ta ei pea neid oma põhjatust e-postkastist otsima. 

Lisa menüüpunkt ka kliendi finantsaruannete jaoks. Hea ülevaade finantsasjadest on väga oluline näiteks alustavatele ettevõtetele ja idufirmadele, keda motiveerib kiire ja pidev kasv. Nii pääsevad kliendid lihtsasti ligi oma ülevaatele ega kuluta raamatupidaja aega kirjade ja küsimustega.

Tööjõu haldamine

Iga raamatupidamisbüroo läheneb tööjõu haldamisele erinevalt, olgu see siis Exceli, erinevate rakenduste või personalihaldamise tarkvara kaudu.

Tööjõu haldamine Ukus on palju enamat kui töötundide jälgimine või puhkuste märkimine. Kõik, mida juht või personalispetsialist töötajate mõistmiseks ja toetamiseks vajab on ühes kohas koos.

Uku uus tööjõu haldamise rakendus sobib eriti hästi meeskondadele, kes teevad tööd nii kontoris kui kaugtööna. 

Kõik-ühes töötajate profiilid

Tänu lisaväljadele on töötaja profiilil nüüd varasemast rohkem infot. Kogu info töötaja kohta ühes kohas annab personaliosakonnale hea ülevaate.

Lisaväljadena võid töötajale lisada näiteks töölepingu sõlmimise kuupäeva, nende tarkvaraoskused, tervisekontrolli ajad, neile määratud töövahendid ja meeldetuletused. Lisaks kirjuta üles nende kontaktandmed, sertifikaadid ja oskused, jms.

Märkmed

Uus tööjõu haldamise rakendus lihtustab töötaja kohta märkmete tegemise. Märkmeid saad lisada otse töötaja profiilile. Näiteks lisa sinna töötajajga peetud arenguvestluse kokkuvõte, kuidas katseaeg edeneb või neile määratud kohustused.

Töötamise asukoha määramine ühe klõpsuga

Kui raamatupidamisbüroo võimaldab töötajatele ka kaugtööd, saab seda nüüd Ukus jälgida. Töötaja asukoha teadmine muudab koosolekute planeerimise, kontoriruumide täituvuse planeerimise ja üldise meeskonna haldamise lihtsamaks.

Nagu paljude teiste Uku funktsioonide puhul, on ka töötaja asukoha salvestamine automatiseeritud IP-aadresside kaudu. Lisa oma kontorite IP-aadressid ja Uku tuvastab, kus töötaja parasjagu paikneb.

Kui raamatupidamisbüroo ei soovi kasutada IP-aadresse, saab kaugtöörežiimi sisse lülitada töölaual olevast nupust, ülesande all ja isegi eraldada ajakirjeid kontori ja kaugtöö järgi.

Põhjalik flextime ehk töö- ja puhkeaja raport

Flextime raport kuvab sinu meeskonna töötunde, ootusi, ületunde ja puhkusejääki. Samuti saab juht või personaliosakond võrrelda kaugtöö tegijate ettenähtud ja tegelikult kulutatud aega, et mõista, kuidas asukoht mõjutab meeskonna tööd.

Elite paketi kasutajad saavad eeldatavat tööaega muuta, teistel on see vaikimisi 8 tundi päevas.  Personaliseeritud töötunnid võimaldavad täpsemat ülevaadet ka väiksema koormusega töötajate või erikokkulepete puhul.

Kliendi eelarved

Projektide ja klientide eelarvete jälgimine võib olla keeruline, sest ühel raamatupidamisbürool ja isegi raamatupidajal on väga palju kliente. Igal bürool on mitu ohukohta, kus ausa tasu teenimise asemel võib raha hoopis tuulde lennata.

Näiteks valib klient kõige lihtsama raamatupidamisteenuse, kuid hakkab peagi igapäevaselt nõu küsima hoopis keerulisemate teemade kohta.

Teise näitena on olukord, kus ühe projekti kallal töötab mitu raamatupidajat. Kulude piires püsimiseks on vaja jälgida, et iga töötaja kulutaks piisavalt aega, mitte rohkem ega vähem ühele projektile. Raha ühe projekti kohta võib otsa saada enne kui sellest arugi saad.

Kuidas aitab Uku kliendi eelarve rakendus raamatupidamisbürool õiglast kasumit teenida?

Kliendi eelarved ühes kohas koondatud

Uku eelarve koostamise rakenduses saad määrata klientidele, teemadele või projektidele konkreetseid eelarveid. Jälgi, kas kulutused vastvad kokkulepetele ning enneta tasuta tööd.

Näide: Teenuse “Igakuine raamatupidamine” eelarve on 500 eurot, mis vastab teatud arvule töötundidele. Vastavalt töötajale või kogu ettevõttele määratud müügihinnale arvutab Uku mõistliku tööaja. Erinevate teenuste, näiteks nõustamine või raamatupidamine, määrade seadistamine annab tegelikel andmetel põhineva detailse ülevaate eelarve kasutamisest.

Eelarve koostamine on juhtidele suurepärane tööriist iga kliendi kasumlikkuse kontrollimiseks.

Eelarve täitumise hoiatused

Uku saadab eelarve peatsest täitumisest kasutajatele teate tarkvarasisese märguandena, kliendi külgribal, ülesande all või e-kirja teel. Märguanne hoiatab raamatupidajat või juhti enne eelarve täitumist, et saaksid töö eest õiglast tasu küsida.

Kui ülesande eelarve hakkab täituma või ületab selle, on ülesande küljes punane hoiatusikoon, et saaksid midagi ette võtta enne kui kulud kontrolli alt väljuvad.

Paindlikud eelarved klientidele, teemadele või projektidele

Eelarvetest on enim abi Uku automatiseeritud arveldamise kasutajatele. Nii saab kasutada eelarveid näiteks aastaaruannete või auditite tegemiseks. Määra nende ülesannete jaoks iga kliendi juurde vastav eelarve ja saa kliendi kasumlikkusest täieliku ülevaate.

Kui sinu büroo ei ole Ukus arveldamist kasutusele võtnud, siis pole ka hullu. Eelarveid saad jälgida ka teemade või projektide kaupa.

Avalik API integreerimiseks

API võimaldab tarkvaradel omavahel suhelda. Uku avalik API pakub standardiseeritud viisi ettevõtte olemasolevatele süsteemidele Ukuga suhtlemiseks.

Näiteks saab Ukusse importida kliendiinfot kliendihaldustarkvarast, näiteks Pipedrivest. See aitab andmeid süstematiseerida ja säästab töötaja aega andmete käsitsi sisestamiselt.

Teine võimalus on eksportida Ukust arved ja finantsandmed ning viia need finantsaruandlusesse. Nii saad põhjaliku ülevaate ja teha teadlikke, andmetel põhinevaid otsuseid.

Kolmas võimalus on arendada ise tarkvara, mis vastab täpselt sinu raamatupidamisbüroo ootustele ning ühendada see Uku API’ga.

Tegevuspõhine auditilogi

Meie klienditugi saab tihti küsimusi stiilis: “Kes selle ülesande ära kustutas?”

Uku uus tegevuspõhine auditilogi annab raamatupidamisbüroo haldurile ülevaate Ukus tehtud liigutustest. Nüüd on alati teada, kes mida, millal ja miks tegi. Alates kustutatud ülesannete taastamisest kuni andmete muudatuste jälgimiseni tagab auditi logi, et midagi ei jääks kahe silma vahele.

Ära kuluta aega kadunud info meeldetuletamisele ja Uku klienditoele kirjutamisele – otsi see ise üles ja võta tagasi.

Auditilogi salvestab kõik olulised toimingud, mis muudab kriitilistele küsimustele vastamise lihtsaks.

• Kes ja millal ülesande kustutas?
• Kes muutis ülesande plaani või üksikasju?
• Kes uuendas või kustutas kliendi või ettevõtte andmeid?
• Kes muutis lepinguid või arveid?

Otsing ja süsteem tegevuste jaoks

Uku tegevuspõhine auditilogi on võimas ja kasutajasõbralik. Otsingu abil leiad kiirelt kadunud info üles. Logis saad filtreerida kasutaja või konkreetsete tegevuse, näiteks kustutatud ülesannete või muudetud klietide järgi, et teha kindlaks, mis ja millal juhtus.

2025. astal tuleb veel uusi rakendusi

Ja see pole veel kõik! 2025. aastal on Elite paketi osana tulemas mitu uut rakendust.

Ärianalüüs (BI)

Analüüsi oma ettevõtet ja saa andmetel põhinev ülevaade klientide ja töötajate tulemustest.

Zapier (5000+ integratsiooni)

Tohutu hulk integratsioone aitab luua just sinu raamatupidamisbüroole väärtusliku tarkvara. Lihtsalt ühenda kõik tarkvarad omavahel.

Saamata tulu raport

Leia kohad, mis võiksid sinu büroole potentsiaalselt tulu tuua.

Ressursimahu planeerimine

Seadista ülesannete jaoks ajaprognoosid. Uku tehisintellek täiustab neid aja jooksul ning tulemuseks on täpsed prognoosid, mis aitavad tööpäeva paremini planeerida.

Ressursi planeerimine aitab ette näha töökoormust tulevasteks kiiremateks perioodideks. Raamatupidamisbüroodel on sageli selliseid küsimusi:

• “Kas mul on järgmiseks paariks kvartaliks/aastaks piisavalt töötajaid?”
• “Kuidas jaotub töökoormus meeskonnas ja kui keeruliseks võib töö muutuda?”
• “Millal võib oodata, et klientidelt on rohkem või vähem tööd?”

Pakkumised

Loo, saada ja jälgi ettepanekuid ja muid dokumente, et sõlmida rohkem tehinguid.

E-allkirjastamise protsessid

Kogu e-allkirju ja halda oma klientide dokumentide kinnitamise protsessi otse Ukus

Uku uus Elite pakett muudab raamatupidamisbüroo juhi töö lihtsamaks

Dokumendihaldus, kliendiportaali erimenüü, tööjõu haldamine, eelarved, avalik API ja tegevuspõhine auditilogi muudavad raamatupidajate ja juhtide töö raamatupidamisettevõttes lihtsamaks.

Iga rakendus on loodud raamatupidamisbüroo töö lihtsustamiseks, raamatupidajate aja säästmiseks ja selleks, et iga büroo saaks oma kasumit kasvatada.  

Elite pakett on nüüd saadaval – proovi ise järele!