Efektiivne kommunikatsioon klientide ja kolleegidega on pea sama oluline kui raamatupidamistöö ise. Eduka suhtluse puhul ollakse kolleegidega tööalastel teemadel ühel lainel ja kliendid tunnevad, et suhtlevad usaldusväärse äripartneriga. Oma mitmekülgsete omaduste poolest on e-post kujunenud 21. sajandil nii raamatupidamises kui ka paljudes teistes valdkondades üheks oluliseimaks tööalaseks kommunikatsioonikanaliks. Raamatupidaja e-post on täis kliendile saadetud ja temalt saadud meeldetuletusi, faile, arupärimisi ja palju teisi kirju.
Pole saladus, et raamatupidajate e-postkastid on küllaltki kaootilised. Siin on andmed, mis seda väidet toetavad:
- Raamatupidajad tegelevad keskmiselt 100-200 e-kirjaga päevas.
- Raamatupidajate e-kirjad koosnevad peamiselt kas rämpspostist (18%) või ebaolulistest kirjadest (72%), kusjuures kasulikud kirjad moodustavad vaid 10% postkastist.
- Arvestades, et päevas tegeletakse keskmiselt 200 e-kirjaga, kulub raamatupidajatel nädalas 24 tundi e-posti haldamisele.
Ole mureta, armas raamatupidaja! Aitame sul leida selgust lõputus e-kirjade tulvas. Selles artiklis käsitleme erinevaid näpunäiteid ja strateegiaid, kuidas raamatupidajana või raamatupidamisbüroo juhina kogu raamatupidaja e-posti segadust hallata. Teemad varieeruvad alates e-kirjade efektiivsest haldamisest ja professionaalsest kirjastiilist raamatupidajana kuni küberturvalisuseni.
Kuidas raamatupidaja e-post paremini kontrolli hoida?
Nagu eelnevalt mainitud, on üheks raamatupidajate kaootilise e-postkasti põhjuseks tohutu hulk igapäevaselt laekuvaid e-kirju.
Kõige lihtsam viis efektiivse e-kirjade haldamisega alustada on postkasti korrastamine ja kirjadega tegelemisel prioriteetite seadmine. Organiseerida saab kõige hõlpsamalt teha luues vastavad kaustad. Näiteks loo kaustad uudiskirjade, konkreetsete klientide, projektide ja meeldetuletuste jaoks. Süsteeme luues vähendad õigete kirjade otsimisele kuluvat aega drastiliselt.
Teine võimalus sissetulevate kirjade mahu vähendamiseks on kasutada andmete kogumiseks ja hoidmiseks mõnda teist tarkvara või veebilehitsejat. Näiteks, anna oma klientidele juhised, kuidas lisada dokumente Dropboxi või Google Drive’i. Dokumentide hoidmine erinevates kohtades vähendab andmete hulka postkastis.
Veel üks kaval nipp e-posti haldamisele kuluva aja vähendamiseks on planeerida oma päevakavasse kolm e-kirjadega tegelemise aega.
Kui avad uue e-kirja, vasta nendele küsimustele ja planeeri oma edasised tegevused nende järgi:
- Kas saad e-kirja kustutada seda lugemata?
- Kas saad sellele kohe lühikese vastuse anda?
- Kas see kuulub mõne sinu kolleegi haldusalasse?
Selleks, et vältida kiusatust kontrollida pidevalt postkasti, eralda oma töö- ja isiklik e-post. Sa ei pea olema kogu aeg kättesaadav ja tööga seotud e-kirjad võivad oodata kuni puhkuselt naased.
Sissetulevate kirjade arvu vähendamiseks kasutage töökaaslastega suhtlemiseks muid kanaleid. Näiteks on spetsiaalsed tarkvarad kolleegidega suhtlemiseks Slacki, Microsoft Teams’i või ka klassikalised telefonikõned. Kohtumiste broneerimiseks on hea kasutada veebikalendreid, näiteks Calendly või Google Calendar.
Peamised järeldused:
- Postkasti organiseerimine lihtsustab vajalike kirjade leidmist.
- Planeeri kindlad ajavahemikud e-kirjade kontrollimiseks.
- Tegele saadud e-kirjadega võimalusel koheselt, et töö maht ei kuhjuks päeva jooksul.
Kuidas kirjutada professionaalseid e-kirju raamatupidajana?
Liigume edasi! Üheks probleemiks raamatupidajate saadetud e-kirjade puhul võib olla sõnastus. Tõepoolest, me kõik ei saa olla kirjanikud, aga e-kirjal, eriti klientidega suheldes, on omad tavad.
Hea e-kiri:
- sisaldab selget eesmärki,
- on korrektse õigekeelega kirjutatud,
- kirjastiil on sarnane varem või kolleegide saadetud e-kirjadega.
Selge ja lühike pealkiri tagab, et klient avab e-kirja võimalikult kiiresti ja saab kirjast olulisusest aru. Näiteks on pealkiri: “Kiire: Finantsaruannete taotlus” lihtsalt “Finantsaruanded” asemel selgitab, et antud e-kiri nõuab kohest tähelepanu.
Kes ei tahaks saada infot kätte võimalikult lihtsalt? Korrektse vormistusega hästi struktureeritud e-kiri annab teavet palju tõhusamalt edasi kui pikk üksluine kiri. Andmete esiletõstmiseks kasuta ka täpploendust, sest seda on silmal lihtne haarata.
Veidi keerulisem, kuid kordades tõhusam ja ajasäästlikum on e-kirja mallide kasutamine ja kirjade automatiseerimine (e-kirjade automatiseerimise kohta loe lähemalt altpoolt). Need kaks meetodit vähendavad e-kirjadele kuluvat aega. Samuti aitavad mallid hoida ühtset kirjastiili ja jätavad seeläbi klientidele professionaalse mulje.
Siin on üks näide e-kirja mallist, kuidas küsida kliendilt lisainfot.
Pealkiri: Vajan infot [tähtaeg]
Tere, [Nimi]!
Tegeleme parajasti Sinu [tööülesande nimi, nt “majandusaasta aruandega”] ja vajame Sult natuke lisainfot:
- [küsimus/dokument]
- …
Kas saad need palun saata enne [kuupäev/nädalapäev]? Ilma nende andmeteta ei saa me [tööülesande nimi] õigeks ajaks esitada ja [selgita võimalikke probleeme/tagajärgi].
Kui Sul tekib mingeid küsimusi või probleeme info leidmisel, anna mulle kindlasti teada!
Ette tänades
[Sinu nimi, ametinimetus ja ettevõtte nimi]
Oleme loonud veel 11 e-posti malli raamatupidajatele, mida saate kasutada oma raamatupidamisbüroos > vaata järele meie blogist.
Kliendisuhtluse parimate tavade hulka kuulub ka viisakas vastamisaeg. Selge see, et kõige parem on vastata võimalikult kiiresti, kuid jäägem realistlikuks. Etiketi kohaselt on aktsepteeritav vastata e-kirjale 24 tunni jooksul. Kui sinu kommunikatsioon on viisakas, efektiivne ja kiire, on sinu kliendid õnnelikumad ja rahulolev klient soovitavad teie teenust tõenäolisemalt ka teistele.
Näpunäited korrektse eestikeelse e-kirja vormistamiseks:
- Pöördumisel kasuta rea lõpus ära kasuta koma, vaid hüüumärki või jäta hoopis tühjaks. Näide: “Lugupeetud Mari!” või “Lugupeetud Mari”.
- Kirja lõpetamisel kasuta sama reeglit mis pöördumisel. Näide: “Lugupidamisega” või “Suur tänu!”
- Kuupäevade kirjutamisel eralda komaga samaväärsed osad. Näide: “Koosolek toimub reedel, 13. märtsil kell 12 aadressil Soo 2.”
Peamised järeldused:
- Ühtse stiiliga e-kirjad jätavad parima mulje.
- Lisage e-kirjadele täpsed pealkirjad.
- Kasutage teabe esiletõstmiseks punktidega loetelu.
- Aja säästmiseks automatiseeri e-kirjad või loo mallid.
- Vastates klientidele 24 tunni jooksul jätad professionaalse mulje.
Küberturvalisus
Raamatupidamine on paraku tihedalt seotud raha ja pangakontodega. Seetõttu on petturid eriti innukad raamatupidamisbüroode või raamatupidajate lõksu püüdmise ja nende andmete kogumisega. Selleks, et kaitsta kliendi delikaatseid detaile ja finantsandmeid küberohtude eest:
- Kasuta tugevaid paroole ja muuda neid regulaarselt. Hea viis turvalisuse tagamiseks on kahefaktoriline autentimine.
- Uuenda regulaarselt kasutatavat tarkvara, sest vana tarkvara ei suuda uute ohtudega konkureerida.
- Koolita töötajaid, et nad oskaksid eristada rämpsposti ja petukirju päriselt olulistest e-kirjadest.
Kuidas tuvastada kahtlasi e-kirju?
Siin on mõned märgid, mida petukirjad tihti sisaldavad:
- Kirjas esinevad õigekirja- ja grammatikavead;
- Nõutakse sikuandmeid sh isikukood, pangakonto number, aadress jm;
- Tagant kiirustamine, näiteks “Reageeri kohe”, “Sinu sõber on hädas” jne.
Peamised järeldused:
- Parema turvalisuse tagamiseks kasuta tugevaid paroole või kahefaktorilist autentimist, koolita töötajaid.
- Kontrolli kahtlasi e-kirju kaks korda, et avastada petturid ja anna nendest kindlasti teada.
Kokkuvõtteks võib öelda, et efektiivne e-posti haldus on raamatupidamisfirma edu jaoks ülioluline. Laitmatu suhtlus e-posti teel lihtsustab tööd, parandab raamatupidaja töö kvaliteeti ja aitab klientidega häid suhteid hoida.
Neid peamisi samme järgides võid saada e-maili teel suhtlemise ja postkasti haldamise meistriks:
- Organiseeri e-kirjad postkastis ja sea paika prioriteedid kirjadele vastamisel;
- Professionaalsete, ühtse stiili ja selge sõnumiga kirjade kirjutamine;
- Kasuta erinevaid tarkvarasid või veebilehti sissetulevate kirjade voo hajutamiseks, näiteks Dropbox või Calendly;
- Säilita klientide konfidentsiaalsus ja hoidu petturitest.
Kas e-kirjade haldamine on endiselt kannatuste jada? Kuidas e-maili protsessi lihtsamaks muuta? Proovi tarkvara!
Kui kasutad oma raamatupidamisbüroos tööde haldamiseks Ukut, oled konkurentidest juba sammu võrra ees. Meie eesmärgiks on anda raamatupidajatele tarkvara, millega töö lihtsamaks ja tõhusamaks muuta. Lisaks tööde haldamisele, automaatsele arveldamisele ja põhjalikule analüüsile saab alates 2022. aasta detsembrist Ukust välja saata ja automatiseerida e-kirju.
Miks automatiseerida raamatupidaja e-post Uku abil?
Kui kirjutad ikka ja jälle samu kirju, on paratmatu, et mõte liigub radadel “Kas e-kiri ei võiks ennast ise kirjutada?”. Sinu eest kirja kirjutamiseks Uku veel võimeline ei ole, kuid sinu lisatud malli järgi oskab ta selle automaatselt õigel ajal klientidele saata.
Kui see ei ole piisavalt kaalukas argument, siis siin on veel mõned:
1. Kulutad palju vähem aega e-kirjade saatmisele ja koostamisele, sest eeltäidetud e-kirjad lähevad automaatselt õigele kliendile. Uku oskab kirju saata teatud ajal või pärast kindlat tegevust, näiteks ülesande tehtuks märkimine. Nii saad oma fookuse suunata ülesannetele, mida tarkvara sinu eest ära teha ei saa.
2. Juba valmis kirjutatud ja ülekontrollitud kirjad välistavad ka inimlike vigade, näiteks trükivigade või ununenud detailide teket. Nii võid kindel olla, et kliendile jääb hea mulje ja vajalik info saab alati edastatud.
3. Ukus saad kirjadele lisada parameetreid, näiteks “{{kliendi_nimi}”. Tänu sellele on kirjal olemas automaatselt kliendi nimi või muud temaga seotud üksikasjad. Nii on e-kirjad usaldusväärsemad, kaasahaaravamad ja klient võtab suurema tõenäosusega talle isiklikult mõeldud kirja ette.
4. Sama kirja saad saata korraga mitmele kliendile või potentsiaalsele kliendile. Hulgi kirjade saatmine on eriti kasulik, kui sul on väga suur kliendibaas. Selge see, et klientide hulga suurenedes kasvab ka ajakulu haldusülesannetele, kuid seda on võimalik vähendada kasutades tarkvara abi.
Oleme nüüdseks otsustanud, et tarkvara on suurepärane võimalus muuta teie töö palju lihtsamaks ja tõhusamaks. Raamatupidamisbüroode tööjuhtimistarkvara Uku pakub tööjuhtimist, automatiseeritud arveldamist, CRM-i ja raamatupidaja e-posti haldamist.
Aga miks peaksin saatma Ukust e-kirju, kui mul juba on Gmail või Outlook?
Siin on sulle põhjused, miks eelistada Ukut kliendi kommunikatsiooni haldamisel e-posti rakendusele:
Automatiseeri korduvaid e-kirju
E-kirjade automatiseerimine võidab sulle aega ja tagab, et kirjad lähevad välja õigel ajal, õigele inimesele. Enam ei pea kulutama aega mitmetele klientidele samade kirjade saatmiseks, vaid Uku teeb seda sinu eest.
Klientidega suhtlemine ja ülesanded ühes kohas
Selle asemel, et kasutada mitut erinevat rakendust e-kirjade haldamiseks, suhtle kliendiga jooksvalt ülesandeid täites. Nii on palju vähem erinevate brauseriakende vahel liikumist ja lihtne on järge pidada.
Ülevaade klientidega suhtlemisest
Suhtlemise ajajoon annab sulle hea ülevaate enda ja kolleegide kirjavahetusest kliendiga. See võimaldab meeskonnal paremini jälgida kliendi vajadusi, soove ning reageerida kiirelt nende küsimustele.
Kiire suhtlemine ühtse stiiliga
Loo kirjadest mallid ning automatiseeri need. Nii ei pea sina ega kolleegid kulutama aega kirjade kirjutamisele, vajalik on ainult lüngad täita personaalse infoga.
Need võimalused on vaid jäämäe tipp. Seda, kuidas Uku e-kirjade äpp sinu ja kolleegide aega säästa aitab on veel rohkem. Kõige lihtsamini saad neid avastada:
